Correcciones de Reconciliación de Hoja de Horas para Upload

La funcionalidad Timesheet Reconciliation Corrections Upload permite a los usuarios autorizados importar el tiempo registrado en otros sistemas de registro de horas. No se requiere ningún proceso de aprobación, ya que los recursos no envían hojas de horas en Fluid.

Permite registrar y modificar valores reales de corrección en meses cerrados o en semanas de hoja de horas bloqueadas, sin crear reversiones.

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Necesita ambos de los siguientes roles para acceder a Timesheet Reconciliation:

• Administrador financiero

• Administrador de hoja de horas

Además, su entorno de Fluid debe tener habilitados los siguientes indicadores de función

• Timesheet Corrections y

• Timesheet Reconciliation Correction.

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Con 'Timesheet Reconciliation Download', descargue un archivo de Excel con formato previo que incluye los encabezados de columna correctos y las entradas de corrección existentes ya completadas. Usar la descarga como punto de partida evita discrepancias en los encabezados que harían fallar la carga.

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Puede cargar sus correcciones en cualquiera de los siguientes formatos:

• Excel (.xlsx)

• CSV (.csv)

Ambos formatos se validan de la misma manera y producen los mismos resultados, por lo que puede elegir el que resulte más conveniente según cómo estén preparados sus datos.

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Use esta opción si prefiere una experiencia guiada dentro de la aplicación y su archivo está en formato Excel:

1. Vaya a Administración Financiera.

2. Vaya a la sección 'Carga y reporte de recursos'.

3. Seleccione Timesheet Reconciliation Corrections.

4. Cargue su archivo .xlsx.

Use esta opción si desea cargar de forma programática o como parte de un proceso automatizado; su archivo puede estar en formato .xlsx o .csv:

POST /api/v3/bulkdata/import/{TimesheetReconcileCorrection}

• Envíe un archivo .xlsx, o

• Envíe un archivo .csv

Ambos son aceptados por el mismo endpoint y se procesan de la misma manera.

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El archivo de carga debe contener las siguientes columnas:

* Consulte las reglas de Project y Resource más abajo para conocer las combinaciones exactas que se aceptan.

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Deje en blanco la columna Record Id. El sistema crea una entrada nueva de hoja de horas de corrección para la combinación de recurso y fecha.

• Hours debe ser mayor que cero.

• Varias filas nuevas para el mismo recurso, proyecto, fecha y referencia financiera se tratan como una única entrada agrupada en la misma hoja de horas.

Ingrese el Record Id del archivo descargado. El sistema busca ese registro de corrección específico y verifica que los demás campos de la fila (Date, Resource, Project, Sub Activity, Task, Financial Ref) coincidan con lo almacenado en la base de datos. Si alguno de esos campos no coincide, la fila se omite y se registra un error.

• Se aceptan cero horas en una actualización (para establecer la entrada en cero).

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El sistema aplica las siguientes reglas de "al menos uno" antes de ejecutar cualquier verificación más profunda. Una fila se rechaza de inmediato si no se cumplen.

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Una vez leído el archivo, cada fila se valida según las siguientes reglas. Una fila deja de verificarse en cuanto falla — la primera falla es la que se reporta.

1. Record Id

• Debe estar en blanco, ser 0 o un número entero positivo.

• Un número negativo hace que la fila se omita.

2. Date

• Debe ser una fecha válida.

• Debe ser posterior a la Capitalization Lock Date configurada en su entorno de Fluid. Las entradas en la fecha de bloqueo o anteriores no están permitidas y se omitirán.

3. Resource

• El sistema busca un recurso cuyo Resource Ref o External Ref coincida con su entrada (no distingue mayúsculas de minúsculas y se ignoran los espacios iniciales y finales).

• No se encontró ninguna coincidencia → la fila se omite.

• Se encontró más de una coincidencia (referencia ambigua) → la fila se omite.

• Se encontró una coincidencia, pero no hay un plan de recursos activo → el recurso debe tener un plan de recursos con una capacidad mayor que cero que cubra la fecha de la entrada. Si no existe ese plan, la fila se omite.

4. Project

Hay dos rutas según lo que ingrese:

Ruta A – Uso de Project Ref o Alternate Project Ref (entrada de proyecto estándar)

• El sistema busca un proyecto cuyo Project Ref o Alternate Project Ref coincida con su entrada (no distingue mayúsculas de minúsculas).

• Si proporciona ambos, ambos deben coincidir con el mismo proyecto.

• No se encontró ninguna coincidencia → la fila se omite.

• Se encontró más de una coincidencia → la fila se omite.

• Se encontró una coincidencia → también se verifican el estado y el tipo del proyecto:

  • Si el estado del proyecto está en la lista de estados excluidos de las correcciones (configurada en Timesheet Setup), la fila se omite.

  • Si el tipo del proyecto no es un tipo de proyecto válido, o está en la lista de tipos excluidos de las correcciones, la fila se omite.

Ruta B – Uso de la columna Project (Tarea miscelánea)

• Deje Project Ref y Alternate Project Ref en blanco, e ingrese el nombre de una Tarea miscelánea en la columna Project.

• El nombre debe coincidir exactamente (sin distinguir mayúsculas de minúsculas) con una Tarea miscelánea configurada en Timesheet Configuration.

• Sub Activity no se puede usar con una Tarea miscelánea.

• Si Sub Activity está completada pero Project Ref está en blanco, la fila se omite (Sub Activity requiere una referencia de proyecto).

5. Sub Activity

• Sub Activity solo se valida para las entradas de proyecto estándar (no para las Tareas misceláneas).

• El valor debe ser una subactividad válida para el tipo del proyecto, según la configuración de su instancia de Fluid.

• Si no hay subactividades definidas para el tipo de proyecto, el valor se compara con los tipos de actividad globales definidos en los metadatos del sistema.

• Un valor no reconocido hace que la fila se omita.

6. Asignación de Flex Task

Para las entradas de proyecto estándar, el sistema no verifica ninguna regla de asignación. Sin embargo, si una fila contiene el título de una flex task en la columna Task, este debe coincidir exactamente (sin distinguir mayúsculas de minúsculas) con una tarea de Flex Board asignada al recurso para ese proyecto.

• La función Flex 'Flex Boards' o 'Flex Schedule' debe estar habilitada.

• La columna Financial Ref debe dejarse en blanco cuando se usa una Flex Task. Proporcionar tanto Task como Financial Ref en la misma fila no es válido y hará que la fila se omita.

• Si existen varias flex tasks con el mismo título para el mismo proyecto, la fila se omite.

Si no se encuentra una asignación válida ni una flex task válida, la fila se omite.

7. Hours

• Debe ser un número

• Para las entradas nuevas (Record Id = 0): debe ser mayor que cero. No se permiten cero horas en un registro nuevo.

• Para las actualizaciones (Record Id > 0): se acepta cero.

8. Local Value y Currency Code

• Local Value es opcional. Si se deja en blanco, el sistema usa el cálculo estándar de la tabla de tarifas.

• Si se proporciona Local Value y también se proporciona un Local Currency Code, el código de moneda se valida contra la lista de monedas configuradas en Fluid. Un código no reconocido hace que la fila se omita.

• Si Local Value está en blanco, el código de moneda se ignora y no provoca una falla por sí solo.

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Si la misma entrada de tiempo aparece más de una vez en el mismo archivo de carga — identificada por la combinación de Record Id, Date, Resource, Project, Financial Ref, Task y Sub Activity — el sistema conserva únicamente la última aparición. Las filas duplicadas anteriores se omiten y se registran como duplicados. Esto significa que, si desea corregir un valor intencionalmente, coloque la fila correcta más abajo en el archivo.

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El sistema lee el archivo desde la fila 2 hacia abajo (la fila 1 es el encabezado). La lectura se detiene automáticamente cuando encuentra una fila en la que tanto la columna Date como la columna Resource Ref están en blanco. Asegúrese de que no haya filas en blanco accidentales en medio de sus datos, ya que todo lo que esté debajo del primer par en blanco se ignorará.