Antes de que las finanzas del proyecto puedan capturarse e informarse con precisión, es necesario configurar los ajustes financieros clave a nivel organizacional. Estos ajustes garantizan la coherencia en todos los datos financieros, alinean los informes con los requisitos corporativos y respaldan una presupuestación y un seguimiento de costos precisos.
Los usuarios con el rol de Administrador financiero son responsables de configurar los ajustes financieros. Pueden acceder a la página Administración Financiera desde el menú desplegable ubicado debajo de su avatar, donde están disponibles todas las opciones de configuración. Una configuración financiera adecuada garantiza que los proyectos operen dentro de un marco estructurado, lo que permite un informe y control financiero sin inconvenientes.
Las configuraciones financieras clave incluyen:
-
Configuración del año fiscal – Defina el año fiscal de la organización para alinearlo con los ciclos de informes internos y regulatorios. Este puede seguir el año calendario (enero a diciembre) o una estructura diferente, como abril a marzo o agosto a julio, según las políticas corporativas y las regulaciones financieras regionales. Configurar correctamente el año fiscal garantiza que los informes financieros y las proyecciones se generen con precisión dentro de los períodos contables correspondientes.
-
Monedas y tasas de conversión – Establezca la moneda predeterminada para los informes financieros y configure las tasas de conversión para el seguimiento financiero multimoneda. Si los proyectos operan en diferentes regiones, las tasas de conversión garantizan un informe de costos preciso tanto en moneda local como en moneda base, respaldando un análisis financiero coherente en todos los portafolios.
-
Categorías y tipos de gastos – Defina clasificaciones estructuradas para los costos del proyecto. Las categorías de gastos representan agrupaciones amplias de costos (por ejemplo, Software, Viajes, Equipo), mientras que los tipos de gastos ofrecen clasificaciones más detalladas dentro de cada categoría (por ejemplo, suscripciones de SaaS dentro de Software, vuelos dentro de Viajes). Esta estructura permite un seguimiento preciso de los costos, simplifica los informes y garantiza la alineación con los estándares contables de la organización.
Estos elementos de configuración financiera constituyen la base para una gestión de costos eficaz, garantizando que todos los datos financieros relacionados con el proyecto se capturen, informen y analicen de manera coherente.