Quando você usa um Fluxo de Trabalho de Projeto ou um Fluxo de Trabalho de Stage Gate, seu trabalho geralmente começa em um quadro de Pipeline de Projetos. Dependendo do fluxo de trabalho, o cartão do Pipeline pode representar:
uma nova solicitação de trabalho que se tornará um Projeto, ou
um Projeto existente avançando por um fluxo de trabalho ou stage gate.
Em ambos os casos, quaisquer documentos anexados ao cartão do Pipeline são automaticamente copiados para o Projeto relacionado quando o cartão é aprovado, convertido ou sincronizado.
Para fluxos de trabalho de entrada, isso significa que documentos importantes, como requisitos, casos de negócio, especificações, aprovações ou material de suporte, são transferidos quando o Projeto é criado.
Para Fluxos de Trabalho de Projeto ou Fluxos de Trabalho de Stage Gate, isso significa que os documentos adicionados durante o processo de revisão ou aprovação são copiados de volta para o Projeto existente, mantendo o registro do Projeto atualizado.
Isso significa que os Gerentes de Projeto não precisam baixar e reenviar manualmente os documentos do cartão do Pipeline para o Projeto.
Quando os documentos são copiados para o Projeto?
Os documentos são copiados quando um cartão do Pipeline é movido para uma etapa do fluxo de trabalho que cria ou sincroniza um Projeto.
Isso acontece quando o cartão é movido para uma coluna configurada para:
Criar Projeto
Sincronizar com o Projeto
Assim que a ação do fluxo de trabalho é executada, os documentos anexados diretamente ao cartão do Pipeline são copiados para o Projeto relacionado.
Documentos anexados a subitens não são copiados.
Os documentos são movidos ou copiados?
Os documentos são copiados, não movidos.
O documento original permanece anexado ao cartão do Pipeline, e uma cópia separada é adicionada ao Projeto.
Depois que um documento é copiado, o original no cartão do Pipeline é automaticamente protegido para preservar sua integridade. Isso evita alterações acidentais no documento de origem após a sincronização. Você pode ler mais sobre documentos protegidos aqui.
Quais documentos são copiados?
O sistema copia documentos somente quando necessário.
Os documentos são copiados quando:
O cartão do Pipeline é sincronizado com o Projeto pela primeira vez.
Um documento no cartão do Pipeline foi substituído ou atualizado desde a última sincronização.
Os documentos não são copiados novamente quando:
O mesmo documento já foi copiado para o Projeto.
Isso evita que o Projeto seja preenchido com arquivos duplicados desnecessários toda vez que o cartão é sincronizado.
Como o sistema sabe se um documento foi alterado?
O sistema rastreia cada documento usando um identificador único que vincula a cópia no Projeto ao documento original no cartão do Pipeline.
Quando uma sincronização ocorre, o sistema verifica se o documento já foi copiado, correspondendo sua identidade única. Se o documento já foi sincronizado, ele é ignorado. Se o documento no cartão do Pipeline foi substituído ou atualizado (por exemplo, ao reenviar um novo arquivo para o mesmo campo), o sistema o trata como uma nova versão.
Onde os documentos copiados aparecem no Projeto?
Os documentos copiados são adicionados à área de Documentos do Projeto. A pasta em que aparecem depende do fluxo de trabalho do qual o cartão foi sincronizado.
Para documentos copiados de um quadro de Pipeline de Solicitação de Trabalho ou Fluxo de Trabalho de Projeto, a pasta recebe o nome do quadro do Pipeline. Por exemplo, se o quadro se chama Work Requests 2025, os documentos aparecerão em uma pasta do Projeto chamada Work Requests 2025.
Para documentos copiados de um Fluxo de Trabalho de Stage Gate, a estrutura de pastas segue o framework de governança do projeto:
Tipo de gate | Estrutura de pastas |
|---|---|
Gate padrão | Fase › Gate |
Gate de pacote | Fase › Gate › Instância do Pacote |
Por exemplo:
3. Agile Delivery › 1. D15 › D15 #1
Neste exemplo, o documento foi submetido contra a primeira instância do pacote D15 na fase Agile Delivery.
Essa estrutura ajuda os Gerentes de Projeto e as equipes de PMO a ver de onde vieram os documentos e rastreá-los de volta ao quadro, fase, gate ou instância de pacote relevante. Você pode ler mais sobre pastas de documentos do projeto aqui.
O que acontece quando um documento é atualizado?
Se um documento no cartão do Pipeline for substituído ou atualizado após já ter sido copiado para o Projeto, a próxima sincronização copiará a nova versão para o Projeto.
Quando isso acontece:
A versão anterior no Projeto é automaticamente arquivada.
A nova versão é adicionada com um número de versão incrementado.
Por exemplo:
Versão | Documento | Status |
v1 | Requirements.pdf | Arquivado |
v2 | Requirements.pdf | Atual |
Isso fornece aos Gerentes de Projeto um histórico de versões claro. Apenas a versão mais recente é exibida por padrão, enquanto as versões mais antigas são arquivadas para referência.
Você pode ler mais sobre a ressincronização de documentos aqui.