Como gerentes de projetos e PMOs, o planejamento de recursos e capacidade é um aspecto crítico do gerenciamento de projetos, pois é essencial ter uma visão clara e precisa da alocação e utilização de recursos para garantir o sucesso do projeto. No entanto, rastrear a alocação e a utilização de recursos pode ser desafiador.

A capacidade de visualizar e alternar entre o número de headcount de recursos alocados, a porcentagem que representa a utilização de recursos, as horas previstas e reservadas e uma visão delta exibindo a variação entre as horas previstas e reservadas permite que gerentes de projetos e PMOs obtenham novos insights sobre seus dados de alocação e utilização de recursos.

Alternar entre essas visualizações permite que gerentes de projetos e membros da equipe PMO respondam facilmente a perguntas frequentes sobre planejamento de recursos e capacidade, como "qual é a capacidade atual e futura da equipe?", "qual é a variação entre o esforço previsto e o esforço real, e como isso está impactando as finanças?", "os recursos estão super/subalocados?" ou "como as horas reservadas se comparam às previsões?".

Os painéis de recursos fornecem uma visão de todos os dados de recursos que os gerentes de projetos podem avaliar. Para acessar os painéis de recursos, selecione a opção Other Dashboards em um painel de projeto.

Quando a página abrir, navegue até a categoria Painéis de Recursos e selecione o Painel de Capacidade de Recursos ou o Painel de Capacidade de Recursos com Detalhamento.

O painel de capacidade de recursos apresenta todas as alocações totais resumidas por recurso. A partir dessa visão, você pode detalhar mais informações utilizando a funcionalidade no canto superior direito da seção.

Use as seguintes funcionalidades para expandir os dados de recursos:

• Show Resources with Capacity / Show All Resources: Permite alternar entre a visualização de recursos com capacidade e a visualização de todos os recursos.

• Expanded View: Permite visualizar as alocações para todo o ano calendário. (Nota: esta opção adiciona opções adicionais quando selecionada, a saber: Expand Projects e Concise View)

• Concise View: exibe a capacidade dos recursos nos meses previstos ou futuros.

• Expand Projects: exibe os projetos aos quais os recursos estão alocados, bem como o detalhamento da alocação.

Esta visualização exibe a alocação de recursos em termos de headcount. Mais precisamente, ela mostra:

• a alocação prevista para meses em aberto e como ela se compara com o valor máximo de headcount do recurso

• a alocação real para meses encerrados e como ela se compara com a alocação prevista.

Portanto, você pode usar esta visualização para ver rapidamente qual recurso tem capacidade, qual recurso foi superalocado e como a alocação real se compara com a alocação prevista. Você também pode usar a visualização expandida para ver esse detalhamento por projeto.

Esta visualização exibe uma representação baseada em porcentagem da alocação de recursos em relação a:

• a alocação potencial máxima do recurso no caso de meses em aberto, ou

• à alocação mensal prevista no caso de meses encerrados.

No primeiro caso, ajuda a identificar rapidamente se um recurso está subutilizado (por exemplo, alocado a 50% de sua capacidade) ou superalocado (por exemplo, alocado a 110% de sua capacidade). No caso de meses encerrados, ajuda a visualizar rapidamente se um recurso registrou mais ou menos horas no projeto em comparação com a alocação prevista.

A visualização 'Horas' exibe as horas previstas e reservadas para cada recurso, detalhadas por projetos. Ao detalhar o número exato de horas que cada recurso deve trabalhar (previstas) e as horas efetivamente trabalhadas (reservadas), ela oferece uma melhor compreensão de como seus recursos estão sendo realmente utilizados em diferentes projetos.

No exemplo acima, você pode ver rapidamente que menos tempo foi gasto no projeto Network Replacement do que o previsto, pois o tempo foi gasto no projeto Cloud Migration em vez disso.

A visualização 'Delta' exibe a diferença entre as horas previstas e as horas reservadas. Fornecendo uma visão clara das discrepâncias entre a alocação de recursos planejada e a utilização real, permitindo que PMs e PMOs abordem as variações de forma proativa. Esta visualização é essencial para o acompanhamento financeiro (os custos de recursos estão acima ou abaixo da previsão?) e para melhorar as previsões futuras.

Como parte do gerenciamento/planejamento da capacidade de recursos e do controle de custos do projeto, o gerente de recursos pode esperar os seguintes benefícios adicionais:

• Utilização Otimizada de Recursos: Visualizar os dados do plano de recursos em vários formatos facilita para os gerentes de recursos e de projetos ter uma ideia da utilização de recursos em diferentes projetos e equipes.

• Planejamento de Capacidade Eficaz: A visibilidade da alocação do plano de recursos auxilia no planejamento de capacidade, garantindo que uma organização tenha o número certo de pessoas com as habilidades necessárias para atender às demandas atuais e futuras.

• Colaboração e Comunicação Aprimoradas: A capacidade de alternar entre visualizações dos dados do plano de recursos em formatos de headcount, capacidade e horas promove a transparência e a colaboração entre os membros da equipe e as partes interessadas, garantindo que todos estejam alinhados.

• Custos do Projeto: O controle de custos busca identificar áreas onde as despesas podem ser reduzidas ou eliminadas, aumentando a lucratividade geral do projeto. Ao monitorar de perto os custos, possíveis estouros de custos ou desvios de orçamento podem ser detectados precocemente, o que por sua vez reduz o risco potencial.