Funcionalidade de Edição em Massa de Previsão Financeira

A funcionalidade de upload de Previsão Financeira do Fluid permite que administradores financeiros importem e editem em massa previsões financeiras não relacionadas a recursos para múltiplos projetos. Esse recurso não apenas economiza tempo, mas também ajuda a garantir que o planejamento financeiro seja preciso e adaptável às necessidades mutáveis dos projetos.

• Eficiência no Planejamento Financeiro: Inserir manualmente dados de previsão para cada projeto é demorado e sujeito a erros. A funcionalidade de upload em massa permite o tratamento eficiente de grandes volumes de dados financeiros, reduzindo o risco de erros manuais e liberando tempo para análise estratégica e tomada de decisões. 

• Integração Perfeita com Terceiros: Muitas organizações utilizam sistemas separados para finanças e contabilidade. O recurso de upload de Previsão Financeira permite a transferência perfeita de dados de previsão financeira de sistemas de terceiros para o Fluid. Essa integração garante consistência entre plataformas e melhora a integridade dos dados.

A funcionalidade de upload está disponível na página de Administração Financeira e somente usuários com a função de Administração Financeira em suas contas podem utilizar a funcionalidade.

Um registro de previsão financeira é essencialmente um conjunto de dados que representa as atividades de previsão financeira esperadas ao longo de um período de tempo, que pode abranger vários meses. Ele inclui um conjunto de componentes estáticos e dinâmicos. 

Os componentes estáticos — aqueles que geralmente permanecem constantes ao longo do período de previsão — são os seguintes: 

• Referência Financeira: Um identificador para a entrada de previsão, permitindo rastreamento e referência precisos. Pode ser exclusivo para cada registro ou compartilhado entre múltiplas entradas que representam previsões relacionadas. Por exemplo, um número de ordem de compra (OC), um número de requisição de compra (RC) ou um código de item de orçamento.

• Categoria de Despesa / Tipo de Despesa: Esses classificam a natureza da previsão. A categoria é uma classificação ampla, como 'Hardware' ou 'Operacional', enquanto o tipo é mais específico, detalhando a natureza exata da despesa dentro de sua categoria, por exemplo, 'Servidores' ou 'Utilidades'.

• Moeda: Indica o código de moeda (GBP, USD, EUR, etc.) no qual os valores da previsão financeira são expressos. 

• Descrição: A descrição pode ser usada para fornecer detalhes adicionais ou justificativa para o registro de previsão.

Os componentes dinâmicos — aqueles que mudam a cada entrada e representam diferentes pontos no tempo — são os seguintes: 

• Data: A data em que se espera que a previsão ocorra.

• Valor: Para cada data, há um valor associado, detalhando o montante esperado de dinheiro relacionado à previsão. 

• Comentário: Fornece notas adicionais específicas para aquele valor e data previstos em particular. 

Na prática, essa estrutura significa que você pode ter múltiplas entradas de 'Data', 'Valor' e 'Comentário' sob o guarda-chuva de uma única 'Referência Financeira', 'Categoria/Tipo de Despesa', 'Moeda' e 'Descrição'. Por exemplo, um registro de previsão financeira para a categoria 'Hardware' pode ter entradas separadas para janeiro, fevereiro e meses subsequentes, cada uma com seu próprio valor específico por data e quaisquer comentários, se necessário.

O arquivo de previsão financeira é composto pelas seguintes colunas, cada uma contendo tipos e valores de dados específicos:

Você pode usar o recurso de upload para adicionar novos registros de previsão ou atualizar registros existentes para projetos. Certifique-se de que as seguintes informações sejam fornecidas no arquivo de upload para um processamento bem-sucedido: 

• Referência Externa do Projeto: Identificador exclusivo para o projeto ao qual a previsão se aplica. 

• Categoria e Tipo de Despesa: Especifica a classificação da despesa. Como este upload só pode ser usado para atualizar previsões financeiras não relacionadas a recursos, a classe do tipo de despesa deve ser 'Caixa' e não 'Recurso'.

• Data: Inserida como dia/mês/ano; no entanto, apenas o mês e o ano são usados para processamento. 

• Valor do Montante: Valor financeiro previsto para o registro. 

Pontos-chave a observar: 

• O Fluid registra previsões no nível mensal. O dia inserido não é considerado, com o sistema referenciando apenas o mês e o ano. 

• Os registros são identificados e gerenciados com base em uma combinação única de 'referência financeira', 'referência do projeto', 'categoria de despesa', 'tipo de despesa', 'moeda' e 'mês/ano'.

• Se um registro de previsão correspondente a essa combinação única já existir, ele será atualizado com o novo valor e comentário fornecidos. 

• Quando múltiplas entradas para a mesma combinação única de identificadores dentro do mesmo mês/ano estiverem presentes no arquivo, o sistema as consolida em um único registro somando os valores e combinando os comentários.

Vamos analisar vários cenários para entender melhor as regras de processamento.

No exemplo acima, cada registro representa um registro de previsão diferente, pois a combinação de 'referência financeira', 'referência do projeto', 'categoria de despesa', 'tipo de despesa', 'moeda' e 'mês/ano' para cada linha é única. Isso resultará na criação de três novos registros de previsão, caso tais registros ainda não existam para o projeto. 

Nota: Se nenhuma Referência Financeira for fornecida para um registro de previsão, será atribuído um valor vazio. A correspondência e o processamento prosseguirão com a Referência Financeira considerada como vazia dentro da combinação de identificadores únicos.

Você também pode usar a funcionalidade de edição em massa para atualizar registros existentes.

Vamos continuar usando nosso exemplo. Se quisermos atualizar a previsão de abril para servidores, basta fazer o upload de um novo arquivo com o novo valor de previsão e comentário. 

Como já existe um registro correspondente aos valores da combinação de 'referência financeira', 'referência do projeto', 'categoria de despesa', 'tipo de despesa', 'moeda' e 'mês/ano', o registro existente é atualizado com o novo valor e comentário. 

O exemplo acima resultará na alteração do valor de abril para hardware / servidores para $3,000 e o comentário também será alterado.

Nota: O mesmo resultado teria sido obtido se o valor da data no exemplo do arquivo atualizado tivesse sido alterado para outro dia em abril. As previsões são registradas no nível mensal, portanto, o processo de upload não utiliza o valor do dia ao verificar registros correspondentes.

Vamos analisar o exemplo abaixo. Há três registros de previsão distintos, cada um com múltiplas entradas.

• Previsões com Referência Financeira 'PO 8861':

  • Como todas as entradas ocorrem no mesmo dia em abril, os valores de previsão serão combinados, resultando em um único valor de previsão para abril.

  • Os comentários dessas entradas serão compilados em um único.

• Previsões com Referência Financeira 'PO 1245':

  • As duas entradas com data em maio terão seus valores somados e salvos como a previsão de maio.

  • A entrada de junho será tratada separadamente e salva como o valor de previsão de junho.

• Previsões sem Referência Financeira:

  • Como cada entrada ocorre em um mês diferente, elas serão registradas individualmente como valores de previsão mensais separados.

Nota: Quando múltiplas entradas possuem a mesma 'referência financeira', 'referência do projeto', 'categoria de despesa', 'tipo de despesa', 'moeda' e 'mês/ano', mas valores diferentes de 'descrição' e 'propriedade personalizada', os valores de descrição e propriedade personalizada da última entrada serão salvos.