Consolidación de datos de proyecto en proyectos principales o programas

Los datos consolidados son una forma sistemática de recuperar información de un nivel a otro. En el caso de los datos de proyectos y subproyectos, consolidarlos de forma jerárquica ayuda a organizar y administrar los datos de manera eficiente. 

En este artículo, desglosaremos las formas en que puede consolidar datos, considerando la incorporación de subproyectos a un proyecto o un programa.

NOTA:

• Las finanzas y la asignación de recursos se consolidan AUTOMÁTICAMENTE en el proyecto o programa principal.

• Los informes de estado, las tareas de cronograma y los impactos del proyecto deben configurarse manualmente como reportables para poder reportarse a través de la jerarquía del proyecto.

Las finanzas y la asignación de recursos siempre se consolidarán en el proyecto o programa principal al que pertenece el proyecto.

Las Finanzas y la Asignación de Recursos se consolidan en cada nivel de la jerarquía, agregando así los valores de previsión, valores reales y valores aprobados del proyecto con las finanzas de sus subproyectos. 

En el ejemplo anterior:

• Finanzas del Proyecto 6 = Finanzas de los Proyectos 6 & 7 

• Finanzas del Proyecto 4 = Finanzas de los Proyectos 4, 5, 6 & 7 

• Finanzas del Proyecto 1 = Finanzas de los Proyectos 1, 2, 3, 4, 5, 6 & 7 - Las Finanzas del Proyecto 1 representan el costo total de todos los proyectos dentro de la jerarquía.

Lo mismo aplica para la asignación de recursos. Tenga en cuenta que el componente Comunidad en el espacio de trabajo del proyecto de un proyecto o programa principal siempre muestra la asignación de recursos agrupada por subproyecto. Puede hacer clic en el botón Mostrar recursos para ver el desglose de la asignación por recurso.

A diferencia de las finanzas del proyecto y la asignación de recursos, los gerentes de proyecto pueden seleccionar qué impactos del proyecto o tareas de cronograma deben promoverse al programa o proyecto principal al que reporta el proyecto. 

Hay dos configuraciones que deben considerarse para promover elementos de un subproyecto hacia arriba en una jerarquía de proyectos:

1.   Configuración del proyecto

2.   Indicador promovido

Primero, debe configurar si el proyecto puede reportar información al panel de informes del proyecto o programa principal. 

• Para hacerlo, navegue a la página de configuración del proyecto del subproyecto y configure el campo Mostrar artículos promocionados en los paneles principales según corresponda.

Los valores posibles para este campo son:

• SÍ: Los informes de estado del subproyecto y las tareas de cronograma e impactos 'promovidos' (ver abajo) deben mostrarse en el espacio de trabajo del proyecto principal Y en los paneles de informes principales. 

• NO: Los informes de estado del subproyecto y las tareas de cronograma e impactos 'promovidos' (ver abajo) deben mostrarse en el espacio de trabajo del proyecto principal, pero NO en los paneles de informes principales.

Cada Impactos del proyecto y Elementos de cronograma deben configurarse como reportable si deben promoverse al proyecto o programa principal. Esto les da a los gerentes de proyecto la libertad de decidir qué impactos o elementos de cronograma de un subproyecto deben reportarse a través de la jerarquía. 

• Para configurar el indicador de promoción, abra el diálogo del impacto o de la tarea de cronograma y seleccione la opción que corresponda.

El campo Promovido puede tomar uno de estos cuatro valores:

• L1 - Importante : El elemento debe reportarse en cada nivel de la jerarquía del proyecto hasta el Programa al que pertenece y en los paneles del proyecto.

• L2 - Al Principal: El elemento debe reportarse en cada nivel de la jerarquía hasta el proyecto principal de 'más alto nivel', pero no en el programa.

• L3 - Al Espacio de Trabajo: El elemento solo debe mostrarse en el espacio de trabajo y el informe del proyecto al que pertenece.  

•  L4 - No Promovido: El elemento no debe reportarse y, en el caso de una tarea de cronograma, no debe mostrarse en el espacio de trabajo del proyecto.

Puede obtener más información sobre los niveles de promoción de tareas de cronograma e impactos aquí.

Cuando los subproyectos están vinculados a un proyecto o programa principal, su información clave se muestra en el espacio de trabajo del principal o del programa para respaldar la supervisión y los informes a nivel de portafolio. Esto incluye tanto los informes de estado formales enviados por los subproyectos como las tareas de cronograma e impactos que se promueven según su nivel de promoción.

Paneles de resumen de los informes de estado de subproyectos

Las siguientes secciones se muestran en el espacio de trabajo cuando los subproyectos han enviado actualizaciones de estado:

• Promovido: Proyectos con estado
  Muestra el informe de estado más reciente de cada subproyecto, incluyendo el estado RAG general y los aspectos destacados clave.

• Promovido: Proyectos con plan de retorno a verde
  Destaca los RAGs de componentes principales en rojo y ámbar (p. ej., Cronograma, Costo, Alcance) reportados por los subproyectos.

Solo los RAGs de componentes marcados como Principal se mostrarán en este panel. Si no existen RAGs principales en rojo o ámbar, el panel no se mostrará. Más información sobre los RAGs de componentes principales.

Secciones de cronograma e impactos

Además de los paneles anteriores, las secciones de Cronograma e Impactos del espacio de trabajo incluirán:

• Tareas o impactos declarados en el propio principal o programa

• Tareas o impactos de subproyectos que se han promovido al nivel correspondiente (p. ej., L1 o L2)

Estos elementos se integran directamente en las secciones principales de Cronograma e Impactos; no existen paneles “promovidos” separados.

• El informe de estado de un subproyecto y cualquier tarea de cronograma o impacto promovido aparecerán en el espacio de trabajo del principal o del programa incluso si la configuración ‘Mostrar artículos promocionados en los paneles principales’ está desactivada. Esta configuración se aplica solo a la visibilidad en los paneles, no a las vistas del espacio de trabajo.

• Puede usar el filtro de nivel de promoción para controlar qué tareas o impactos promovidos son visibles en el espacio de trabajo.