Correções de Reconciliação de Apontamento de Horas para Upload

A funcionalidade Timesheet Reconciliation Corrections Upload permite que usuários autorizados importem tempo registrado em outros sistemas de registro de tempo. Nenhum processo de aprovação é necessário, pois os recursos não estão enviando Apontamentos de Horas no Fluid.

Ela permitirá postar e corrigir valores reais de correção em meses fechados ou semanas de Apontamento de Horas bloqueadas sem criar estornos.

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Quem Pode Usar Este Recurso

Você precisa de ambas as seguintes funções para acessar a Timesheet Reconciliation:

• Administrador Financeiro

• Administrador do apontamento de horas

Além disso, seu ambiente Fluid deve ter os seguintes sinalizadores de recurso habilitados

• Timesheet Corrections e

• Timesheet Reconciliation Correction.

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Baixando o Modelo

Usando o 'Timesheet Reconciliation Download', baixe um arquivo Excel pré-formatado com os cabeçalhos de coluna corretos e quaisquer entradas de correção existentes já preenchidas. Usar o download como ponto de partida evita incompatibilidades de cabeçalho que fariam o upload falhar.

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Tipos de arquivo de upload suportados

Você pode fazer upload de suas correções em qualquer um dos seguintes formatos:

• Excel (.xlsx)

• CSV (.csv)

Ambos os formatos são validados da mesma forma e produzem os mesmos resultados, então você pode escolher o que for mais conveniente para como seus dados são preparados.

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Como fazer upload

Opção 1: Pelo aplicativo Fluid (somente Excel)

Use esta opção se preferir uma experiência guiada dentro do aplicativo e seu arquivo estiver no formato Excel:

1. Vá para Administração Financeira.

2. Vá para a seção 'Upload e Relatório de Recursos'.

3. Selecione Timesheet Reconciliation Corrections.

4. Faça upload do seu arquivo .xlsx.

Opção 2: Via API (Excel ou CSV)

Use esta opção se quiser fazer upload programaticamente ou como parte de um processo automatizado; seu arquivo pode estar no formato .xlsx ou .csv:

POST /api/v3/bulkdata/import/TimesheetReconcileCorrection

• Envie um arquivo .xlsx, ou

• Envie um arquivo .csv

Ambos são aceitos pelo mesmo endpoint e processados da mesma forma.

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Qual opção devo usar?

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Referência de Colunas

O arquivo de upload deve conter as seguintes colunas:

* Consulte as regras de Project e Resource abaixo para as combinações exatas que são aceitas.

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Criando vs Atualizando Entradas

Criando uma nova entrada (Record Id = 0 ou em branco)

Deixe a coluna Record Id em branco. O sistema cria uma nova entrada de Apontamento de Horas de correção para a combinação de recurso e data.

• Hours deve ser maior que zero.

• Múltiplas novas linhas para o mesmo recurso, projeto, data e referência financeira são tratadas como uma entrada agrupada no mesmo Apontamento de Horas.

Atualizando uma entrada existente (Record Id > 0)

Insira o Record Id do arquivo baixado. O sistema localiza esse registro de correção específico e verifica se os outros campos da linha (Date, Resource, Project, Sub Activity, Task, Financial Ref) correspondem ao que está armazenado no banco de dados. Se algum desses campos não corresponder, a linha é ignorada e um erro é registrado.

• Zero horas são aceitas em uma atualização (para definir a entrada como zero).

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Regras de Campos Obrigatórios

O sistema aplica as seguintes regras de "pelo menos um" antes de qualquer verificação mais aprofundada. Uma linha é rejeitada imediatamente se essas condições não forem atendidas.

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Regras de Validação Aplicadas Durante o Processamento

Após a leitura do arquivo, cada linha é validada conforme as seguintes regras. Uma linha para de ser verificada assim que falha — a primeira falha é a que é reportada.

1. Record Id

• Deve estar em branco, ser 0 ou um número inteiro positivo.

• Um número negativo faz com que a linha seja ignorada.

2. Date

• Deve ser uma data válida.

• Deve ser posterior à Capitalization Lock Date configurada no seu ambiente Fluid. Entradas na data de bloqueio ou anteriores a ela não são permitidas e serão ignoradas.

3. Resource

• O sistema busca um recurso cujo Resource Ref ou External Ref corresponda à sua entrada (sem distinção entre maiúsculas e minúsculas, espaços iniciais/finais ignorados).

• Nenhuma correspondência encontrada → a linha é ignorada.

• Mais de uma correspondência encontrada (referência ambígua) → a linha é ignorada.

• Correspondência encontrada, mas sem plano de recursos ativo → o recurso deve ter um plano de recursos com capacidade maior que zero que cubra a data da entrada. Se esse plano não existir, a linha é ignorada.

4. Project

Existem dois caminhos dependendo do que você inserir:

Caminho A – Usando um Project Ref ou Alternate Project Ref (entrada de projeto padrão)

• O sistema busca um projeto cujo Project Ref ou Alternate Project Ref corresponda à sua entrada (sem distinção entre maiúsculas e minúsculas).

• Se você fornecer ambos, os dois devem corresponder ao mesmo projeto.

• Nenhuma correspondência encontrada → a linha é ignorada.

• Mais de uma correspondência encontrada → a linha é ignorada.

• Correspondência encontrada → o status e o tipo do projeto também são verificados:

  • Se o status do projeto estiver na lista de excluídos das correções (configurada em Timesheet Setup), a linha é ignorada.

  • Se o tipo do projeto não for um tipo de projeto válido, ou estiver na lista de tipos excluídos das correções, a linha é ignorada.

Caminho B – Usando a coluna Project (Tarefa diversificada)

• Deixe o Project Ref e o Alternate Project Ref em branco, e insira o nome de uma Tarefa diversificada na coluna Project.

• O nome deve corresponder exatamente (sem distinção entre maiúsculas e minúsculas) a uma Tarefa diversificada configurada em Timesheet Configuration.

• Sub Activity não pode ser usada com uma Tarefa diversificada.

• Se Sub Activity estiver preenchida, mas o Project Ref estiver em branco, a linha é ignorada (Sub Activity requer uma referência de projeto).

5. Sub Activity

• Sub Activity é validada apenas para entradas de projeto padrão (não para Tarefas diversas).

• O valor deve ser uma subatividade válida para o tipo do projeto, conforme configurado no seu ambiente Fluid.

• Se nenhuma subatividade estiver definida para o tipo de projeto, o valor é verificado em relação aos tipos de atividade globais definidos nos metadados do sistema.

• Um valor não reconhecido faz com que a linha seja ignorada.

6. Atribuição de Flex Task

Para entradas de projeto padrão, o sistema não verifica nenhuma regra de alocação. No entanto, se uma linha contiver um título de flex task na coluna Task, ele deve corresponder exatamente (sem distinção entre maiúsculas e minúsculas) a uma tarefa do Flex Board atribuída ao recurso para aquele projeto.

• A função Flex 'Flex Boards' ou 'Flex Schedule' deve estar habilitada.

• A coluna Financial Ref deve ser deixada em branco ao usar uma Flex Task. Fornecer tanto um Task quanto um Financial Ref na mesma linha não é válido e fará com que a linha seja ignorada.

• Se existirem múltiplas flex tasks com o mesmo título para o mesmo projeto, a linha é ignorada.

Se nem uma alocação válida nem uma flex task válida for encontrada, a linha é ignorada.

7. Hours

• Deve ser um número

• Para novas entradas (Record Id = 0): deve ser maior que zero. Zero horas em um novo registro não são permitidas.

• Para atualizações (Record Id > 0): zero é aceito.

8. Local Value e Currency Code

• Local Value é opcional. Se deixado em branco, o sistema usa o cálculo padrão da tabela de tarifas.

• Se o Local Value for fornecido e um Local Currency Code também for fornecido, o código de moeda é validado em relação à lista de moedas configuradas no Fluid. Um código não reconhecido faz com que a linha seja ignorada.

• Se o Local Value estiver em branco, o código de moeda é ignorado e não causa uma falha por si só.

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Tratamento de Linhas Duplicadas

Se a mesma entrada de tempo aparecer mais de uma vez no mesmo arquivo de upload — identificada pela combinação de Record Id, Date, Resource, Project, Financial Ref, Task e Sub Activity — o sistema mantém apenas a última ocorrência. As linhas duplicadas anteriores são ignoradas e registradas como duplicatas. Isso significa que, se você intencionalmente quiser corrigir um valor, coloque a linha correta mais abaixo no arquivo.

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Quando a Leitura das Linhas Para?

O sistema lê o arquivo a partir da linha 2 para baixo (a linha 1 é o cabeçalho). A leitura para automaticamente quando encontra uma linha onde tanto a coluna Date quanto a coluna Resource Ref estão em branco. Certifique-se de que não há linhas em branco acidentais no meio dos seus dados, pois tudo abaixo do primeiro par em branco será ignorado.