Para los gerentes de proyecto y las PMO, la planeación de recursos y capacidad es un aspecto fundamental de la gestión de proyectos, ya que es esencial contar con una visión clara y precisa de la asignación y utilización de los recursos para garantizar el éxito del proyecto. Sin embargo, hacer seguimiento de la asignación y utilización de los recursos puede ser un desafío.

La posibilidad de ver y alternar entre la asignación de recursos por recuento de personal, el porcentaje que representa la utilización de los recursos, las horas pronosticadas y registradas, y una vista de delta que muestra la variación entre las horas pronosticadas y las registradas, permite a los gerentes de proyecto y a las PMO obtener nuevos conocimientos sobre sus datos de asignación y utilización de recursos.

Alternar entre estas vistas permite a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo de la PMO responder fácilmente preguntas frecuentes sobre la planeación de recursos y capacidad, tales como "¿cuál es la capacidad actual y futura del equipo?", "¿cuál es la variación entre el esfuerzo pronosticado y el esfuerzo real, y cómo está impactando esto en las finanzas?", "¿los recursos están sobreasignados o subasignados?" o "¿cómo se comparan las horas registradas con los pronósticos?".

Los paneles de recursos ofrecen una vista de todos los datos de asignación de recursos que los gerentes de proyecto pueden evaluar. Para acceder a los paneles de recursos, seleccione la opción Other Dashboards desde un panel de proyecto.

Una vez que se abra la página, vaya a la categoría Resource Dashboards y seleccione Resource capacity Dashboard o Resource Capacity Dashboard with Breakdown.

El panel de capacidad de recursos presenta todas las asignaciones totales resumidas por recurso; desde esta vista puede profundizar en más detalle utilizando la funcionalidad ubicada en la parte superior derecha de la sección.

Utilice las siguientes funciones para expandir los datos de recursos:

• Show Resources with Capacity / Show All Resources: le permite alternar entre ver los recursos con capacidad disponible y ver todos los recursos.

• Expanded View: le permite ver las asignaciones para todo el año calendario. (Nota: esta opción agrega opciones adicionales una vez seleccionada, a saber: Expand Projects y Concise View)

• Concise View: muestra la capacidad de los recursos en los meses pronosticados o próximos.

• Expand Projects: muestra los proyectos a los que están asignados los recursos, así como el desglose de la asignación.

Esta vista muestra la asignación de recursos en términos de recuento de personal. Más precisamente, muestra:

• la asignación pronosticada para los meses abiertos y cómo se compara con el valor máximo de recuento de personal del recurso

• la asignación real para los meses cerrados y cómo se compara con la asignación pronosticada.

Por lo tanto, puede usar esta vista para ver de un vistazo qué recurso tiene capacidad disponible, qué recurso ha sido sobreasignado y cómo se compara la asignación real con la asignación pronosticada. También puede usar la vista expandida para ver este desglose por proyecto.

Esta vista muestra una representación porcentual de la asignación de recursos en relación con:

• la asignación máxima potencial del recurso, en el caso de los meses abiertos, o

• la asignación mensual pronosticada, en el caso de los meses cerrados.

En el primer caso, ayuda a identificar rápidamente si un recurso está subutilizado (por ejemplo, asignado al 50% de su capacidad) o sobreasignado (por ejemplo, asignado al 110% de su capacidad). En el caso de los meses cerrados, ayuda a visualizar rápidamente si un recurso registró más o menos tiempo del previsto en el proyecto en comparación con la asignación pronosticada.

La vista 'Horas' muestra las horas pronosticadas y registradas de cada recurso, desglosadas por proyecto. Al detallar el número exacto de horas que se espera que trabaje cada recurso (pronosticadas) y las horas realmente trabajadas (registradas), le brinda una mejor comprensión de cómo se están utilizando realmente sus recursos en los distintos proyectos.

En el ejemplo anterior, puede ver rápidamente que se dedicó menos tiempo del previsto al proyecto Network Replacement, ya que ese tiempo se dedicó en su lugar al proyecto Cloud Migration.

La vista 'Delta' muestra la diferencia entre las horas pronosticadas y las registradas. Ofrece una visión clara de las discrepancias entre la asignación de recursos planeada y la utilización real, lo que permite a los PM y las PMO abordar las variaciones de forma proactiva. Esta vista es esencial para hacer seguimiento de las finanzas (¿los costos de recursos están por encima o por debajo de lo pronosticado?) y para mejorar los pronósticos futuros.

Como parte de la gestión/planeación de la capacidad de recursos y del control de los costos del proyecto, el gerente de recursos puede esperar estos beneficios adicionales:

• Utilización óptima de recursos: ver los datos del plan de recursos en varios formatos facilita que los gerentes de recursos y de proyecto se hagan una idea de la utilización de recursos en los distintos proyectos y equipos.

• Planeación eficaz de la capacidad: la visibilidad de la asignación del plan de recursos ayuda en la planeación de la capacidad, garantizando que la organización cuente con la cantidad adecuada de personas con las habilidades necesarias para satisfacer la demanda actual y futura.

• Mayor colaboración y comunicación: la posibilidad de alternar entre las vistas de los datos del plan de recursos en formato de recuento de personal, capacidad y horas promueve la transparencia y la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas, garantizando que todos estén alineados.

• Costos del proyecto: el control de costos busca identificar áreas en las que se pueden reducir o eliminar los gastos, aumentando la rentabilidad general del proyecto. Al monitorear de cerca los costos, se pueden detectar tempranamente posibles sobrecostos o desviaciones de presupuesto, lo que a su vez reduce el riesgo potencial.