Programas Principales vs. Programas de Informes

En el artículo Jerarquías de proyectos, explicamos cómo crear subproyectos y una jerarquía de proyectos, así como la forma en que la información de los subproyectos se acumula hacia los proyectos principales. Los proyectos también pueden formar parte de un programa general (Programa Principal) o pueden estar vinculados a un Programa de Informes. 

NOTA: Un programa no se define explícitamente como un "programa principal" o un "programa de informes" y, de hecho, puede ser ambos. Como se explica más adelante, la clasificación de un programa depende del tipo de relaciones entre el programa y los proyectos que incluye.

Consulte Crear un proyecto o programa para aprender a crear un programa.

En este artículo, nos centraremos en explicar la diferencia entre ambos tipos de programa y cómo configurarlos.

Los programas principales se definen como un grupo de proyectos relacionados que se gestionan de manera coordinada para alcanzar un objetivo organizacional. Todos los proyectos dentro de una jerarquía de proyectos tienen el mismo programa principal. Un proyecto solo puede tener un programa principal.

Solo el proyecto principal de nivel superior de la jerarquía de proyectos necesita estar vinculado explícitamente al programa principal. Todos sus subproyectos heredan automáticamente el mismo programa principal.

La lista de proyectos incluidos en un programa se puede ver en la sección Subproyectos de la página del espacio de trabajo del programa. 

• Para agregar un proyecto existente a un programa, seleccione 'Vincular a un proyecto' desde el espacio de trabajo del programa, busque el proyecto que desea y haga clic en De acuerdo.

Si el proyecto seleccionado tiene subproyectos, todos sus subproyectos se agregarán automáticamente al programa.

También puede crear un nuevo proyecto para el programa seleccionando 'Crear un proyecto'. El proyecto recién creado se agrega automáticamente al programa.

Acumulación de datos

Al igual que en las jerarquías de proyectos, las finanzas de todos los proyectos dentro del programa se acumulan automáticamente en el programa. Dado que un programa no registra finanzas por sí mismo, las finanzas del programa representan la agregación de las finanzas de todos los proyectos dentro del programa.

Las tareas de cronograma y los impactos también se pueden promover al programa principal. Para hacerlo, el campo Promovido del elemento debe configurarse como Programa. Las mismas reglas de promoción descritas para los proyectos principales (enlace aquí) también se aplican en este caso.

Los programas de informes se utilizan como una entidad de generación de informes y conectan proyectos a través de cualquier portafolio.

Puede vincular un proyecto a un programa de informes desde la página Configuración del Proyecto. Un proyecto solo puede tener un programa de informes y puede tener un programa principal y un programa de informes simultáneamente.

La sección Detalles del proyecto del espacio de trabajo del proyecto muestra el programa principal del proyecto y el programa de informes, si tiene alguno:

Los proyectos vinculados a un programa de informes se pueden ver en la sección Proyectos del espacio de trabajo del programa de informes. Un ícono de enlace agregado al título del proyecto indica un vínculo de informes (a diferencia de un vínculo de jerarquía).

Acumulación de datos
A diferencia de los programas principales, los programas de informes solo acumulan datos de los proyectos que están explícitamente vinculados al programa de informes, no acumulan datos de los subproyectos de los proyectos vinculados. 

En el ejemplo anterior, solo las finanzas de los tres proyectos explícitamente vinculados al programa de informes se acumulan en el programa. Las finanzas de los subproyectos del Proyecto 3 no se acumulan en el programa de informes.

La misma regla se aplica al informe de estado, las tareas de cronograma y los impactos. Solo los datos de los proyectos que han sido vinculados explícitamente pueden promoverse al programa de informes. 

Promover un elemento a un programa de informes se realiza exactamente de la misma manera que promover un elemento al programa principal, es decir, el campo Promovido del elemento debe configurarse como Programa.  

NOTA: Configurar el campo Promovido de una tarea de cronograma o un impacto como Programa significa que el elemento se puede promover tanto al programa principal como al programa de informes. No es posible configurar la marca Promovido para un solo tipo de programa.

Los programas no registran finanzas. Por lo tanto, las finanzas del programa agregan lo siguiente:

• finanzas de todos los proyectos para los cuales el programa es un programa principal 

• finanzas de todos los proyectos para los cuales el programa es un programa de informes. 

Como se mencionó anteriormente, las finanzas de los subproyectos de los proyectos vinculados no se acumulan en el programa.

Al igual que en los proyectos principales, la página del espacio de trabajo de los programas principales y de informes muestra cuatro secciones adicionales si se han promovido elementos al programa.

• Promovido: Proyecto con estado: Esta sección muestra el último informe de estado y la tendencia del informe de estado para todos los proyectos vinculados o subproyectos que tengan un informe de estado. Los informes de estado de los proyectos se mostrarán incluso si el proyecto tiene configurada la opción 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' en No.

• Promovido: Plan de proyectos en rojo y ámbar para verde: Esta sección muestra los componentes RAG en rojo y ámbar para los subproyectos y los proyectos vinculados, así como los detalles de su plan de camino hacia el verde. Este contenido se muestra independientemente de la configuración de 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' del proyecto.

• Promovido: Cronograma: Las tareas de cronograma de los subproyectos y los proyectos vinculados que se hayan configurado como promovidas a Programa se muestran en este componente independientemente de la configuración de 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' del proyecto.

• Promovido: Impactos del proyecto: Los impactos de los subproyectos y los proyectos vinculados que se hayan configurado como promovidos a Programa se muestran en este componente independientemente de la configuración de 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' del subproyecto.

El panel de control del programa (con o sin finanzas) se puede acceder desde el menú desplegable Informes de la sección de informe de estado del programa.

El panel de control del programa agrega los datos promovidos de sus subproyectos y de sus proyectos vinculados. Las secciones para los elementos promovidos son las siguientes:

• Promovido: Proyecto con estado: Esta sección muestra el último informe de estado y la tendencia del informe de estado para todos los subproyectos y proyectos vinculados que tengan un informe de estado. Los informes de estado de los proyectos se mostrarán únicamente si el proyecto tiene configurada la opción 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' en Sí.

• Promovido: Plan de proyectos en rojo y ámbar para verde: Esta sección muestra los componentes RAG en rojo y ámbar para los subproyectos y los proyectos vinculados, así como los detalles de su plan de camino hacia el verde. Este contenido se muestra únicamente si el proyecto tiene configurada la opción 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' en Sí.

• Promovido: Cronograma: Las tareas de cronograma de los subproyectos y los proyectos vinculados que se hayan configurado como promovidas a Principal o a Programa se muestran en este componente únicamente si el proyecto tiene configurada la opción 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' en Sí.

• Promovido: Impactos del proyecto: Los impactos de los subproyectos y los proyectos vinculados que se hayan configurado como promovidos a Principal o a Programa se muestran en este componente únicamente si el proyecto tiene configurada la opción 'Mostrar artículos promocionados en los paneles principales' en Sí.

La siguiente tabla es un cuadro comparativo de los programas principales y de informes: