Llevar a cabo reuniones es una parte fundamental de cualquier organización. Fluid impulsa todos los comportamientos simples que hacen que las reuniones sean excelentes – con seguimientos automatizados e informes de reunión que generan responsabilidad y le dan total transparencia sobre quién debe hacer qué y para cuándo.

Este artículo le mostrará paso a paso cómo llevar a cabo una reunión eficaz. 

La preparación es una parte clave para llevar a cabo una reunión exitosa. Como propietario/facilitador de la reunión, contar con la preparación adecuada garantiza que los asistentes a la reunión sepan de qué trata la reunión y qué se espera de ellos. 

Las discusiones vagas sobre un tema rara vez logran algo, y una agenda garantizará que cubra los puntos necesarios para alcanzar el objetivo de su reunión. Al mismo tiempo, informará y establecerá las expectativas de los asistentes.

Use los controles de entrada para crear los elementos de su agenda, establecer los responsables, agregar una descripción o adjuntar un documento. Haga clic en el tipo de elemento para cambiar el tipo de su elemento de reunión a una acción, una decisión o una nota. 

Notifique a los asistentes sobre la próxima reunión. Las invitaciones a la reunión se pueden enviar desde la página de la sesión de la reunión.

Distribuya la agenda de la reunión al menos un día antes de la reunión. De esta manera, los asistentes podrán prepararse para la discusión, ya que habrán revisado la agenda y los documentos adjuntos. 

Además de enviar la agenda, envíe las acciones previas a la sesión a los responsables. Las acciones aparecerán entonces en el panel de acciones del responsable y podrán actualizar el progreso de la acción antes de la reunión. 

Puede obtener más información sobre cómo prepararse para su reunión aquí. 

Para que la reunión logre sus objetivos, debe mantener la discusión centrada en la agenda que ha establecido.

Inicie la reunión estableciendo la asistencia. Capturar la asistencia general contribuye a las estadísticas de la reunión que se generarán a partir de esta.

Revise los elementos de la agenda y tome notas mientras la discusión está en curso. Asegúrese de registrar cualquier acción o decisión que se acuerde durante la discusión. Registrar quién debe hacer qué y para cuándo es, de hecho, esencial para garantizar que se cumplan los objetivos de la reunión.

Tenga en cuenta que no es necesario compartir la pantalla para que otros asistentes vean las actualizaciones. La página de la sesión de la reunión se actualiza automáticamente a medida que se agrega contenido nuevo, de modo que todos los asistentes que hayan iniciado sesión y estén viendo la página de la sesión de la reunión puedan ver las actas a medida que se registran. Esto garantiza, por lo tanto, que no haya desacuerdos posteriores sobre lo que se discutió durante la reunión.

Obtenga más información sobre cómo llevar a cabo una reunión aquí.

Los resultados que se producen en las reuniones brindan a los asistentes dirección y objetivos claros sobre las tareas que deben completarse. 

Una vez que la reunión haya terminado y las actas se hayan finalizado, concluya la sesión. 

Concluir la sesión le permite distribuir automáticamente las actas a todos los asistentes, así como enviar las acciones y decisiones a todos los responsables. Tenga en cuenta que puede seleccionar la plantilla que desea aplicar a las actas de su reunión.

Una vez que la sesión de la reunión se haya concluido, la página de la sesión mostrará las actas de la reunión en un formato de solo lectura. Deberá reabrir la sesión si necesita realizar alguna actualización.

Use el panel de reuniones para hacer seguimiento del progreso de las acciones asignadas durante la reunión. Haga clic en el ícono de chat de las acciones para colaborar con los responsables.

¡Finalmente, configure su próxima sesión si es necesario y asegúrese de seguir los pasos anteriores!

Obtenga más información sobre cómo gestionar el seguimiento aquí.