Las plantillas son una excelente forma de estandarizar las estructuras y los procesos de sus reuniones clave, para que los asistentes sepan qué esperar y estén mejor preparados. Más enfoque, menos riesgo y resultados más predecibles. ¡Qué más se puede pedir!

Este artículo explica cómo crear nuevas plantillas de reunión o cómo seleccionar una plantilla diferente para una nueva sesión de reunión.

Para crear una nueva plantilla de reunión, primero debe crear una sesión de reunión con el contenido que desea guardar como plantilla.

Una vez que la sesión se haya completado con los elementos de agenda requeridos y las acciones/decisiones recurrentes, haga clic en Guardar como Plantilla de Reunión para guardar la agenda de la sesión como plantilla.

Para guardar este contenido como una nueva plantilla, seleccione New Template.

Ingrese los detalles de la plantilla y revise los elementos de la agenda.

• Nombre de plantilla

• Descripción: breve descripción que aparecerá en la opción de la plantilla dentro del cuadro de diálogo de la plantilla.

• Manual de plantilla: detalle las pautas y consideraciones al usar la plantilla. Incluya enlaces a otros recursos si es necesario.

• Configuración de privacidad: especifique quién debe poder utilizar la plantilla.

  • Use for this meeting solo significa que la plantilla es específica de la reunión en la que se encuentra y no se puede usar en ninguna otra reunión.

  • Seleccione Shared across my meetings solo si desea reutilizar esta plantilla en cualquier otra reunión que administre.

  • Seleccione Public si desea que su plantilla se comparta en toda su instancia.

• Elementos de la agenda: los elementos que se añadirán a cualquier sesión que utilice la plantilla.

Si necesita editar un elemento de la agenda antes de guardar la plantilla, puede hacerlo haciendo clic en el elemento que desea cambiar. Esto abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrá cambiar los detalles del elemento de la agenda.

• Puede asignar personas específicas o bien usar @Meeting, @Owners o @Members para que las personas con esos roles en la reunión reciban automáticamente los elementos asignados cuando se creen sesiones con la plantilla.

• La fecha de vencimiento se expresa en número de días antes o después de la sesión.

Una vez que haya revisado su plantilla y completado los detalles, haga clic en Guardar.

Confirme si la plantilla debe ser la plantilla predeterminada para todas las sesiones futuras de la reunión.

Puede volver a aplicar una plantilla a una sesión en cualquier momento. Esto es especialmente útil si desea eliminar el contenido de su sesión y comenzar de nuevo con una plantilla limpia.

Para eliminar el contenido existente de una sesión y volver a aplicar una plantilla, haga clic en Recreate Session

Plantillas utilizadas en esta reunión muestra las plantillas ya utilizadas en la serie de reuniones, o puede usar una plantilla de la biblioteca de plantillas de su organización, o utilizar una de sus propias plantillas si ha creado alguna.

Seleccione la plantilla que desea aplicar y confirme el restablecimiento cuando se le solicite.

Para realizar actualizaciones en una plantilla existente, aplique la plantilla a una sesión de reunión y realice los cambios necesarios.

Haga clic en Guardar como Plantilla de Reunión

Seleccione la plantilla EXISTENTE que desea actualizar.

Haga clic en Actualizar esta plantilla.

Revise y modifique los detalles de la plantilla según sea necesario.

Haga clic en Guardar.