Las plantillas son una excelente manera de estandarizar estructuras y procesos para sus reuniones clave, lo que le permite incorporar su información (agenda) en un solo espacio que se puede usar en varias reuniones.
En este artículo veremos cómo puede usar la función de edición masiva para crear sus propias plantillas de reunión.
Para acceder a la función de edición masiva, haga clic en la pestaña Reuniones en el panel de navegación y seleccione Mis Plantillas de Reunión.
Las plantillas de agenda de reuniones se agrupan en dos categorías:
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My Public Templates - esta categoría representa las plantillas de reunión que usted ha creado y configurado para que estén disponibles para todos los usuarios.
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My Private Templates - esta categoría representa las plantillas de reunión que solo usted puede usar.
Puede ver, descargar o eliminar cualquier plantilla haciendo clic en los íconos al final de la fila.
Puede acceder a la función de edición masiva haciendo clic en el botón Edición Masiva para descargar todas las plantillas, crear una nueva plantilla o actualizar las plantillas existentes.
Consulte la siguiente sección para obtener una descripción detallada de la funcionalidad de edición masiva.
Uso de la edición masiva
Como se mencionó anteriormente, la edición masiva se puede usar para descargar, crear o actualizar plantillas existentes.
Una vez que haga clic en la opción Edición Masiva, se le presentará el siguiente cuadro de diálogo.
Haga clic en la opción Descargar para descargar todas las plantillas existentes. Luego, realice los cambios necesarios para agregar, actualizar o eliminar una plantilla. Una vez que el extracto se haya actualizado con las plantillas de reunión, guarde el archivo y seleccione la opción Subir para cargar el archivo guardado.
NOTA: los campos del archivo de Excel se explican a continuación
Descripción de los campos de datos (como se muestran en el archivo extraído)
En el archivo de Excel de plantillas de reunión, los datos se representan mediante dos pestañas: Templates & Actions. Ambas tienen sus propios campos de datos en el extracto y se describen a continuación.
NOTA: es importante recordar que, al crear plantillas de reunión, debe haber entradas en ambas pestañas del archivo, principalmente: TemplateName, Type & Title. Consulte las descripciones a continuación
Plantillas de reuniones (pestaña Templates):
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Columna y título |
Descripción |
¿Qué sucede si el campo se deja en blanco al cargar el archivo? |
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A. TemplateName |
El nombre de la plantilla de reunión |
Este es un campo obligatorio. Si el campo se deja en blanco, la entrada se omitirá en la carga y la plantilla de reunión no se creará. |
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B. Description |
La descripción que explica de qué trata la plantilla |
El campo quedará en blanco. |
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C. TemplatePlaybook |
El nombre del manual de la plantilla que se utiliza para explicar cómo llevar a cabo la reunión con la plantilla seleccionada |
El campo quedará en blanco. |
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D. Sharing |
La configuración de privacidad de la plantilla utilizada. Indica cómo se compartirá la plantilla de reunión. |
Si la entrada se deja en blanco, el valor de Sharing se clasificará como una plantilla privada configurada en "Mis reuniones" por Fluid. |
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E. TemplateGuid |
Identificador único global de Fluid para la plantilla. |
Si la entrada se deja en blanco, Fluid generará el Guid de forma predeterminada después de completar la carga. |
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F. Delete |
Esta opción se utiliza para identificar si la plantilla de reunión seleccionada no debe incluirse en la biblioteca de plantillas de reunión. Básicamente, elimina la entrada de la lista de plantillas. |
El campo quedará en blanco. |
Plantilla de reunión (pestaña Actions):
|
Columna y título |
Descripción |
¿Qué sucede si el campo se deja en blanco al cargar el archivo? |
|
A. TemplateName |
El nombre de la plantilla de reunión |
Este es un campo obligatorio. Si el campo se deja en blanco, la entrada se omitirá en la carga y la plantilla de reunión no se creará. |
|
B. TemplateGuid |
Identificador único global de Fluid para la plantilla. |
Si la entrada se deja en blanco, Fluid generará el Guid de forma predeterminada después de completar la carga. |
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C. ItemOrder |
El orden en que se muestran los elementos |
Si la entrada se deja en blanco, Fluid generará un valor predeterminado de "1" después de completar la carga. |
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D. Type |
El tipo de elemento que es (Agenda, Action o Decision) |
Este es un campo obligatorio. Si el campo se deja en blanco, la entrada se omitirá en la carga y la plantilla de reunión no se creará. |
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E. Title |
El título del elemento de agenda, acción o decisión |
Este es un campo obligatorio. Si el campo se deja en blanco, la entrada se omitirá en la carga y la plantilla de reunión no se creará. |
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F. Description |
La descripción que explica de qué trata la plantilla |
El campo quedará en blanco. |
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G. Theme |
El nombre del tema |
El campo quedará en blanco. |
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H. AssignedTo |
El nombre del propietario/reunión al que se asigna la acción o decisión |
El campo quedará en blanco. |
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I. AssignedToId |
El ID único del propietario/reunión al que se asigna la acción o decisión |
El campo quedará en blanco. |
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J. Priority |
El nivel de prioridad asignado al elemento (ya sea High, Medium o Low) |
Si la entrada se deja en blanco, se le asignará un valor predeterminado de "Medium" una vez que se cargue el archivo. |
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K. DueInDays |
La cantidad de días en que vence el elemento |
El campo quedará en blanco. |
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L. ActionGuid |
Identificador único global de Fluid para la acción |
Si la entrada se deja en blanco, Fluid generará el Guid de forma predeterminada después de completar la carga. |
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M. Delete |
Esta opción se utiliza para identificar si la plantilla de reunión seleccionada no debe incluirse en la biblioteca de plantillas de reunión. Básicamente, elimina la entrada de la lista de plantillas. |
El campo quedará en blanco. |
Uso de plantillas (nueva reunión)
Una vez creadas las plantillas, puede comenzar a usarlas al crear una nueva reunión. Para obtener más información sobre cómo crear y actualizar reuniones existentes con plantillas, consulte el artículo Plantillas de reuniones.
Para crear una nueva reunión, haga clic en el botón "Crear" en el panel de navegación o seleccione "Crear una reunión" en la página de reuniones.
Se mostrará el cuadro de diálogo de plantillas, donde podrá seleccionar la plantilla que usará para su reunión.
Las dos categorías de plantillas de reunión serán las siguientes:
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Las plantillas de su instancia (que tendrán el nombre de su instancia) que se consideran como las plantillas Public.
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Sus plantillas que se guardan como sus plantillas Privado.