A funcionalidade de Edição em Massa de Valores Reais Financeiros do Fluid permite que administradores financeiros façam upload de valores reais não relacionados a recursos de projetos.
Este recurso não apenas economiza tempo, mas também ajuda a garantir que o planejamento financeiro seja preciso e adaptável às necessidades mutáveis dos projetos.
Eficiência no Planejamento Financeiro: Inserir manualmente dados de previsão para cada projeto é demorado e sujeito a erros. A funcionalidade de upload em massa permite o tratamento eficiente de grandes volumes de dados financeiros, reduzindo o risco de erros manuais e liberando tempo para análise estratégica e tomada de decisões.
Integração Perfeita com Terceiros: Muitas organizações utilizam sistemas separados para finanças e contabilidade. O recurso de upload de Previsão Financeira permite a transferência perfeita de dados de previsão financeira de sistemas de terceiros para o Fluid. Essa integração garante consistência entre plataformas e melhora a integridade dos dados.
A funcionalidade de upload está disponível na página de Administração Financeira e apenas usuários com a função de Administração Financeira em suas contas podem utilizar a funcionalidade.
Registros de Valores Reais Financeiros
Um registro de valores reais financeiros inclui as seguintes informações:
Referência Financeira: Um identificador opcional para rastreamento detalhado e reconciliação, como um número de OC, número de PR ou código de item orçamentário. Melhora a análise para custeio de projetos.
Número da Fatura: Um código único para a transação real (opcional).
Categoria de Despesa / Tipo de Despesa: Classificam a natureza da despesa real.
Moeda: O código (ex.: GBP, USD, EUR) que representa a moeda da transação.
Data: A data em que a despesa real foi registrada.
Valor: O valor real da despesa.
Comentário: Notas ou comentários opcionais sobre a transação.
Descrição do Formato do Arquivo de Valores Reais Financeiros
O arquivo de previsão financeira é composto pelas seguintes colunas, cada uma contendo tipos e valores de dados específicos:
Título da Coluna | Descrição | Tipo de Dado | Observações |
A. Ref. Financeira | Identificador para a despesa real. | Texto | Este campo não é obrigatório. |
B. Ref. do Projeto | A referência externa do projeto ao qual os valores reais financeiros se aplicam. | Texto | Este campo é obrigatório e o projeto deve existir para que o registro seja processado. |
C. CategoriaDesDespesa | A categoria de despesa à qual a despesa real se aplica. | Texto | Este campo é obrigatório e o valor deve ser uma categoria de despesa válida. Caso contrário, a linha será ignorada. |
D. TipoDeDespesa | O tipo de despesa ao qual a despesa real se aplica. | Texto | Este campo é obrigatório e a combinação de Categoria de Despesa / Tipo de Despesa deve ser válida. Caso contrário, a linha será ignorada. |
E. Código da moeda local | O código de moeda para a despesa real. | Texto | Se deixado em branco, a moeda será definida como a moeda padrão. Se a moeda for inválida, a linha será ignorada. |
F. Comentário | Notas ou comentários opcionais sobre a transação. | Texto | Se deixado em branco, nenhum comentário será definido. |
I. Número da Fatura | Um código único para a transação real. | Texto | Se deixado em branco, nenhum comentário será definido. |
G. Data | A data em que a despesa real foi registrada. | Data | A data deve ser posterior à data de bloqueio de capitalização. Caso contrário, a linha será ignorada. |
H. Valor | O valor real da despesa. | Número | Este campo é obrigatório. Se deixado em branco ou se o valor não for um número, a linha será ignorada. |
J em diante. | Propriedades Personalizadas Financeiras |
Diretrizes de Upload de Valores Reais Financeiros
Você pode usar o recurso de upload para adicionar novos registros de valores reais ou atualizar os existentes. Os seguintes campos são obrigatórios para processar com sucesso um registro de valores reais financeiros:
Referência Externa do Projeto: Identificador único do projeto ao qual a despesa real se aplica.
Categoria e Tipo de Despesa: Especifica a classificação da despesa. Como este upload só pode ser usado para atualizar valores reais financeiros não relacionados a recursos, a classe do tipo de despesa deve ser 'Cash' e não 'Resource'.
Data: A data da despesa.
Valor do Montante: O valor da despesa.
Pontos-chave a observar:
Identificação de Registros: Os valores reais são identificados e gerenciados usando uma combinação única de 'referência financeira', 'referência do projeto' e 'data'.
Tratamento de Múltiplas Entradas: Se várias entradas no arquivo tiverem a mesma 'referência financeira', 'referência do projeto' e 'data', elas serão processadas como entradas individuais separadas.
Substituição de Registros Existentes: Se um registro de valores reais no sistema corresponder à combinação de identificadores únicos do arquivo de upload, o sistema removerá todos os registros existentes correspondentes, independentemente de sua 'categoria de despesa' e 'tipo de despesa', e os substituirá pelas novas entradas do upload.
Exemplos de Cenários para Gerenciamento de Dados de Valores Reais
Criando Novos Registros de Valores Reais
Após o upload do arquivo acima, se não houver registros pré-existentes que correspondam aos identificadores únicos, o sistema criará um novo registro de valor real para cada item de linha no arquivo.
Atualizando Registros de Valores Reais
Agora vamos fazer o upload do arquivo abaixo para atualizar os registros de valores reais.
Após o processamento deste arquivo, os valores reais do projeto refletirão as seguintes alterações:
Os valores dos registros associados aos números de fatura INV1001, INV2001 e INV2002 foram atualizados com os novos dados fornecidos.
Os registros correspondentes aos números de fatura INV1002 e INV1003 foram removidos. Como esses registros não foram incluídos no novo upload e compartilhavam a mesma 'referência financeira', 'referência do projeto' e 'data' que a primeira entrada, eles foram excluídos de acordo com a regra de 'Substituição de Registros Existentes' descrita acima.
Os valores reais da categoria de despesa de Equipamentos permaneceram inalterados, pois não corresponderam a nenhum registro sendo atualizado.