A capacidade de distribuir a pauta da reunião e a ata da reunião para os membros da reunião é uma parte crucial da condução de uma reunião. Agora é possível enviar a pauta da reunião e a ata da reunião por e-mail para membros da reunião, usuários do Fluid e partes interessadas fora do Fluid ou da organização. Basta selecionar a opção Enviar E-mail da Pauta ou Enviar E-mail da Ata no painel esquerdo, nas suas sessões de reunião.

Neste artigo, explicaremos como enviar a pauta da reunião e a ata da reunião por e-mail.

A pauta da reunião pode ser preenchida e enviada por e-mail antes da reunião. Isso ajuda os membros da reunião a se prepararem e contribuírem para a reunião com antecedência. Navegue até o painel esquerdo na sessão de reunião e selecione a opção "Enviar E-mail da Pauta". Uma caixa de diálogo aparecerá (veja abaixo).

As atas da reunião registram o conteúdo da reunião, incluindo as tarefas atribuídas aos membros, e podem ser enviadas durante ou após uma reunião. Basta navegar até o painel esquerdo na sessão de reunião e selecionar a opção Enviar E-mail da Reunião. Uma caixa de diálogo aparecerá (veja abaixo).

Nota: a opção de enviar a pauta da reunião por e-mail só aparecerá antes do início da reunião. Assim que a reunião começar, a opção será atualizada para enviar a ata da reunião, pois a reunião já terá iniciado.

Na caixa de diálogo, as seguintes opções aparecerão para as quais a pauta/ata pode ser enviada:

1. Enviar para Membros da Reunião? - exibe a lista de todos os proprietários e membros da reunião conforme configurado para a série de reuniões. Você pode optar por enviar para todos os proprietários e membros da reunião, selecionar destinatários específicos ou desmarcar todos.

2. Outros Usuários do Fluid - permite enviar a pauta/ata para outros indivíduos na organização que não estão incluídos na série de reuniões, mas possuem uma conta no Fluid.

3. Usuários Não Fluid - permite listar/adicionar endereços de e-mail de partes interessadas externas (usuários não Fluid) para os quais a pauta/ata deve ser enviada.