Asignar marcadores de posición de recursos a proyectos

En efecto, gestionar las asignaciones de recursos es un aspecto crítico de la gestión de proyectos que impacta directamente en el éxito del proyecto. Un componente clave de la gestión de recursos es el uso de marcadores de posición de recursos o recursos sin nombre. Los marcadores de posición representan las habilidades, roles o cantidades de personal necesarias para un proyecto cuando aún no se han identificado o contratado personas específicas. Estos pueden incluir nuevas contrataciones, reemplazos de miembros del equipo que se van, o un grupo de recursos con conjuntos de habilidades específicas. Puede obtener más información sobre los diferentes tipos de marcadores de posición aquí.

Los marcadores de posición desempeñan un papel vital en varias áreas clave de la gestión de proyectos, tales como:

• Previsión financiera del proyecto: Al asignar marcadores de posición con tablas de tarifas asociadas a los proyectos, los costos del proyecto pueden estimarse con mayor precisión, lo que permite una mejor gestión y control del presupuesto.

• Planeación de la capacidad de recursos: Incorporar los marcadores de posición en la planeación de la capacidad ayuda a los gerentes de proyecto a anticipar las necesidades futuras de recursos, permitiéndoles tomar decisiones informadas sobre la contratación y la asignación de recursos.

• Gestión proactiva de marcadores de posición: Garantizar que los marcadores de posición se reemplacen por recursos nombrados antes de que se necesiten para las tareas del proyecto es esencial para minimizar el riesgo de retrasos en el proyecto y mantener el impulso del proyecto.

Al comprender y gestionar eficazmente los marcadores de posición de recursos, los gerentes de proyectos y portafolios pueden optimizar la gestión de recursos, mejorar las tasas de éxito de los proyectos e impulsar los objetivos estratégicos dentro de sus organizaciones.

Nota: los marcadores de posición son configurados y gestionados por los administradores de usuarios; para obtener más información, consulte el artículo Gestión de Marcadores de Posición.

Este artículo cubrirá los pasos sobre cómo los gerentes de proyecto pueden asignar marcadores de posición de recursos a los proyectos.

Una vez que se hayan creado los grupos de recursos requeridos o los recursos 'por contratar', puede asignarlos a sus proyectos de la misma manera en que asignaría recursos nombrados. 

• Navegue hasta la sección Comunidad en el espacio de trabajo del proyecto, haga clic en la opción Editar asignación para acceder a la página de asignación de recursos, y seleccione la opción Add Resource.

• Una vez que se abra el diálogo, seleccione la opción Filtrar recursos para expandir la lista de opciones. Active el interruptor Placeholder Unnamed y busque el marcador de posición usando el campo Seleccionar el recurso en la parte superior del diálogo. 

• Una vez que haya seleccionado el marcador de posición, elija el rol que el marcador de posición ocupará, luego haga clic en Guardar para agregar el marcador de posición al proyecto. En este ejemplo, el marcador de posición cumplirá el rol de 'Probador' para el lanzamiento del nuevo producto.

Para obtener más información sobre los filtros adicionales del diálogo de recursos, haga clic aquí.

Una vez que se hayan agregado los recursos en la página de asignación de recursos, continúe con la asignación de los recursos.

• Ingrese todas las asignaciones por mes y haga clic en Guardar para guardar sus cambios. 

Cuando asigna marcadores de posición a proyectos, se genera automáticamente una previsión financiera de recursos en la sección de Finanzas de su espacio de trabajo del proyecto. Esta función facilita una comprensión integral de los gastos de su proyecto, ofreciendo una herramienta poderosa para gestionar con confianza el presupuesto de su proyecto. Cabe destacar que, si un marcador de posición permanece asignado a un proyecto en el mes actual, no se incorporarán valores reales a los costos de recursos, ya que representa una asignación de recurso sin nombre.

NOTA: El valor de la previsión financiera de recursos depende de la tabla de tarifas asociada a ese grupo de marcadores de posición en particular; esto lo configura su Administrador de usuarios.