Cada reunião no Fluid possui um painel que forma o 'contêiner' de uma reunião. Também é frequentemente referido como a página da série de reuniões. O painel agrega todas as informações da reunião de todas as sessões realizadas ao longo do tempo.

A partir daqui, você pode ver uma lista de todas as sessões realizadas, gerenciar o registro de ações/decisões da reunião - bem como o desempenho da reunião e de seus membros.

A navegação à esquerda oferece acesso a cada seção do painel da reunião, com ferramentas que facilitam:

• Editar os detalhes da sua reunião 

• Criar uma nova sessão de reunião

• Acessar a sessão atual

• Download em PDF do seu relatório completo de reunião

• Exportar as ações do painel e análises da reunião para o Excel

• Exportar a ata da reunião para Word ou PowerPoint

• Editar em massa as ações e decisões da sua reunião.

Você pode ir diretamente a uma seção da página clicando no nome da seção no painel de navegação.

A seção superior esquerda da página do Painel da Reunião exibe o título da reunião, os membros da reunião e o propósito da reunião. Alterações nesses detalhes podem ser feitas clicando em Editar Detalhes da Reunião.

Nesta seção você também pode:

• Adicionar a reunião aos favoritos clicando na estrela.

• Acessar o endereço de e-mail exclusivo da reunião clicando em @ para comunicar-se com a reunião pelo Outlook

A seção de sessões da página exibe todas as sessões da reunião que foram realizadas ao longo do tempo. 

Navegue pelos meses clicando nas setas em cada lado do intervalo de datas.

Para criar uma nova sessão na reunião, clique em +ADICIONAR. Somente os proprietários da reunião e/ou os facilitadores podem criar novas sessões.

As seguintes informações são exibidas para cada sessão:

• se uma sessão ainda está aberta ou se foi concluída e a ata emitida;

• o % de presença na sessão; e

• a contagem de ações em atraso dessa sessão

O Fluid tem tudo a ver com a medição do desempenho da sua reunião.

O gráfico de desempenho mostra os itens abertos atuais de cada membro da reunião e a tendência de presença ao longo do tempo. É interativo, portanto passe o cursor sobre as estatísticas de um membro para ver a contagem de suas ações, selecione os rótulos da legenda para ativá-los/desativá-los ou clique na coluna empilhada de uma pessoa para filtrar o registro de Ações e Decisões pelas ações atribuídas a ela.

Todas as ações e decisões levantadas pela reunião podem ser visualizadas, gerenciadas e atualizadas na seção de Ações e Decisões do painel. 

As seções destacadas no painel de ações e decisões permitem que você:

• Use as opções detalhadas de filtragem à esquerda para personalizar sua visualização dos itens listados.

• No banner superior você pode:

  • alternar entre os itens abertos e fechados das reuniões;

  • abrir a lista de ações na Visualização em Página Inteira; ou 

  • alterar a ordenação dos itens listados.

• Clique no status de conclusão resumido de um item com múltiplos responsáveis para expandir a visualização e ver todos os responsáveis e seus status individuais no item.

• Use a função Conclusão Rápida para atualizar o status de ações e decisões. 

• Use a opção Adicionar Continuação para criar subtarefas (ações e decisões de continuação). 

• Clique no ícone de chat de um item para abrir o painel à direita e visualizar toda a colaboração em torno do item ou adicionar seus próprios comentários.

Clique no título de um item para abrir sua caixa de diálogo. O painel de menu à esquerda da caixa de diálogo dá acesso a:

• adicionar itens de lista de verificação

• adicionar ou visualizar anexos na ação

• atribuir 'subações/ações de continuação' a pessoas que possam precisar fazer coisas em apoio à sua atividade.

• abrir o canal de chat do item para visualizar toda a colaboração em torno do item ou adicionar seus próprios comentários.

• adicionar uma URL exclusiva para o item, facilitando o compartilhamento com outras pessoas.

• permitir alterações que possam precisar ser adicionadas, você pode editar/alterar os detalhes da ação.

Na parte inferior da página do painel da reunião, você pode adicionar quaisquer documentos da reunião aos quais os membros precisem ter acesso.

Cada reunião tem seu próprio conjunto de ações e decisões. Você pode usar o modelo predefinido para reportar a lista de ações e decisões ou criar seu próprio modelo. 

A maneira mais simples de criar seu próprio modelo é baixar o modelo de Ações e Decisões da biblioteca de modelos e alterá-lo conforme suas necessidades.

Para fazer isso, selecione o link Exportar para Word/PowerPoint e clique no ícone de download no bloco do modelo de Ações e Decisões.

Faça as alterações no arquivo baixado e, quando estiver pronto, carregue o arquivo usando a funcionalidade Adicionar um Documento. Após o upload, clique no ícone Editar para definir o tipo como Modelo de Ações e Decisões. O novo modelo já está pronto para ser usado.