Cada reunión en Fluid tiene un panel que forma el 'contenedor' de una reunión. También se le suele llamar la página de la serie de reuniones. El panel agrupa toda la información de la reunión de todas las sesiones que se han llevado a cabo a lo largo del tiempo.

Desde aquí puede ver una lista de todas las sesiones realizadas, gestionar el registro de acciones/decisiones de la reunión, así como el desempeño de la reunión y sus miembros.

La navegación del lado izquierdo ofrece acceso a cada sección del panel de la reunión, con herramientas que facilitan lo siguiente:

• Editar los detalles de su reunión 

• Crear una nueva sesión de reunión

• Acceder a la sesión actual

• Descargar en PDF el informe completo de su reunión

• Exportar las acciones del panel & el análisis de la reunión a Excel

• Exportar las actas de su reunión a Word o PowerPoint

• Editar de forma masiva las acciones y decisiones de su reunión.

Puede ir directamente a una sección de la página haciendo clic en el nombre de la sección en el panel de navegación.

La sección superior izquierda de la página del Panel de reuniones muestra el título de la reunión, los miembros de la reunión y el propósito de la reunión. Los cambios a estos detalles se pueden realizar haciendo clic en Editar detalles de la reunión.

Desde esta sección también puede:

• Marcar la reunión como favorita haciendo clic en la estrella.

• Acceder a la dirección de correo electrónico única de la reunión haciendo clic en @ para comunicarse con la reunión desde Outlook

La sección de sesiones de la página muestra todas las sesiones de la reunión que se han llevado a cabo a lo largo del tiempo. 

Desplácese por los meses haciendo clic en las flechas a ambos lados del rango de fechas.

Para crear una nueva sesión en la reunión, haga clic en +AGREGAR. Solo los propietarios de la reunión y/o los facilitadores pueden crear nuevas sesiones.

Se muestra la siguiente información para cada sesión:

• si una sesión sigue abierta o si ha sido concluida y se han emitido las actas;

• el % de asistencia de la sesión; y

• el número de acciones atrasadas de esa sesión

Fluid se centra en medir el desempeño de su reunión.

El gráfico de desempeño muestra los elementos abiertos actuales de cada miembro de la reunión y la tendencia de su asistencia a lo largo del tiempo. Es interactivo, por lo que puede pasar el cursor sobre las estadísticas de un miembro para ver el número de sus acciones, seleccionar las etiquetas de la leyenda para activarlas o desactivarlas, o hacer clic en la columna apilada de una persona para filtrar el registro de Acciones y Decisiones por las acciones que tiene asignadas.

Todas las acciones y decisiones generadas por la reunión se pueden ver, gestionar y actualizar desde la sección de Acciones y Decisiones del panel. 

Las secciones destacadas del panel de acciones y decisiones le permiten:

• Usar las opciones de filtrado detallado a la izquierda para personalizar su vista de los elementos listados.

• Desde el banner superior puede:

  • cambiar entre los elementos abiertos y cerrados de la reunión;

  • abrir la lista de acciones en la Vista de página completa; o 

  • cambiar el orden de los elementos listados.

• Haga clic en el estado de finalización resumido de un elemento con múltiples asignados para expandir la vista y ver a todos los  asignados y su estado individual en el elemento.

• Usar la función Completar Rápidamente para actualizar el estado de las acciones y decisiones. 

• Usar la opción Add Follow On para crear subtareas (acciones y decisiones de seguimiento). 

• Haga clic en el ícono de chat de un elemento para abrir el panel del lado derecho y ver toda la colaboración en torno al elemento o agregar sus propios comentarios.

Haga clic en el título de un elemento para abrir su cuadro de diálogo. El panel del menú del lado izquierdo del cuadro de diálogo le da acceso a:

• agregar elementos a la lista de verificación

• agregar o ver los adjuntos de la acción

• asignar 'subacciones/acciones de seguimiento' a las personas que puedan necesitar realizar tareas en apoyo de su actividad.

• abrir el canal de chat del elemento para ver toda la colaboración en torno a él o agregar sus propios comentarios.

• agregar una URL única para el elemento, lo que facilita compartirlo con otras personas.

• permitir cambios que puedan ser necesarios: puede editar/modificar los detalles de la acción.

En la parte inferior de la página del panel de la reunión puede agregar los documentos de la reunión a los que necesite que los miembros tengan acceso.

Cada reunión tiene su propio conjunto de acciones y decisiones. Puede usar la plantilla predefinida para generar un informe con la lista de acciones y decisiones, o crear su propia plantilla. 

La forma más sencilla de crear su propia plantilla es descargar la Plantilla de Acciones y Decisiones de la biblioteca de plantillas y modificarla según sus necesidades.

Para ello, seleccione el enlace Exportar a Word/PowerPoint y luego haga clic en el ícono de descarga en la ficha de la Plantilla de Acciones y Decisiones.

Realice el cambio en el archivo que descargó y, cuando esté listo, cargue el archivo utilizando la función Agregar un documento. Una vez cargado, haga clic en el ícono Editar para establecer el tipo como Plantilla de Acciones y Decisiones. La nueva plantilla no está lista para usarse.