Os Fluxos de Trabalho de Projeto e os Portões de Fase frequentemente exigem evidências de suporte antes que uma solicitação possa avançar. Por exemplo, um Fluxo de Trabalho de Projeto pode exigir evidências para uma atualização de projeto, solicitação de extensão, solicitação de financiamento ou solicitação de novo subprojeto. Um Portão de Fase pode exigir um business case, pacote de aprovação ou documento de governança antes que o projeto possa avançar para a próxima fase.
Quando você aciona um Fluxo de Trabalho de Projeto ou um Portão de Fase, o Fluid cria uma Solicitação de Trabalho. Essa Solicitação de Trabalho pode incluir Propriedades Personalizadas do tipo Documento, nas quais você é solicitado a fornecer um ou mais arquivos de suporte.
Se o documento já tiver sido adicionado ao Projeto, você não precisa enviá-lo novamente. Você pode selecionar o documento existente do Projeto e associá-lo à Propriedade Personalizada do tipo Documento.
Quando aplicável, você também pode selecionar documentos de Projetos relacionados na mesma hierarquia de projetos, incluindo o Projeto pai direto do Projeto, seus subprojetos e Projetos irmãos que compartilham o mesmo pai direto.
Isso ajuda a evitar arquivos duplicados, mantém a consistência das evidências de suporte e garante que o fluxo de trabalho ou portão esteja referenciando o mesmo documento-fonte já utilizado no Projeto.
Por que selecionar um documento existente?
Os Fluxos de Trabalho de Projeto e os Portões de Fase frequentemente reutilizam documentos que já existem no Projeto.
Por exemplo, um business case pode já ter sido enviado durante a iniciação do projeto, mas ser exigido novamente posteriormente como evidência para um Portão de Fase. Um documento de aprovação de financiamento pode já existir no Projeto, mas precisar ser referenciado quando um Fluxo de Trabalho de Projeto é acionado para solicitar uma extensão ou financiamento adicional.
As evidências de suporte também podem ser gerenciadas em um Projeto relacionado. Por exemplo, um programa ou grande iniciativa de entrega pode incluir vários subprojetos, com cada subprojeto representando uma versão diferente. Alguns artefatos de versão, como um pacote de aprovação, evidências de teste, checklist de implantação ou documento de lições aprendidas, podem ser concluídos para uma versão e reutilizados como evidências de suporte para uma versão futura.
Em vez de enviar outra cópia do mesmo arquivo, você pode selecionar o documento existente ao preencher a Propriedade Personalizada do tipo Documento na Solicitação de Trabalho.
Isso é útil porque ajuda você a:
evitar cópias duplicadas do mesmo arquivo;
reutilizar evidências importantes do projeto em múltiplos Fluxos de Trabalho de Projeto ou Portões de Fase;
manter um vínculo claro entre o documento de suporte e o fluxo de trabalho ou portão onde foi utilizado;
preservar o contexto do documento necessário para governança e auditabilidade.
Enviando ou selecionando um documento
Quando uma Solicitação de Trabalho inclui uma Propriedade Personalizada do tipo Documento, você pode preenchê-la de duas maneiras:
Enviar um novo documento do seu computador.
Selecionar um documento existente que já foi adicionado ao Projeto atual, ao Projeto pai direto, a um subprojeto ou a um Projeto irmão que compartilha o mesmo pai direto.
Use Enviar um novo documento quando o arquivo ainda não tiver sido adicionado ao Projeto relevante.
Use Selecionar um documento existente quando o arquivo já estiver anexado ao Projeto atual ou a um Projeto relacionado na mesma hierarquia de projetos, e deva ser reutilizado para o Fluxo de Trabalho de Projeto ou Portão de Fase atual. Isso evita o envio de outra cópia do mesmo arquivo. Em vez disso, o Fluid armazena uma referência ao documento selecionado.
Quando você escolhe Selecionar Documento Existente, o Fluid exibe os documentos disponíveis no contexto do projeto da Solicitação de Trabalho. Isso pode incluir documentos de:
o Projeto atual;
o Projeto pai direto, quando aplicável;
subprojetos, quando aplicável;
Projetos irmãos que compartilham o mesmo pai direto, quando aplicável.
Para selecionar um documento existente, marque o documento que deseja usar e clique em Vincular Documentos Selecionados.
O documento selecionado é então associado à Propriedade Personalizada do tipo Documento. Nenhum novo arquivo é enviado e nenhuma cópia duplicada é criada.
O que "vinculado" realmente significa
Quando você seleciona um documento existente para uma Propriedade Personalizada do tipo Documento, o Fluid armazena uma referência ao arquivo do documento selecionado. Ele não envia um novo arquivo e não cria uma cópia duplicada.
Isso tem várias implicações importantes:
O mesmo arquivo pode ser referenciado em múltiplos lugares.
O mesmo documento pode ser associado a múltiplas Propriedades Personalizadas do tipo Documento, em Fluxos de Trabalho de Projeto ou Portões de Fase, onde está disponível para seleção. Isso ajuda a evitar envios duplicados quando o mesmo documento de suporte é necessário em mais de um lugar.O conteúdo do arquivo é compartilhado, mas os metadados do documento são separados.
Quando duas Solicitações de Trabalho, Fluxos de Trabalho de Projeto, Portões de Fase ou projetos referenciam o mesmo documento, eles apontam para o mesmo conteúdo de arquivo subjacente. No entanto, cada referência de documento pode ter seus próprios metadados. Esses metadados registram o contexto em que o documento foi utilizado, como o fluxo de trabalho, fase, portão, pacote, histórico de aprovação ou outras informações de governança associadas a esse uso específico do documento.A referência aponta para a versão do arquivo selecionada.
A propriedade referencia a versão do arquivo do documento que foi selecionada no momento em que foi associada à propriedade. Se uma nova versão desse documento for enviada posteriormente, a referência de propriedade existente não é movida automaticamente para a nova versão.Por exemplo, se um documento for selecionado como evidência para um Portão de Fase, e esse Portão de Fase for reaberto posteriormente e o documento for atualizado, o Fluid cria uma nova versão do documento. Outras Solicitações de Trabalho, Fluxos de Trabalho de Projeto ou Portões de Fase que já estavam referenciando o documento original continuam a referenciar a versão que foi originalmente selecionada.
Isso é importante para governança e auditabilidade, pois cada fluxo de trabalho ou portão continua apontando para a evidência que foi selecionada no momento.
Excluir o documento de origem afeta a referência.
Se o documento original for excluído, a propriedade não conseguirá mais exibir ou baixar o arquivo.