La funcionalidad de edición masiva de valores reales financieros de Fluid permite a los administradores financieros cargar valores reales de proyecto no relacionados con recursos. 

Esta función no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a garantizar que la planeación financiera sea precisa y adaptable a las necesidades cambiantes del proyecto.

• Eficiencia en la planeación financiera: Ingresar manualmente los datos de pronóstico para cada proyecto consume mucho tiempo y es propenso a errores. La funcionalidad de carga masiva permite gestionar de manera eficiente grandes volúmenes de datos financieros, reduciendo el riesgo de errores manuales y liberando tiempo para el análisis estratégico y la toma de decisiones. 

• Integración perfecta con terceros: Muchas organizaciones utilizan sistemas independientes para finanzas y contabilidad. La función de carga de pronósticos financieros permite transferir sin inconvenientes los datos de pronóstico financiero desde sistemas de terceros hacia Fluid. Esta integración garantiza la coherencia entre plataformas y mejora la integridad de los datos.

La funcionalidad de carga está disponible en la página de Administración Financiera y solo los usuarios con el rol Administración Financiera en su cuenta pueden utilizar la funcionalidad.

Un registro de valores reales financieros incluye la siguiente información: 

• Referencia financiera: Un identificador opcional para el seguimiento detallado y la conciliación, como un número de orden de compra (PO), un número de solicitud de compra (PR) o un código de partida presupuestaria. Mejora el análisis de costeo de proyectos.

• Número de factura: Un código único para la transacción real (opcional).

• Categoría de gasto / Tipo de gasto: Estos clasifican la naturaleza del gasto real. 

• Moneda: El código (por ejemplo, GBP, USD, EUR) que representa la moneda de la transacción.

• Fecha: La fecha en que se registró el gasto real. 

• Valor: El monto real del gasto.

• Comentario: Notas u observaciones opcionales sobre la transacción.

El archivo de pronóstico financiero está compuesto por las siguientes columnas, cada una con tipos de datos y valores específicos:

Puede utilizar la función de carga para agregar nuevos registros de valores reales o actualizar los existentes. Los siguientes campos son obligatorios para procesar correctamente un registro de valores reales financieros: 

• Referencia externa del proyecto: Identificador único del proyecto al que corresponde el gasto de valores reales. 

• Categoría y tipo de gasto: Especifica la clasificación del gasto. Dado que esta carga solo se puede utilizar para actualizar valores reales financieros no relacionados con recursos, la clase del tipo de gasto debe ser 'Cash' y no 'Resource'.

• Fecha: La fecha del gasto. 

• Valor del monto: El monto del gasto. 

Puntos clave a tener en cuenta: 

• Identificación de registros: Los valores reales se identifican y gestionan mediante una combinación única de 'referencia financiera', 'referencia del proyecto' y 'fecha'. 

• Gestión de múltiples entradas: Si varias entradas del archivo tienen la misma 'referencia financiera', 'referencia del proyecto' y 'fecha', se procesan como entradas individuales independientes. 

• Reemplazo de registros existentes: Si un registro de valores reales en el sistema coincide con la combinación de identificador único del archivo de carga, el sistema eliminará todos los registros existentes que coincidan, sin importar su 'categoría de gasto' y 'tipo de gasto', y los reemplazará con las nuevas entradas de la carga. 

Tras la carga del archivo anterior, si no existen registros previos que coincidan con los identificadores únicos, el sistema creará un nuevo registro de valores reales para cada línea del archivo.

Ahora vamos a cargar el siguiente archivo para actualizar los registros de valores reales.

Después de procesar este archivo, los valores reales del proyecto reflejarán los siguientes cambios:

• Los valores de los registros asociados con los números de factura INV1001, INV2001 e INV2002 se han actualizado con los nuevos datos proporcionados. 

• Los registros correspondientes a los números de factura INV1002 e INV1003 se han eliminado. Dado que estos registros no se incluyeron en la nueva carga y compartían la misma 'referencia financiera', 'referencia del proyecto' y 'fecha' que la primera entrada, se eliminaron conforme a la regla de 'Reemplazo de registros existentes' descrita anteriormente.

• Los valores reales de la categoría de gasto Equipments no cambiaron, ya que no coincidían con ningún registro que se estuviera actualizando.