Conforme explicado no artigo Previsão de Recursos, uma abordagem alternativa à alocação baseada em função é a alocação baseada em cronograma. Essa abordagem consiste em usar o cronograma do projeto para prever e acompanhar as alocações de recursos. Os recursos são alocados diretamente às tarefas do cronograma, com a alocação detalhada até o número de horas esperadas para concluir cada tarefa. Isso permite uma visão clara e detalhada de quais recursos estão envolvidos em tarefas específicas e quando sua participação é necessária.
A Alocação Baseada em Cronograma oferece uma solução diferenciada para projetos em que alinhar recursos a tarefas específicas é essencial. Ela permite que os gerentes de projeto correspondam com precisão a alocação de recursos às demandas orientadas por tarefas do projeto. Esse método aprimora significativamente a visibilidade da utilização de recursos ao longo do cronograma do projeto, levando a um planejamento mais direcionado e a um acompanhamento eficaz.
Como Alocar Recursos Usando o Cronograma do Projeto
Usar a Alocação Baseada em Cronograma é simples. Se o recurso estiver ativado na sua instância, você pode definir as horas alocadas para cada tarefa usando o diálogo de tarefa do cronograma, a entrada de edição rápida ou a funcionalidade de edição em massa do cronograma.
Definindo a alocação de recursos usando o diálogo do cronograma
Use a área Flex Work dentro do diálogo do cronograma para definir a alocação de recursos. Insira as horas de trabalho previstas para o(s) recurso(s) no campo Horas Alocadas. Use o campo Linha de Negócio para especificar a área de negócio associada ao trabalho.
Se uma tarefa tiver múltiplos responsáveis, você tem duas opções para alocar horas:
Alocação Compartilhada: As horas são divididas igualmente entre todos os responsáveis.
Alocações Individuais: Você pode especificar um número exclusivo de horas para cada responsável, o que pode ser definido selecionando a opção Alocações Individuais.
Nota: A seção de Alocações Individuais só é exibida quando a tarefa tem mais de um responsável.
Definindo a alocação de recursos usando a entrada rápida da coluna Horas
Se você tiver várias tarefas para atualizar, pode preferir registrar a alocação de recursos usando a funcionalidade de entrada rápida. O valor de Horas pode ser editado diretamente na página do Gantt.
Se a coluna Horas não estiver visível, acesse o diálogo de configurações de colunas do Gantt para habilitar essa coluna.
Nota: É importante observar que a opção de atualização rápida de Horas no Gantt não atualizará as horas de uma tarefa se a alocação compartilhada estiver dividida individualmente por recurso.
Definindo a alocação de recursos usando a Edição em Massa do Cronograma
Como alternativa, você pode usar a funcionalidade de Edição em Massa do Cronograma para definir ou atualizar as horas de alocação e a linha de negócio associada. Você pode saber mais sobre a Edição em Massa do Cronograma aqui.
Gerenciando um Plano de Cronograma com Alocação de Recursos
Ao gerenciar o cronograma com alocação de recursos, é importante estar ciente de vários fatores-chave:
A alocação de recursos se aplica exclusivamente ao recurso atribuído à tarefa.
No caso de tarefas com múltiplos responsáveis, a alocação de recursos é distribuída igualmente entre eles, a menos que alocações individuais tenham sido atribuídas.
O diálogo do cronograma não fornece uma indicação se um recurso está superalocado. Para verificar a superalocação, use ferramentas como o plano da comunidade do projeto ou o painel de recursos.
Se estiver usando Flex Work (horas alocadas) para registrar a alocação do usuário, não é possível editar o percentual de conclusão da tarefa; ele será calculado automaticamente com base nas horas registradas para essa tarefa.
O status da tarefa para tarefas com alocação de recursos mudará de 'Não Iniciada' para 'Em Andamento' assim que o recurso começar a registrar tempo. No entanto, marcar a tarefa como 'Concluída' é responsabilidade do gerente de projeto.
Previsão da Alocação Total de Recursos e Custo do Projeto a partir do Cronograma
Depois que as horas forem alocadas às tarefas do cronograma, o aplicativo usará o número de horas por dia e o número de dias por mês definidos no cartão de tarifas do recurso para calcular a alocação mensal de headcount correspondente, bem como a previsão financeira.
Se posteriormente você reajustar o cronograma — seja alterando as datas de início ou término de uma tarefa ou as horas alocadas — o aplicativo recalculará automaticamente a nova alocação mensal de headcount e a previsão financeira.
No exemplo abaixo, a tarefa de Chris Brown foi atualizada para começar em janeiro em vez de dezembro, e a alocação de headcount e a previsão financeira agora estão lançadas em janeiro como resultado.
Registrando o Tempo Gasto em Tarefas do Cronograma
Os recursos atribuídos a tarefas agendadas podem registrar o tempo gasto em cada tarefa individual usando planilhas de horas. Essas tarefas serão listadas nas planilhas de horas para as semanas que correspondem ao período da tarefa. Os valores financeiros reais relacionados ao tempo gasto em cada tarefa são determinados usando o cartão de tarifas do recurso.
Os gerentes de projeto têm então múltiplas formas de acompanhar o tempo alocado versus o tempo real. O espaço de trabalho do projeto exibirá o total de horas alocadas e registradas por responsável.
O diálogo do cronograma ou as exportações financeiras podem ser usados para ver o detalhamento das horas registradas por tarefa.
