Cuando usa un Flujo de trabajo del proyecto o un Flujo de trabajo de Stage Gate, su trabajo generalmente comienza en un tablero de Pipeline de proyecto. Según el flujo de trabajo, la tarjeta de Pipeline puede representar:
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una nueva solicitud de trabajo que se convertirá en un proyecto, o
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un proyecto existente que avanza a través de un flujo de trabajo o Stage Gate.
En ambos casos, cualquier documento adjunto a la tarjeta de Pipeline se copia automáticamente al proyecto relacionado cuando la tarjeta se aprueba, se convierte o se sincroniza.
Para los flujos de trabajo de admisión, esto significa que los documentos clave, como requisitos, casos de negocio, especificaciones, aprobaciones o material de respaldo, se trasladan al crear el proyecto.
Para los Flujos de trabajo del proyecto o los Flujos de trabajo de Stage Gate, esto significa que los documentos agregados durante el proceso de revisión o aprobación se copian de nuevo al proyecto existente, para que el registro del proyecto se mantenga actualizado.
Esto significa que los gerentes de proyecto no necesitan descargar y volver a cargar manualmente los documentos desde la tarjeta de Pipeline al proyecto.
¿Cuándo se copian los documentos al proyecto?
Los documentos se copian cuando una tarjeta de Pipeline se mueve a una etapa del flujo de trabajo que crea o sincroniza un proyecto.
Esto sucede cuando la tarjeta se mueve a una columna configurada para:
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Crear proyecto
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Sync to Project
Una vez que se ejecuta la acción del flujo de trabajo, los documentos adjuntos directamente a la tarjeta de Pipeline se copian al proyecto relacionado.
Los documentos adjuntos a los subelementos no se copian.
¿Los documentos se mueven o se copian?
Los documentos se copian, no se mueven.
El documento original permanece adjunto a la tarjeta de Pipeline, y se agrega una copia independiente al proyecto.
Una vez que se ha copiado un documento, el original en la tarjeta de Pipeline se protege automáticamente para preservar su integridad. Esto evita cambios accidentales en el documento de origen después de haberse sincronizado. Puede leer más sobre los documentos protegidos aquí.
¿Qué documentos se copian?
El sistema solo copia documentos cuando es necesario.
Los documentos se copian cuando:
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La tarjeta de Pipeline se sincroniza con el proyecto por primera vez.
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Un documento en la tarjeta de Pipeline ha sido reemplazado o actualizado desde la última sincronización.
Los documentos no se copian de nuevo cuando:
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El mismo documento ya se ha copiado al proyecto.
Esto evita que el proyecto se llene de archivos duplicados innecesarios cada vez que se sincroniza la tarjeta.
¿Cómo sabe el sistema si un documento ha cambiado?
El sistema rastrea cada documento mediante un identificador único que vincula la copia en el proyecto con el documento original en la tarjeta de Pipeline.
Cuando ocurre una sincronización, el sistema verifica si el documento ya se ha copiado comparando su identidad única. Si el documento ya se ha sincronizado, se omite. Si el documento en la tarjeta de Pipeline ha sido reemplazado o actualizado (por ejemplo, al volver a cargar un archivo nuevo en el mismo campo), el sistema lo trata como una nueva versión.
¿Dónde aparecen los documentos copiados en el proyecto?
Los documentos copiados se agregan al área de Documentos del proyecto. La carpeta en la que aparecen depende del flujo de trabajo desde el cual se sincronizó la tarjeta.
Para los documentos copiados desde un tablero de Pipeline de Solicitud de trabajo o Flujo de trabajo del proyecto, la carpeta se nombra según el tablero de Pipeline. Por ejemplo, si el tablero se llama Work Requests 2025, los documentos aparecerán en una carpeta del proyecto llamada Work Requests 2025.
Para los documentos copiados desde un Flujo de trabajo de Stage Gate, la estructura de carpetas sigue el marco de gobernanza del proyecto:
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Tipo de puerta |
Estructura de carpetas |
|---|---|
|
Puerta estándar |
Fase › Puerta |
|
Puerta de paquete |
Fase › Puerta › Instancia de paquete |
Por ejemplo:
3. Agile Delivery › 1. D15 › D15 #1
En este ejemplo, el documento se envió contra la primera instancia de paquete D15 en la fase Agile Delivery.
Esta estructura ayuda a los gerentes de proyecto y a los equipos de la PMO a ver de dónde provienen los documentos y a rastrearlos hasta el tablero, la fase, la puerta o la instancia de paquete correspondiente. Puede leer más sobre las carpetas de documentos del proyecto aquí.
¿Qué sucede cuando se actualiza un documento?
Si un documento en la tarjeta de Pipeline se reemplaza o actualiza después de haber sido copiado al proyecto, la siguiente sincronización copiará la nueva versión al proyecto.
Cuando esto sucede:
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La versión anterior en el proyecto se archiva automáticamente.
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La nueva versión se agrega con un número de versión incrementado.
Por ejemplo:
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Versión |
Documento |
Estado |
|
v1 |
Requirements.pdf |
Archivado |
|
v2 |
Requirements.pdf |
Actual |
Esto brinda a los gerentes de proyecto un historial de versiones claro. De forma predeterminada, solo se muestra la última versión, mientras que las versiones anteriores se archivan como referencia.
Puede leer más sobre la resincronización de documentos aquí.