Cómo usar el financiamiento del proyecto

El financiamiento del proyecto es la asignación financiera aprobada que permite que los proyectos avancen desde el inicio hasta la finalización. Representa el compromiso financiero total con un proyecto, garantizando que los recursos, materiales y otros gastos estén cubiertos. El financiamiento se puede asignar a nivel general del proyecto o desglosar por año fiscal para ofrecer un enfoque más estructurado a la gestión financiera.

Para las PMO y los gerentes de proyecto, contar con visibilidad clara del financiamiento del proyecto es esencial para el control presupuestario, la planeación financiera y la gobernanza. Esto garantiza que los proyectos cuenten con los recursos adecuados, que los compromisos financieros sean monitoreados y que el gasto esté alineado con los objetivos organizacionales. Sin una supervisión adecuada del financiamiento, los proyectos corren el riesgo de sobrecostos presupuestarios, insuficiencia de fondos o asignación incorrecta de recursos, lo que genera ineficiencias financieras y una posible falla del proyecto.

Para mantener la precisión y evitar errores, el financiamiento del proyecto en Fluid se gestiona mediante cargas controladas por usuarios con permisos de Administrador financiero. Esto garantiza que las actualizaciones de financiamiento sean deliberadas, trazables y estén alineadas con las políticas de gobernanza financiera.

En este artículo, explicaremos cómo configurar, mantener y generar informes sobre el financiamiento del proyecto, abarcando dónde ver el financiamiento en un proyecto y cómo actualizar las asignaciones financieras.

El financiamiento no aparece en un proyecto a menos que el Administrador financiero lo haya completado. Una vez creado el proyecto, el Administrador financiero deberá actualizar los detalles del financiamiento, siguiendo los pasos que se muestran a continuación.

Esta captura de pantalla de los detalles del proyecto muestra un proyecto que aún no tiene financiamiento aplicado.

En el mismo proyecto que se muestra a continuación, ahora puede ver que el financiamiento general del proyecto (1) está establecido en 150,000 USD.

El financiamiento se puede establecer a nivel de Proyecto, o también se puede desglosar aún más para mostrar el financiamiento anual aprobado.

Cuando también se utiliza el financiamiento por año fiscal, como en el proyecto siguiente, el financiamiento se muestra con más detalle. Además del financiamiento total a nivel de proyecto (1), aquí puede ver el financiamiento a la fecha (2) (esto mostrará el financiamiento del año actual y de cualquier año anterior) y también el financiamiento por año (3).

La función de Administración Financiera cuenta con los permisos para ingresar y actualizar la información de Financiamiento.

Con el acceso de Administración Financiera, desplácese hacia abajo hasta la sección Carga y Reporte de Finanzas.

Desde aquí, descargue el archivo de Financiamiento del Proyecto, marcado en rojo arriba.

Esta descarga proporcionará toda la información de financiamiento de todos los proyectos en la instancia.

Nuestra recomendación principal es eliminar cualquier proyecto que no desee cambiar, para evitar errores al cargar el archivo.

Una vez que se hayan realizado o agregado los cambios al archivo de Excel, guárdelo y cárguelo de nuevo al sistema (vea a continuación).

Ahora veamos el archivo de Excel y las formas en que se puede editar para cargar datos en sus proyectos.

Cuando descargue este archivo por primera vez, no habrá datos válidos, solo los encabezados, como se muestra a continuación.

Una vez que se hayan completado algunos datos, cada descarga proporcionará toda la información de financiamiento del proyecto, para las siguientes categorías.

Las cargas solo se aplicarán a los proyectos incluidos en el archivo cargado, por lo que cualquier otro dato existente permanecerá igual; por esa razón, recomendamos eliminar todos los datos de la descarga y cargar únicamente los proyectos que desea agregar o revisar. Este paso no es esencial, pero puede evitar cambios accidentales en otros datos.

Recomendamos completar siempre la columna A o B, ya que son identificadores únicos y evitarán que se realicen cambios en el proyecto equivocado. Aunque la Columna C se puede utilizar, no es un identificador único.

Para aplicar o actualizar el financiamiento a nivel de Proyecto, puede hacerlo omitiendo el año fiscal. Cualquier cambio realizado aquí actualizará el valor general de financiamiento del proyecto. Si desea realizar adiciones o cambios por año fiscal, el año fiscal correspondiente debe indicarse en la columna D.

Si desea eliminar el financiamiento de un proyecto, no elimine simplemente la línea en Excel, ya que esto no generará ningún cambio. En su lugar, deje los detalles de la línea como están, pero cambie las celdas de valor a cero. Al cargar el archivo, esto actualizará el valor a cero.

A menos que se especifique Capex, todo el financiamiento se asumirá como Opex.

Si va a Paneles de Proyecto, cambia a Finanzas, selecciona Financial Dashboard y se desplaza hacia abajo, verá el desglose del financiamiento del proyecto por Capex y Opex; vea a continuación.

Este panel le permite controlar y reportar el gasto de Capex y Opex en sus programas y portafolios.

Nota: consulte con el Administrador si no puede ver estas columnas; la visibilidad está disponible mediante una configuración.