Como se explica en el artículo de Previsión de Recursos, un enfoque alternativo a la asignación basada en roles es la Asignación Ad-Hoc. Este enfoque consiste en usar Flex Work, un sistema de tarjetas basado en Kanban que combina las ventajas de la asignación basada en roles con las capacidades de seguimiento dinámico de un tablero de proceso. 

En este modelo, los recursos se asignan primero a un proyecto según sus roles, pero se aparta del enfoque tradicional basado en roles al incorporar un tablero de tareas para supervisar y gestionar el trabajo real realizado por estos recursos. Este tablero de tareas registra tanto la naturaleza de las tareas gestionadas como el tiempo asignado y el tiempo dedicado a ellas. Permite una adaptación flexible a las cargas de trabajo entrantes, manteniendo al mismo tiempo una visibilidad clara de cómo se utilizan los recursos y cómo se distribuye el tiempo.

Los recursos asignados a una tarea de Flex Board podrán registrar el tiempo dedicado a estas tareas mediante el envío de hojas de horas. Las hojas de horas se dividen entre su trabajo “asignado” habitual y su trabajo “Flex”. El tiempo y los costos reales correspondientes al trabajo Flex se consolidan automáticamente en el proyecto al que está asociado el tablero. 

Los Flex Boards son particularmente ventajosos en entornos como actividades de negocio habitual (BAU), soporte de producción o mejoras menores, donde la naturaleza del trabajo puede variar a diario. En este tipo de entornos, los equipos suelen aprovechar metodologías Ágiles o Kanban, en las que los recursos toman tareas o tickets de una cola dinámica. La introducción de los Flex Boards facilita un seguimiento detallado del tiempo, permitiendo una comparación útil entre las asignaciones de tiempo previstas y las horas reales dedicadas a las tareas. Este mecanismo es fundamental para garantizar la transparencia y la adaptabilidad en la gestión de la carga de trabajo, permitiendo un ajuste fluido a las demandas cambiantes del proyecto y ofreciendo una visión integral de la dedicación y eficiencia de los recursos.

• Un tablero de Flex Work está vinculado a un proyecto y le permite asignar recursos a tareas para que puedan registrar tiempo en ellas.

• Los Gerentes de Proyecto pueden crear un Flex Board desde el espacio de trabajo del proyecto. Debe seleccionar Flex Work como la categoría del tablero.

• La sección de Flex Work de las tareas del tablero le permite especificar el número de horas asignadas a la tarea y la línea de negocio con la que está alineada. Una vez que se ha registrado tiempo en la tarea, puede ver el número de horas registradas, así como las horas restantes.

• Haga clic en Mostrar detalles para ver el desglose de las horas registradas.