En este artículo explicaremos cómo usar la interfaz para crear una nueva reunión mediante el uso de plantillas de reunión. Las plantillas son una excelente manera de estandarizar la agenda de la reunión en toda su organización o en todas sus reuniones.
Para crear una nueva reunión, haga clic en el botón Crear del panel de navegación superior y seleccione Nueva reunión. Se le dirigirá al cuadro de diálogo "crear una reunión" para elegir qué plantilla utilizará.
Una vez que se abre el cuadro de diálogo, se le pedirá que seleccione cómo desea crear su nueva reunión. Puede:
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decidir crear su reunión desde cero, es decir, crear su propia agenda. En este caso, haga clic en el botón Inicio en el mosaico Start with an empty session.
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o puede seleccionar una plantilla de reunión a partir de la cual crear su reunión. Las plantillas de reunión se organizan en dos categorías:
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Public Templates, que se comparten en toda la organización. Se pueden ver si selecciona la pestaña con el nombre de su organización, Fluid Templates en el ejemplo siguiente.
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My Templates, que enumera todas las plantillas que ha creado y que están configuradas como compartidas entre sus reuniones. Puede obtener más información sobre cómo crear y administrar plantillas de reunión haciendo clic aquí.
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Cada mosaico de plantilla de reunión muestra una breve descripción de la plantilla. Haga clic en Seleccionar para ver una vista previa de la plantilla y una descripción más detallada. A continuación, puede confirmar que desea utilizar esta plantilla haciendo clic en el botón Usar esta plantilla. Haga clic en Atrás para volver a la lista de plantillas disponibles.
Una vez que haya seleccionado una plantilla, se le pedirá que introduzca los detalles de la reunión.
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el nombre de su nueva reunión
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la lista de asistentes a la reunión (haga clic aquí para obtener más información sobre roles y permisos)
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la fecha, hora y duración de su primera sesión de reunión.
También puede:
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agregar una descripción para explicar el propósito de la reunión
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configurar su reunión como privada si solo los propietarios, facilitadores y asistentes de la reunión pueden verla en la búsqueda global.
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configurar un tipo de reunión.
El campo Plantilla de agenda de reunión muestra la plantilla que ha seleccionado. Si cambia de opinión y necesita usar otra plantilla, puede cambiarla haciendo clic en el botón Cambiar plantilla. Esto le llevará de vuelta a la lista de plantillas para que pueda elegir otra plantilla para su reunión.
Haga clic en el botón Crear cuando esté listo para crear su nueva reunión.
Dentro de su primera sesión de reunión
La agenda de la nueva sesión de reunión se establece según la plantilla que seleccionó. Puede ver el nombre de la plantilla que se ha aplicado a una sesión en la esquina superior derecha de la página de la sesión.
Puede agregar más elementos de agenda o editar los existentes. Use los controles de entrada para establecer el/los asignado(s) de la agenda, agregar una descripción o adjuntar un documento. Haga clic en el tipo de elemento para cambiar el tipo de su elemento de reunión a una acción, una decisión o una nota.
Alternativamente, puede usar Fluid Smart Commands para ahorrar tiempo y capturar su contenido más rápido. Simplemente escriba barra diagonal ( / ) para seleccionar qué elemento (agenda, acción, decisión o nota) desea agregar.
Use @mention para establecer los asignados o use Fluid natural language para configurar una fecha de vencimiento.
Add new items a la sesión si se queda sin secciones de elementos de agenda mediante el uso de teclas de acceso directo.
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo capturar su contenido.
Fluid le ayuda a administrar mejor sus reuniones, antes, durante y después de la reunión. Haga clic en los siguientes enlaces para aprender cómo: