Vincular documentos existentes del proyecto con propiedades personalizadas de tipo Documento en Solicitudes de trabajo

Los Flujos de trabajo del proyecto y los Stage Gates a menudo requieren evidencia de respaldo antes de que una solicitud pueda avanzar. Por ejemplo, un Flujo de trabajo del proyecto puede requerir evidencia para una actualización del proyecto, una solicitud de extensión, una solicitud de financiamiento o una nueva solicitud de subproyecto. Un Stage Gate puede requerir un caso de negocio, un paquete de aprobación o un documento de gobernanza antes de que el proyecto pueda avanzar a la siguiente fase.

Cuando activa un Flujo de trabajo del proyecto o un Stage Gate, Fluid crea una Solicitud de trabajo. Esa Solicitud de trabajo puede incluir Propiedades personalizadas de tipo Documento, en las que se le solicita proporcionar uno o más archivos de respaldo.

Si el documento ya se agregó al Proyecto, no es necesario que lo cargue de nuevo. Puede seleccionar el documento existente del Proyecto y asociarlo con la Propiedad personalizada de tipo Documento.

Cuando corresponda, también puede seleccionar documentos de Proyectos relacionados dentro de la misma jerarquía de proyectos, incluido el Proyecto principal directo del Proyecto, sus subproyectos y los Proyectos hermanos que comparten el mismo Proyecto principal directo.

Esto ayuda a evitar archivos duplicados, mantiene la evidencia de respaldo coherente y garantiza que el flujo de trabajo o el Stage Gate haga referencia al mismo documento fuente ya utilizado en el Proyecto.

Los Flujos de trabajo del proyecto y los Stage Gates a menudo reutilizan documentos que ya existen en el Proyecto.

Por ejemplo, es posible que ya se haya cargado un caso de negocio durante la iniciación del proyecto, pero que luego se requiera nuevamente como evidencia para un Stage Gate. Un documento de aprobación de financiamiento puede existir ya en el Proyecto, pero necesitar ser referenciado cuando se activa un Flujo de trabajo del proyecto para solicitar una extensión o financiamiento adicional.

La evidencia de respaldo también puede gestionarse en un Proyecto relacionado. Por ejemplo, un programa o una iniciativa de entrega de gran escala puede incluir varios subproyectos, y cada subproyecto puede representar una versión diferente. Algunos artefactos de la versión, como un paquete de aprobación, evidencia de pruebas, una lista de verificación de implementación o un documento de lecciones aprendidas, pueden completarse para una versión y luego reutilizarse como evidencia de respaldo para una versión futura.

En lugar de cargar otra copia del mismo archivo, puede seleccionar el documento existente al completar la Propiedad personalizada de tipo Documento en la Solicitud de trabajo.

Esto es útil porque le ayuda a:

• evitar copias duplicadas del mismo archivo;

• reutilizar evidencia importante del proyecto en múltiples Flujos de trabajo del proyecto o Stage Gates;

• mantener un vínculo claro entre el documento de respaldo y el flujo de trabajo o el Stage Gate donde se utilizó;

• preservar el contexto del documento necesario para la gobernanza y la auditabilidad.

Cuando una Solicitud de trabajo incluye una Propiedad personalizada de tipo Documento, puede completarla de una de estas dos maneras:

• Cargar un nuevo documento desde su computadora.

• Seleccionar un documento existente que ya se haya agregado al Proyecto actual, al Proyecto principal directo, a un subproyecto o a un Proyecto hermano que comparta el mismo Proyecto principal directo.

Utilice Cargar un nuevo documento cuando el archivo aún no se haya agregado al Proyecto correspondiente.

Utilice Seleccionar un documento existente cuando el archivo ya esté adjunto al Proyecto actual o a un Proyecto relacionado dentro de la misma jerarquía de proyectos, y deba reutilizarse para el Flujo de trabajo del proyecto o el Stage Gate actual. Esto evita cargar otra copia del mismo archivo. En su lugar, Fluid almacena una referencia al documento seleccionado.

Cuando elige Seleccionar documento existente, Fluid muestra los documentos disponibles en el contexto de proyecto de la Solicitud de trabajo. Esto puede incluir documentos de:

• el Proyecto actual;

• el Proyecto principal directo, cuando corresponda;

• los subproyectos, cuando corresponda;

• los Proyectos hermanos que comparten el mismo Proyecto principal directo, cuando corresponda.

Para seleccionar un documento existente, marque el documento que desea utilizar y haga clic en Vincular documentos seleccionados.

El documento seleccionado se asocia entonces con la Propiedad personalizada de tipo Documento. No se carga ningún archivo nuevo y no se crea ninguna copia duplicada.

Cuando selecciona un documento existente para una Propiedad personalizada de tipo Documento, Fluid almacena una referencia al archivo del documento seleccionado. No carga un archivo nuevo ni crea una copia duplicada.

Esto tiene varias implicaciones importantes:

• El mismo archivo se puede referenciar en varios lugares.
  El mismo documento se puede asociar con múltiples Propiedades personalizadas de tipo Documento, en distintos Flujos de trabajo del proyecto o Stage Gates, donde esté disponible para seleccionar. Esto ayuda a evitar cargas duplicadas cuando el mismo documento de respaldo se necesita en más de un lugar.

• El contenido del archivo se comparte, pero los metadatos del documento son independientes.
  Cuando dos Solicitudes de trabajo, Flujos de trabajo del proyecto, Stage Gates o proyectos hacen referencia al mismo documento, apuntan al mismo contenido de archivo subyacente. Sin embargo, cada referencia de documento puede tener sus propios metadatos. Estos metadatos registran el contexto en el que se utilizó el documento, como el flujo de trabajo, la fase, el gate, el paquete, el historial de aprobación u otra información de gobernanza asociada con ese uso específico del documento.

• La referencia apunta a la versión del archivo seleccionada.
  La propiedad hace referencia a la versión del archivo del documento que se seleccionó en el momento en que se asoció con la propiedad. Si más adelante se carga una nueva versión de ese documento, la referencia existente de la propiedad no pasa automáticamente a la nueva versión.

  Por ejemplo, si se selecciona un documento como evidencia para un Stage Gate, y ese Stage Gate se reabre más adelante y el documento se actualiza, Fluid crea una nueva versión del documento. Otras Solicitudes de trabajo, Flujos de trabajo del proyecto o Stage Gates que ya hacían referencia al documento original continúan haciendo referencia a la versión que se seleccionó originalmente.

  Esto es importante para la gobernanza y la auditabilidad, ya que cada flujo de trabajo o Stage Gate continúa apuntando a la evidencia que se seleccionó en su momento.

• Eliminar el documento fuente afecta la referencia.
  Si se elimina el documento original, la propiedad ya no podrá mostrar ni descargar el archivo.