Notas de la versión de diciembre de 2023

Reconocemos la importancia de la gestión de riesgos en la gestión de portafolios y proyectos. Por eso nos complace presentar nuestra más reciente función: el Impact Analysis Dashboard.

Este nuevo panel muestra todos los impactos promovidos de los proyectos incluidos en la vista, pero también incluye una Impact Matrix y un Project RAG (Red, Amber, Green) by Risk Rating. El objetivo de este nuevo panel es ayudar en el proceso de identificar, evaluar y abordar las posibles amenazas que podrían poner en riesgo el éxito de los proyectos.

La Impact Matrix ofrece una representación visual de los distintos impactos de proyecto. Clasifica estos impactos según su probabilidad y gravedad. Este enfoque es importante para una mitigación eficaz de riesgos, ya que dirige la atención y los recursos hacia los riesgos más críticos para los resultados de los proyectos.

El RAG by Risk Rating complementa esto al ofrecer una señal visual inmediata de los riesgos según su calificación, haciendo que los impactos de alto riesgo sean fácilmente identificables.

Tanto la Impact Matrix como el gráfico Project RAG by Risk Rating están diseñados para ser interactivos. Al seleccionar una celda específica de la matriz o un segmento del gráfico de barras, puede filtrar y ver los impactos que coinciden con los criterios elegidos.

Entre las principales ventajas del Impact Analysis Dashboard se incluyen:

• Visualización de riesgos mejorada: el panel ofrece una representación visual clara e integral de los impactos, clasificándolos según su probabilidad y gravedad. Esto ayuda a comprender rápidamente el panorama de riesgos en todo el portafolio de proyectos.

• Toma de decisiones mejorada: con los impactos de proyecto claramente representados, los directores de proyecto y el equipo de la PMO pueden tomar decisiones más informadas. Pueden priorizar los recursos y la atención en los impactos de proyecto que representan la mayor amenaza para el éxito de los proyectos o sus objetivos estratégicos.

• Gestión proactiva de riesgos: el panel facilita un enfoque proactivo de la gestión de riesgos. Contar con una visualización clara de los riesgos potenciales y sus impactos ayuda a anticiparse, desarrollando estrategias para mitigarlos con antelación en lugar de reaccionar a los problemas a medida que surgen.

• Alineación estratégica: el panel ayuda a garantizar que los esfuerzos de gestión de riesgos estén alineados con los objetivos estratégicos más amplios. Ayuda a identificar rápidamente los riesgos que podrían desviar las iniciativas estratégicas y a asegurar que el enfoque se mantenga en los proyectos correctos.

• Optimización de recursos: al priorizar los impactos de proyecto, el panel permite una asignación de recursos más eficaz. Esto garantiza que los recursos se asignen a los proyectos que más los necesitan y donde pueden tener el mayor impacto.

• Comunicación mejorada: el panel puede ser una herramienta de comunicación poderosa, ya que ofrece a las partes interesadas una visión general fácil de entender del estado de los impactos, lo cual es esencial para mantener la transparencia y fomentar una gestión de riesgos colaborativa.

• Eficiencia de tiempo: reduce el tiempo dedicado a analizar e informar riesgos al presentar toda la información necesaria en un formato accesible y fácil de usar.

Diseñamos este panel para que se convierta en una parte integral de su estrategia de gestión de riesgos, garantizando que usted siempre esté un paso adelante para asegurar el éxito y los resultados de sus proyectos.

Los catálogos desempeñan un papel clave al brindar comprensión organizacional y colaboración. Ayudan a detallar los entornos de los proyectos y sus interdependencias, ofreciendo una visión integral que mejora los procesos de toma de decisiones, promueve eficazmente la transparencia y centraliza los datos clave de su organización.

La última actualización introduce una mejora importante en el uso de los catálogos. Anteriormente, los elementos de catálogo se utilizaban como propiedades vinculadas a diversos elementos, como proyectos, tareas de cronograma, impactos y más. Esta integración facilitó una comprensión más profunda y una mejor organización del entorno operativo en el que operan estos elementos.

Con este nuevo lanzamiento, hemos ampliado las capacidades de los catálogos. Ahora tiene la posibilidad de asignar directamente elementos de catálogo a los impactos de proyecto o establecer un elemento de catálogo como dependencia.

Esto le permite representar claramente cómo impactos de proyecto específicos son influenciados por, o influyen en, distintos componentes organizacionales catalogados en el sistema, como aplicaciones, el registro de riesgos o los impulsores estratégicos.

Esta mejora permite que las partes interesadas y los directores de proyecto cuenten con una visión integral del impacto y las dependencias de los riesgos y problemas, garantizando una mejor gestión y alineación estratégica.

La página Catalog Workspace está diseñada para ofrecer una vista integral de todos los proyectos, riesgos y problemas asociados con un elemento de catálogo específico. Esta asociación puede deberse a que un proyecto o un impacto de proyecto está asignado a, depende de, o tiene definido como propiedad dicho elemento de catálogo.

En esta página se muestra cada proyecto o impacto de proyecto vinculado al elemento de catálogo, lo que ofrece una comprensión clara y detallada de cómo estos distintos elementos interactúan con el elemento de catálogo. Por ejemplo, si un proyecto impacta un objetivo estratégico específico (un elemento de catálogo), esa relación es visible en la página. De igual manera, si un riesgo o problema depende de una aplicación determinada (otro elemento de catálogo), esa dependencia también se muestra.

Catalog Workspaces ofrece una vista clara de cómo los distintos proyectos e impactos de proyecto están interconectados con elementos organizacionales clave. Esta visibilidad es importante para una gestión de proyectos eficaz, ya que ayuda a identificar posibles áreas de preocupación u oportunidad dentro del ciclo de vida del proyecto.

Además, esta vista integrada favorece la toma de decisiones estratégicas. Al comprender la red de asociaciones entre proyectos, riesgos, problemas y elementos de catálogo, quienes toman las decisiones pueden alinear sus estrategias de forma más precisa con los objetivos y recursos organizacionales. Esto permite un enfoque más informado para la asignación de recursos, la mitigación de riesgos y la priorización de proyectos según su impacto en los elementos organizacionales críticos.

Hemos realizado un rediseño completo de la página Gestionar el Pronóstico Financiero, con el objetivo de mejorar significativamente su experiencia en la gestión de los pronósticos financieros de los proyectos. El nuevo diseño incorpora varias mejoras clave:

• Experiencia de usuario mejorada: la interfaz se ha rediseñado para lograr una mejor usabilidad, garantizando una interacción más fluida e intuitiva.

• Visibilidad clara de los pronósticos bloqueados: los pronósticos de los meses cerrados ahora se marcan claramente como 'bloqueados', lo que ofrece una vista directa de qué meses están cerrados.

• Gestión sencilla de propiedades personalizadas: el nuevo diseño permite mostrar y actualizar fácilmente las propiedades personalizadas asociadas a cada registro de pronóstico, lo que hace que el proceso de gestión sea más simple y eficiente.
  
  Para mostrar las propiedades adicionales, simplemente haga clic en el botón Show Data Fields. Haga clic en el botón Hide Data Fields para volver a la vista resumida.

• Vista general del pronóstico anual completo: ahora está disponible una vista de pronóstico anual completo (FYF), que muestra los valores reales de los meses cerrados junto con el pronóstico de los próximos meses, lo que permite realizar ajustes y planificar con mayor información.

• Función de vista Delta: una nueva vista Delta le permite comparar fácilmente los valores reales con los pronósticos en los meses cerrados, ofreciendo una referencia rápida para identificar áreas de sobregasto o subgasto.

Tenga en cuenta que puede contraer los datos en cualquiera de las vistas y usar el botón Expended View para expandir los datos.

Este rediseño refleja nuestro compromiso de ofrecer herramientas que no solo satisfagan sus necesidades de gestión de proyectos, sino que también mejoren la eficiencia y la efectividad de sus esfuerzos de pronóstico financiero.

La nueva función Comandos de página, disponible tanto en la página de inicio como en la página de la consola de administración, mejora significativamente su capacidad para desplazarse por la aplicación. Con solo presionar 'Alt-C', puede abrir un cuadro de diálogo que permite realizar búsquedas rápidas y navegar directamente a distintas páginas, o ejecutar una variedad de acciones.

Una vez activado, basta con comenzar a escribir para que el cuadro de diálogo de comandos muestre de forma intuitiva una lista de páginas y acciones relevantes. Esto no solo simplifica el proceso de moverse entre las distintas partes de la aplicación, sino que también le permite ejecutar comandos directamente desde el cuadro de diálogo, mejorando su eficiencia general y su experiencia de usuario. Ya sea que necesite pasar rápidamente a otra página o ejecutar una función específica, la función Comandos de página está diseñada para facilitar estas tareas sin esfuerzo.

La incorporación de Comandos de página representa un paso importante para hacer que la aplicación sea más fácil de usar y más eficiente, garantizando que dedique menos tiempo a buscar y más tiempo a hacer.

Esta versión incluye una actualización de la página de la consola de administración, transformándola de una simple lista de enlaces en una interfaz más informativa y fácil de usar. Junto a cada enlace ahora encontrará descripciones claras que brindan contexto y orientación sobre la función de cada herramienta administrativa. Esta mejora no solo facilita la comprensión y la navegación por las distintas funciones administrativas, sino que también añade un nivel adicional de eficiencia a su flujo de trabajo.

Además, estas mejoras se integran perfectamente con la función Comandos de página. Al presionar 'Alt-C', puede acceder rápidamente a cualquiera de estos enlaces directamente desde el cuadro de diálogo de comandos. Esto significa menos tiempo dedicado a buscar la función administrativa correcta y más tiempo enfocado en una gestión eficaz.

Con esta actualización, la consola de administración se convierte no solo en una puerta de entrada, sino en un recorrido guiado por las capacidades administrativas de nuestra aplicación, garantizando que tenga toda la información que necesita al alcance de la mano. Esta mejora forma parte de nuestro compromiso continuo de ofrecer una experiencia de usuario más intuitiva y eficiente.

• Función configurable de edición de valores financieros reales: para mejorar el control y la precisión, la aplicación ahora ofrece una opción de configuración que restringe la edición de los valores financieros reales exclusivamente a los administradores del proyecto. Esta función busca centralizar el registro financiero y mantener la integridad de los datos dentro de la interfaz de usuario.

• Integración de DevOps / Jira mejorada: hemos mejorado nuestras capacidades de integración con DevOps y Jira. Ahora tiene la opción de impedir la creación automática de elementos de ADO/Jira para las tarjetas creadas inicialmente en el backlog. Esta flexibilidad adicional permite un enfoque más personalizado sobre cómo se gestionan e integran los elementos del backlog entre plataformas.

• Los registros de usuario designados como 'Sin licencia' no pueden asignarse al rol 'Usuario', ya que los usuarios sin licencia no tienen acceso de inicio de sesión a la aplicación.

• Hemos mejorado la legibilidad y la facilidad de uso del panel de Estado del Proyecto, facilitando la revisión y comprensión de las actualizaciones de los proyectos. Aún puede cambiar al diseño 'Informe completo' para ver informes de estado detallados junto con el estado RAG anterior.

• Se resolvió un problema por el cual, al cambiar las fechas de las tareas del cronograma, sus dependencias no se actualizaban correctamente.

• Se corrigió un problema que se producía al guardar las probabilidades de impacto cuando la configuración de los valores de probabilidad e impacto era diferente.

• Se corrigió la plantilla de edición masiva de Impacto para usar la etiqueta de encabezado de columna correcta para 'Owner'.

• Se mejoró el proceso de edición masiva de Planes de Recursos para evitar que los marcadores de posición se cambien a registros de usuario y viceversa.