Este artículo ofrece una guía paso a paso para diseñar su propia plantilla de minuta de reunión, adaptada a la marca de su organización y a los detalles específicos que desee incluir. Las mismas instrucciones se pueden aplicar para crear plantillas tanto en Word como en PowerPoint.

• Las plantillas se crean utilizando elementos de enlace que hacen referencia a atributos de datos específicos.

• Se utilizan llaves para identificar los elementos de enlace.

• Para extraer datos, estos deben estar detallados en formato de tabla (los elementos de enlace deben dividirse en una tabla para extraer los datos de cada elemento

• La tabla debe tener una fila de encabezado y la primera celda de esta fila debe especificar el elemento de enlace del objeto del que desea recuperar los datos. Por ejemplo, para que la tabla extraiga todo el contenido de la reunión (acciones, decisiones, elementos de la agenda, etc.), la primera celda de la tabla debe comenzar con el elemento de enlace {@Actions}. El símbolo @ se utiliza para representar la iteración a través de todos los elementos.

• Identifique los elementos de enlace de los datos que necesita para el informe

• Esboce una tabla e inserte cada elemento de enlace en columnas diferentes. También deberá separar las tablas para adaptarse a las diferentes secciones de los datos de la reunión que se extraen (por ejemplo, tendrá 2 tablas separadas para extraer los detalles de la sesión de la reunión y el contenido de la sesión de la reunión).

La siguiente tabla enumera los elementos de enlace que se pueden utilizar para recuperar la información de la reunión.

Al crear una tabla para exportar los elementos de la reunión, es decir, la agenda, las notas, las acciones y las decisiones de la reunión,

• la primera celda de la columna de encabezado debe comenzar con {@Actions} para indicar que la tabla debe devolver los elementos de la reunión.

• se debe agregar el elemento [SubRow] para indicar que se deben devolver el asignado y la respuesta del elemento.

• las columnas que contienen los nombres de los asignados, el estado y la respuesta deben ser consecutivas y las celdas deben dividirse en dos filas.

  • el orden de estas columnas no importa, pero la primera columna debe indicar cuántas columnas se utilizan para devolver los datos del asignado. En el ejemplo anterior, [SplitRow=1] indica que la siguiente columna se utiliza para exportar el nombre del asignado de la agenda, la acción y los asignados de la decisión. Si decidiera devolver el nombre del asignado y el estado, entonces tendría que especificar [SplitRow=2].

  • finalmente, {} en la segunda fila indica dónde se insertarán las filas en el caso de varios asignados. Este último paso solo se aplica a las plantillas de Word.

Ahora veamos cómo crear una plantilla utilizando los elementos de enlace de la sección Comprender los elementos de enlace. El siguiente ejemplo muestra cómo se crean las tablas para devolver los detalles de la reunión, el contenido de la reunión: una acción/decisión vinculada, la fecha de vencimiento y a quién está asignada.

Las tablas de esta plantilla representan los detalles de la reunión y sus elementos de enlace (cadenas entre llaves):

• Tabla 1: los elementos de enlace para extraer los detalles de la reunión, extrayendo la ubicación, la fecha y la hora.

• Tabla 2: los elementos de enlace para extraer la descripción de la sesión de la reunión junto con los detalles de los asistentes/miembros de la reunión (solo los detalles de los miembros invitados y asistentes)

• Tabla 3 (la minuta): los elementos de enlace para extraer la agenda, las notas, las acciones y las decisiones de la sesión de la reunión (indicado por el elemento de enlace de la primera celda {@Actions}, la fecha de vencimiento y los detalles del asignado (el nombre del asignado)
  

La siguiente imagen muestra un ejemplo exportado utilizando la plantilla anterior.

A continuación se adjuntan ejemplos de plantillas de minuta de reunión (tanto plantillas de Word & PowerPoint) para ayudarlo a crear su plantilla.