La capacidad de distribuir la agenda de la reunión y las actas de la reunión a los miembros de la reunión es una parte fundamental de la gestión de una reunión. Ahora es posible enviar la agenda de la reunión y las actas de la reunión por correo electrónico a los miembros de la reunión, a usuarios de Fluid y a las partes interesadas fuera de Fluid o de la organización. Simplemente seleccione la opción Enviar Correo de Agenda o Enviar Correo electrónico del acta en el panel izquierdo, en sus sesiones de reunión.

En este artículo explicaremos cómo enviar la agenda de la reunión y las actas de la reunión por correo electrónico.

La agenda de la reunión se puede completar y enviar por correo electrónico antes de la reunión. Esto ayuda a los miembros de la reunión a prepararse y contribuir a la reunión con antelación. Navegue hasta el panel izquierdo en la sesión de la reunión y seleccione la opción "Enviar Correo de Agenda". Aparecerá un cuadro de diálogo (ver más abajo).

Las actas de la reunión recogen el contenido de la reunión, incluidas las tareas asignadas a los miembros, y se pueden enviar durante o después de una reunión. Simplemente navegue hasta el panel izquierdo en la sesión de la reunión y seleccione la opción Enviar Correo de la Reunión. Aparecerá un cuadro de diálogo (ver más abajo).

Nota: la opción para enviar la agenda de la reunión por correo electrónico solo aparecerá antes de que comience la reunión. Una vez que la reunión haya comenzado, la opción se actualizará para enviar las actas de la reunión, ya que la reunión ya habrá iniciado.

En el cuadro de diálogo, aparecerán las siguientes opciones a las que se puede enviar la agenda o el acta:

1. ¿Enviar a Miembros de la Reunión? - muestra la lista de todos los propietarios y miembros de la reunión configurados para la serie de reuniones. Puede optar por enviar a todos los propietarios y miembros de la reunión, seleccionar destinatarios específicos o deseleccionar todos.

2. Otros Usuarios Fluid - permite enviar la agenda o el acta a otras personas de la organización que no están incluidas en la serie de reuniones pero que tienen una cuenta de Fluid.

3. Usuarios que no son de Fluid - permite listar/agregar las direcciones de correo electrónico de las partes interesadas externas (usuarios que no son de Fluid) a las que se debe enviar la agenda o el acta.