Como se explica en el artículo Pronóstico de recursos, un enfoque alternativo a la asignación basada en roles es la asignación basada en el cronograma. Este enfoque consiste en usar el cronograma del proyecto para pronosticar y hacer seguimiento de las asignaciones de los recursos. Los recursos se asignan directamente a las tareas del cronograma, y la asignación se detalla hasta el número de horas previstas para completar cada tarea. Esto permite una vista clara y detallada de qué recursos están involucrados en tareas específicas y cuándo se necesita su participación. 

La asignación basada en el cronograma ofrece una solución distintiva para proyectos en los que es esencial alinear los recursos con tareas específicas. Permite a los gerentes de proyecto hacer coincidir con precisión la asignación de recursos con las demandas del proyecto impulsadas por las tareas. Este método mejora significativamente la visibilidad de la utilización de recursos a lo largo del cronograma del proyecto, lo que conduce a una planeación más específica y un seguimiento más eficaz.

Usar la asignación basada en el cronograma es sencillo. Si la función está activada en su instancia, puede establecer las horas asignadas para cada tarea mediante el cuadro de diálogo de tarea del cronograma, la edición rápida o la funcionalidad de edición masiva del cronograma. 

Use el área Flex Work dentro del cuadro de diálogo del cronograma para establecer la asignación de recursos. Ingrese las horas de trabajo previstas para el/los recurso(s) en el campo Horas asignadas. Use el campo Línea de negocio para especificar el área de negocio asociada con el trabajo. 

Si una tarea tiene varios responsables, tiene dos opciones para asignar las horas:

• Shared Allocation: las horas se dividen equitativamente entre todos los responsables.

• Individual Allocations: puede especificar un número de horas particular para cada responsable, lo cual puede configurar seleccionando la opción Individual Allocations.

Nota: la sección Individual Allocations solo se muestra cuando la tarea tiene más de un responsable.

Si tiene varias tareas por actualizar, es posible que prefiera registrar la asignación de recursos mediante la funcionalidad de edición rápida. El valor de Horas se puede editar directamente desde la página de Gantt. 

Si la columna Horas no está visible, acceda al cuadro de diálogo de configuración de columnas de Gantt para habilitar esta columna.

Nota: es importante tener en cuenta que la opción de actualización rápida de Horas en el Gantt no actualizará las horas de una tarea si la asignación compartida está dividida individualmente por recurso.

De manera alternativa, puede usar la funcionalidad de edición masiva del cronograma para establecer o actualizar las horas de asignación y la línea de negocio asociada. Puede obtener más información sobre la edición masiva del cronograma aquí.

Al gestionar el cronograma con asignación de recursos, es importante tener en cuenta varios factores clave: 

• La asignación de recursos se aplica exclusivamente al recurso asignado a la tarea.

• En el caso de tareas que tienen varios responsables, la asignación de recursos se distribuye equitativamente entre ellos a menos que se hayan asignado asignaciones individuales.

• El cuadro de diálogo del cronograma no indica si un recurso está sobreasignado. Para verificar la sobreasignación, use herramientas como el plan comunitario del proyecto o el panel de recursos.

• Si usa Flex Work (horas asignadas) para registrar la asignación del usuario, no es posible editar el porcentaje de finalización de la tarea; este se calculará automáticamente según las horas registradas para esa tarea.

• El estado de la tarea para tareas con asignación de recursos cambiará de 'No Iniciado' a 'En progreso' tan pronto como el recurso comience a registrar tiempo. Sin embargo, marcar la tarea como 'Completado' es responsabilidad del gerente de proyecto.

Una vez que las horas se hayan asignado a las tareas del cronograma, la aplicación usará el número de horas por día y el número de días por mes establecidos en la tabla de tarifas del recurso para calcular la asignación mensual de personal correspondiente, así como el pronóstico financiero.

Si posteriormente reajusta el cronograma, ya sea cambiando las fechas de inicio o fin de una tarea o las horas asignadas, la aplicación recalculará automáticamente la nueva asignación mensual de personal y el pronóstico financiero.

En el siguiente ejemplo, la tarea de Chris Brown se actualizó para comenzar en enero en lugar de diciembre, por lo que la asignación de personal y el pronóstico financiero ahora se registran en enero.

Los recursos asignados a las tareas programadas pueden registrar el tiempo que dedicaron a cada tarea individual usando las hojas de horas. Estas tareas se enumerarán en las hojas de horas de las semanas que coincidan con el plazo de la tarea. Los valores reales financieros relacionados con el tiempo dedicado a cada tarea se determinan mediante la tabla de tarifas del recurso.

Los gerentes de proyecto tienen entonces varias formas de hacer seguimiento del tiempo asignado frente al tiempo real. El espacio de trabajo del proyecto mostrará el total de horas asignadas y registradas por responsable. 

El cuadro de diálogo del cronograma o las exportaciones financieras se pueden usar para ver el desglose de las horas registradas por tarea.