¡Las reuniones excelentes comienzan con una gran preparación! En este artículo explicamos cómo preparar su reunión en Fluid para que obtenga el mayor valor posible del tiempo en la sala.
En una encuesta reciente a 1600 personas sobre lo que más les molesta de las reuniones, 5 de sus 10 principales quejas estaban relacionadas con una mala preparación de la reunión.
Puede encontrar nuestras 5 principales recomendaciones para reuniones bien planificadas aquí.
Una vez que haya creado su próxima sesión y haya confirmado la hora, la fecha y los asistentes de la sesión, es hora de preparar la agenda de la reunión y el contenido previo a la reunión.
Definir una agenda
Comience a escribir usando Fluid Capture para ingresar todos los elementos de su agenda uno por uno.
Agregar acciones abiertas de reuniones anteriores
La mayoría de las reuniones dan lugar a acciones y decisiones, por lo que dar seguimiento a su estado es importante para que la reunión sea eficaz.
Al configurar una nueva sesión de reunión, puede agregar acciones y decisiones abiertas a su agenda simplemente haciendo clic en el enlace Acciones de la Reunión Anterior en la barra de navegación del lado izquierdo.
Desde el cuadro de diálogo, seleccione los elementos que desea incluir y luego haga clic en Agregar a la sesión.
Fluid facilita muchísimo la colaboración en la construcción de su agenda. Una vez creada su sesión, ¿por qué no invitar a los miembros de la reunión a agregar sus temas de discusión? ¿O editar los elementos de su agenda con más detalle? ¿O agregar sus materiales de apoyo y documentos para discusión directamente a los elementos de agenda que tienen asignados?
Avise a las personas mencionándolas con @ en el canal de la reunión, o asigne acciones a las personas desde la reunión para que aporten su opinión usando los Comandos de lenguaje natural de Fluid.
Todas las actualizaciones y cambios están disponibles de inmediato para todos los demás miembros, y se puede colaborar en ellos antes de la reunión para que todos estén alineados y lo más preparados posible para la sesión.
Compartir la agenda de la reunión
Una vez que haya completado su agenda detallada, puede enviarla por correo electrónico a los asistentes de la reunión, o enviar una invitación de calendario directamente desde la página de la sesión, también completada con los detalles de la agenda.
Solo puede enviar una invitación de calendario desde una sesión en Fluid si la reunión fue creada en Fluid. Si la reunión se creó a partir de una invitación de calendario, entonces el envío de la invitación de calendario desde Fluid no estará disponible.
Para obtener más información sobre cómo programar reuniones desde su calendario, haga clic aquí.
Enviar acciones previas a la reunión
Si necesita asignar acciones a personas antes de la sesión, puede usar los Comandos de lenguaje natural de Fluid directamente desde el flujo de chat de la reunión.
Como alternativa, si necesita que la acción asignada quede registrada como parte del acta de la reunión, agréguela a la sesión usando Fluid Capture y luego seleccione Enviar a todos en el menú de 3 puntos de la derecha.
Documentos de la sesión
Agregue documentos de la sesión en la parte inferior de la página de la sesión...
... O agregue los documentos relevantes a sus respectivos elementos de la agenda.
