Comprender los estados de la hoja de horas

Las hojas de horas siguen un flujo de trabajo estructurado, lo que garantiza que los registros de tiempo se registren, revisen y aprueben con precisión. Cada hoja de horas avanza a través de una serie de estados, que reflejan su etapa en el proceso de envío y aprobación. Comprender estos estados ayuda a los usuarios a hacer seguimiento de sus hojas de horas y tomar las medidas adecuadas cuando sea necesario.

Esta guía explica los diferentes estados de la hoja de horas y cómo interactúan dentro del flujo de trabajo.

El siguiente diagrama ilustra las transiciones entre los estados de la hoja de horas:

Cada hoja de horas pasa por diferentes estados a medida que se completa, se envía, se revisa y se aprueba:

1. No iniciado → Abierto

• No iniciado: La hoja de horas ha sido creada para el período, pero no ha sido consultada ni editada.

• Abierto: El usuario ha abierto la hoja de horas y es posible que haya comenzado a registrar tiempo, pero aún no la ha enviado.

2. Abierto → Enviado

• Enviado: El usuario ha completado y enviado la hoja de horas para su aprobación.

3. Enviado → Aprobado o Devuelto

• Aprobado: La hoja de horas ha sido revisada y aprobada por el aprobador designado (por ejemplo, el gerente de recursos o el gerente de proyecto). No se requiere ninguna acción adicional.

• Devuelto: El aprobador ha solicitado cambios, devolviendo la hoja de horas para su revisión.

4. Devuelto → Reenviado

• Reenviado: El usuario ha realizado los cambios necesarios y ha reenviado la hoja de horas.

5. Reenviado → Aprobado o Devuelto

• Aprobado: La hoja de horas modificada es aceptada y finalizada.

• Devuelto: Si se requieren más ajustes, la hoja de horas se devuelve para otra revisión.

• Los usuarios solo pueden editar hojas de horas en los estados Abierto, Devuelto o Reenviado.

• Una vez que una hoja de horas está Aprobado, no se puede modificar a menos que el aprobador la devuelva para modificaciones.

• Si una hoja de horas está en el estado Enviado/Reenviado, debe ser aprobada o modificada antes de poder realizar cualquier cambio.

• Garantizar el envío y la aprobación oportunos de las hojas de horas ayuda a mantener un seguimiento preciso de los costos del proyecto y el cumplimiento normativo.