Un programa o proyecto principal puede tener subproyectos vinculados a él. Cada proyecto puede almacenar sus propios documentos, pero los gerentes de portafolio, las PMO y los líderes de programa a menudo necesitan revisar documentos en toda la jerarquía del proyecto sin necesidad de abrir cada subproyecto individualmente.
La consolidación de documentos le permite incluir documentos de los subproyectos directos en el panel de Documentos del proyecto principal.
Cuando la consolidación está habilitada, el panel de Documentos muestra:
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Documentos almacenados directamente en el proyecto actual.
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Documentos de los subproyectos vinculados.
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El proyecto de origen de cada documento consolidado.
Esto le brinda un solo lugar para revisar el material de respaldo en toda una estructura de programa o de proyectos principales y secundarios.
Qué significa la consolidación de documentos
La consolidación de documentos significa que un proyecto principal puede mostrar documentos de sus subproyectos en el mismo panel de Documentos.
Los documentos no se copian al proyecto principal. Siguen siendo propiedad de su proyecto de origen.
Esto significa:
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Los documentos del subproyecto permanecen adjuntos al subproyecto.
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Los permisos del proyecto de origen siguen aplicándose.
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Las ediciones a los metadatos de los documentos consolidados se guardan de vuelta en el proyecto de origen.
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El proyecto principal ofrece una vista consolidada, no un repositorio de documentos independiente.
La consolidación es útil cuando desea ver el panorama general en un programa, portafolio o jerarquía de proyectos.
Incluir u ocultar documentos de subproyectos
Cuando un proyecto principal tiene subproyectos vinculados, el panel de Documentos muestra de forma predeterminada los documentos tanto del proyecto actual como de sus subproyectos.
Esto le brinda una vista consolidada del conjunto de documentos en toda la jerarquía del proyecto principal tan pronto como abre el panel de Documentos.
Puede usar Filtros y opciones en la sección de Documentos para quitar de la vista los documentos del subproyecto. Simplemente deseleccione Incluir subproyectos.
Cómo saber de dónde proviene un documento
Cuando un documento proviene de un subproyecto, su fila incluye una etiqueta índigo con el nombre del proyecto. Por ejemplo, la siguiente captura de pantalla muestra que el documento Go-Live Program pertenece al proyecto Branch Efficiency Wall Street Branch.
Esto facilita distinguir los documentos de su propio proyecto de los documentos consolidados de los subproyectos.