Este artigo fornece um guia passo a passo sobre como criar seu próprio modelo de ata de reunião, adaptado à identidade visual da sua organização e aos detalhes específicos que você deseja incluir. As mesmas instruções podem ser aplicadas para criar modelos tanto no Word quanto no PowerPoint.
Regras gerais ao criar seu próprio modelo
Os modelos são criados usando elementos de vinculação que fazem referência a atributos de dados específicos.
Chaves são usadas para identificar elementos de vinculação.
Para extrair dados, as informações devem estar detalhadas em formato de tabela (os elementos de vinculação precisam estar divididos em uma tabela para extrair os dados de cada item)
A tabela deve ter uma linha de cabeçalho e a primeira célula dessa linha deve especificar o elemento de vinculação do objeto para o qual você deseja recuperar os dados. Por exemplo, para que a tabela extraia todo o conteúdo da reunião (ações, decisões, itens de pauta etc.), a primeira célula da tabela precisa começar com o elemento de vinculação {@Actions}. O símbolo @ é usado para representar a iteração por todos os itens.
Etapas a seguir para criar o modelo:
Identifique os elementos de vinculação para os dados que você precisa para os relatórios
Esboce uma tabela e insira cada elemento de vinculação em colunas diferentes. Você também precisará separar as tabelas para acomodar as diferentes seções dos dados da reunião que são extraídos (por exemplo, você terá 2 tabelas separadas para extrair os detalhes da sessão da reunião e o conteúdo da sessão da reunião).
Entendendo os Elementos de Vinculação
A tabela abaixo lista os elementos de vinculação que podem ser usados para recuperar as informações da reunião.
1. Detalhes da sessão da reunião
Propriedade | Elemento de Vinculação |
Título da Reunião | {Title} |
Data de Início da Sessão | {dtStartDate} |
Local da Reunião | {Location} |
Objetivo da Reunião | {DescriptionPlain} |
Sessão Anterior | {@PreviousSessions} |
Data de Início da Sessão Anterior | {StartDateString} |
2. Propriedades dos membros da reunião
Propriedade | Elemento de Vinculação |
Responsável | {Owner.Name} |
Participantes convidados | {Participants.Name} |
Participantes presentes | {Attended.Name} |
Justificativas (participantes com ausência justificada) | {Apologies.Name} |
Delegados (participantes com ausência justificada) | {Delegated.Name} |
Ausentes (participantes que não compareceram) | {NoShow.Name} |
3. Propriedades do Conteúdo da Reunião
Propriedade | Elemento de Vinculação |
Tipo de Item (Pauta/Nota/Ação/Decisão) | {Type} |
Subtipo de Item (tipos de itens vinculados associados ao Item de Pauta) | {Child_Type} |
Título do Item | {Title} |
Descrição | {DescriptionPlain} |
Data de Vencimento | {DueDate} |
Atribuído a | {AssignedTo.Name} |
Status | {Status} |
Resposta/Comentário | {ResponseCommentPlain} |
Ações Atrasadas | {Overdue} |
Ações Pendentes | {Outstanding} |
Decisões | {Decision} |
Criando o modelo
Ao criar uma tabela para exportar os itens da reunião, ou seja, pauta, notas, ações e decisões da reunião,
a primeira célula da coluna de cabeçalho deve começar com {@Actions} para indicar que a tabela deve retornar os itens da reunião.
O elemento [SubRow] precisa ser adicionado para indicar que o responsável pelo item e a resposta precisam ser retornados.
as colunas contendo os nomes dos responsáveis, status e resposta devem ser consecutivas e as células precisam ser divididas em duas linhas.
a ordem dessas colunas não importa, mas a primeira coluna deve indicar quantas colunas são usadas para retornar os dados do responsável. No exemplo acima, [SplitRow=1] indica que a próxima coluna é usada para exportar o nome do responsável pela pauta, ação e decisão. Se você decidir retornar o nome e o status do responsável, será necessário especificar [SplitRow=2].
por fim, {} na segunda linha indica onde as linhas serão inseridas no caso de múltiplos responsáveis. Esta etapa final se aplica apenas a Modelos do Word.
Agora vamos ver como criar um modelo usando os elementos de vinculação da seção Entendendo os Elementos de Vinculação. O exemplo a seguir mostra como as tabelas são criadas para retornar os detalhes da reunião, o conteúdo da reunião - ações/decisões vinculadas, data de vencimento e a quem está atribuído.
As tabelas neste modelo representam os detalhes da reunião e seus elementos de vinculação (strings entre chaves):
Tabela 1 - os elementos de vinculação para extrair os detalhes da reunião, incluindo local, data e hora.
Tabela 2 - os elementos de vinculação para extrair a descrição da sessão da reunião junto com os detalhes dos participantes/membros da reunião (apenas os detalhes dos membros convidados e presentes)
Tabela 3 (as atas) - os elementos de vinculação para extrair a pauta, notas, ações e decisões da sessão da reunião (indicados pelo elemento de vinculação da primeira célula {@Actions}), data de vencimento e detalhes do responsável (o nome do responsável)
A imagem abaixo mostra um exemplo exportado usando o modelo acima.
Abaixo estão anexados exemplos de modelos de atas de reunião (modelos Word e PowerPoint) para ajudar a orientá-lo na criação do seu modelo.