Funcionalidad de edición masiva de pronóstico financiero

La funcionalidad de carga de pronóstico financiero de Fluid permite a los administradores financieros importar y editar de forma masiva, sin complicaciones, los pronósticos financieros no relacionados con recursos para varios proyectos. Esta función no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a garantizar que la planeación financiera sea precisa y se adapte a las necesidades cambiantes del proyecto.

• Eficiencia en la planeación financiera: introducir manualmente los datos de pronóstico para cada proyecto consume mucho tiempo y es propenso a errores. La funcionalidad de carga masiva permite gestionar grandes volúmenes de datos financieros de manera eficiente, lo que reduce el riesgo de errores manuales y libera tiempo para el análisis estratégico y la toma de decisiones. 

• Integración perfecta con terceros: muchas organizaciones utilizan sistemas independientes para finanzas y contabilidad. La función de carga de pronóstico financiero permite transferir sin inconvenientes los datos de pronóstico financiero desde sistemas de terceros hacia Fluid. Esta integración garantiza la coherencia entre plataformas y mejora la integridad de los datos.

La funcionalidad de carga está disponible desde la página de Administración Financiera y solo los usuarios que tengan el rol de Administración Financiera en su cuenta pueden usar esta funcionalidad.

Un registro de pronóstico financiero es, esencialmente, un conjunto de datos que representa las actividades de pronóstico financiero esperadas durante un período de tiempo, que puede abarcar varios meses. Incluye un conjunto de componentes estáticos y dinámicos. 

Los componentes estáticos — aquellos que generalmente permanecen constantes durante el período de pronóstico — son los siguientes: 

• Referencia financiera: un identificador para la entrada de pronóstico que permite un seguimiento y una referencia precisos. Puede ser único para cada registro o compartido entre varias entradas que representan pronósticos relacionados. Por ejemplo, un número de orden de compra (PO), un número de solicitud de compra (PR) o un código de partida presupuestaria.

• Categoría de gasto / Tipo de gasto: clasifican la naturaleza del pronóstico. La categoría es una clasificación amplia, como 'Hardware' u 'Operativo', mientras que el tipo es más específico y detalla la naturaleza exacta del gasto dentro de su categoría, por ejemplo, 'Servidores' o 'Servicios públicos'.

• Moneda: indica el código de moneda (GBP, USD, EUR, etc.) en el que se expresan los valores del pronóstico financiero. 

• Descripción: la descripción puede utilizarse para proporcionar detalles adicionales o una justificación del registro de pronóstico.

Los componentes dinámicos — aquellos que cambian con cada entrada y representan diferentes puntos en el tiempo — son los siguientes: 

• Fecha: la fecha en que se espera que ocurra el pronóstico.

• Valor: para cada fecha existe un valor asociado que detalla el monto de dinero esperado relacionado con el pronóstico. 

• Comentario: proporciona notas adicionales específicas para ese valor y esa fecha de pronóstico en particular. 

En la práctica, esta estructura significa que puede tener varias entradas de 'Fecha', 'Valor' y 'Comentario' bajo una misma 'Referencia financiera', 'Categoría de gasto/Tipo de gasto', 'Moneda' y 'Descripción'. Por ejemplo, un registro de pronóstico financiero para la categoría 'Hardware' podría tener entradas separadas para enero, febrero y los meses posteriores, cada una con su propio valor específico de fecha y cualquier comentario, si es necesario.

El archivo de pronóstico financiero está compuesto por las siguientes columnas, cada una con tipos de datos y valores específicos:

Puede usar la función de carga para agregar registros de pronóstico nuevos o actualizar los existentes para los proyectos. Asegúrese de proporcionar la siguiente información en el archivo de carga para que el procesamiento se realice correctamente: 

• Referencia externa del proyecto: identificador único del proyecto al que se aplica el pronóstico. 

• Categoría y tipo de gasto: especifica la clasificación del gasto. Como esta carga solo se puede usar para actualizar el pronóstico financiero no relacionado con recursos, la clase del tipo de gasto debe ser 'Cash' y no 'Resource'.

• Fecha: ingrese en formato día/mes/año; sin embargo, solo se utilizan el mes y el año para el procesamiento. 

• Valor del monto: monto financiero pronosticado para el registro. 

Puntos clave a tener en cuenta: 

• Fluid registra los pronósticos a nivel de mes. El día ingresado no se tiene en cuenta, ya que el sistema solo hace referencia al mes y al año. 

• Los registros se identifican y gestionan según una combinación única de 'referencia financiera', 'referencia del proyecto', 'categoría de gasto', 'tipo de gasto', 'moneda' y 'mes/año'.

• Si ya existe un registro de pronóstico que coincide con esta combinación única, se actualizará con el nuevo monto y comentario proporcionados. 

• Cuando el archivo contiene varias entradas para la misma combinación única de identificadores dentro del mismo mes/año, el sistema las consolida en un único registro sumando los valores y combinando los comentarios.

Veamos varios escenarios para comprender mejor las reglas de procesamiento.

En el ejemplo anterior, cada registro representa un pronóstico diferente, ya que la combinación de 'referencia financiera', 'referencia del proyecto', 'categoría de gasto', 'tipo de gasto', 'moneda' y 'mes/año' es única para cada línea. Esto dará como resultado la creación de tres nuevos registros de pronóstico si aún no existen registros de este tipo para el proyecto. 

Nota: si no se proporciona una Referencia financiera para un registro de pronóstico, se le asignará un valor vacío. La coincidencia y el procesamiento continuarán considerando la Referencia financiera como vacía dentro de la combinación de identificador único.

También puede usar la funcionalidad de edición masiva para actualizar registros existentes.

Continuemos con nuestro ejemplo. Si queremos actualizar el pronóstico de abril para servidores, solo necesitamos cargar un nuevo archivo con el nuevo valor y comentario del pronóstico. 

Como ya existe un registro que coincide con los valores de la combinación 'referencia financiera', 'referencia del proyecto', 'categoría de gasto', 'tipo de gasto', 'moneda' y 'mes/año', el registro existente se actualiza con el nuevo valor y comentario. 

El ejemplo anterior hará que el monto de abril para hardware / servidores cambie a $3,000 y que el comentario también se modifique.

Nota: se habría obtenido el mismo resultado si el valor de fecha en el ejemplo del archivo actualizado se hubiera cambiado a otro día de abril. Los pronósticos se registran a nivel de mes, por lo que el proceso de carga no utiliza el valor del día al buscar registros coincidentes.

Veamos el siguiente ejemplo. Hay tres registros de pronóstico distintos, cada uno con varias entradas.

• Pronósticos con Referencia financiera 'PO 8861':

  • Como todas las entradas caen el mismo día de abril, los valores de pronóstico se combinarán, lo que dará como resultado un único valor de pronóstico para abril.

  • Los comentarios de estas entradas se combinarán en uno solo.

• Pronósticos con Referencia financiera 'PO 1245':

  • Las dos entradas que tienen una fecha en mayo tendrán sus valores sumados y se guardarán como el pronóstico de mayo.

  • La entrada de junio se tratará por separado y se guardará como el valor de pronóstico de junio.

• Pronósticos sin Referencia financiera:

  • Como cada entrada corresponde a un mes diferente, se registrarán individualmente como valores de pronóstico mensuales separados.

Nota: cuando varias entradas tienen la misma 'referencia financiera', 'referencia del proyecto', 'categoría de gasto', 'tipo de gasto', 'moneda' y 'mes/año', pero diferentes valores de 'descripción' y 'propiedad personalizada', se guardarán los valores de descripción y propiedad personalizada de la última entrada.