Conforme explicado no artigo de Previsão de Recursos, uma abordagem alternativa à alocação baseada em funções é a Alocação Ad-Hoc. Essa abordagem consiste em usar o Flex Work, um sistema de cartões baseado em Kanban que combina os pontos fortes da alocação baseada em funções com as capacidades de rastreamento dinâmico de um quadro de processos. 

Neste modelo, os recursos são primeiramente alocados a um projeto de acordo com suas funções, mas diverge da abordagem tradicional baseada em funções ao incorporar um quadro de tarefas para monitorar e gerenciar o trabalho real realizado por esses recursos. Esse quadro de tarefas rastreia tanto a natureza das tarefas sendo executadas quanto o tempo alocado e o tempo gasto nelas. Ele permite uma adaptação flexível às cargas de trabalho recebidas, mantendo visibilidade clara sobre como os recursos estão sendo utilizados e como o tempo é gasto.

Os recursos alocados a uma tarefa do Quadro Flex poderão registrar o tempo gasto nessas tarefas enviando planilhas de horas. As planilhas de horas são divididas em seu trabalho normal "alocado" e seu trabalho "Flex". O tempo e os custos reais correspondentes ao trabalho Flex são automaticamente consolidados no projeto ao qual o quadro está associado. 

Os quadros Flex são particularmente vantajosos para ambientes como atividades de negócios rotineiros (BAU), suporte à produção ou melhorias menores, onde a natureza do trabalho pode variar diariamente. Nesses contextos, as equipes geralmente utilizam metodologias Ágeis ou Kanban, com recursos pegando tarefas ou tickets de uma fila dinâmica. A introdução dos quadros Flex facilita um rastreamento detalhado do tempo, permitindo uma comparação perspicaz entre as alocações de tempo previstas e as horas reais gastas nas tarefas. Esse mecanismo é fundamental para garantir transparência e adaptabilidade no gerenciamento de carga de trabalho, possibilitando um ajuste contínuo às demandas variáveis do projeto, ao mesmo tempo que oferece uma visão abrangente do engajamento e da eficiência dos recursos.

• Um quadro Flex Work está vinculado a um projeto e permite que você atribua recursos a tarefas para que possam registrar tempo nessas tarefas.

• Os Gerentes de Projeto podem criar um quadro Flex a partir do espaço de trabalho do projeto. Você precisa selecionar Flex Work como a categoria do quadro.

• A seção Flex Work das tarefas do quadro permite que você especifique o número de horas alocadas para a tarefa e a linha de negócios à qual a tarefa está alinhada. Depois que o tempo for registrado na tarefa, você poderá ver o número de horas registradas, bem como as horas restantes.

• Clique em Mostrar Detalhes para ver o detalhamento das horas registradas.