Gerenciando Acumulações no Fluid – Exemplo de Implementação

Os accruals garantem que os custos do projeto sejam reconhecidos no período financeiro correto, com base em quando o trabalho é entregue, e não em quando as faturas são recebidas. Isso suporta relatórios financeiros precisos e permite a capitalização adequada dos gastos do projeto.

Este guia demonstra uma abordagem para implementar o gerenciamento de accruals no Fluid, com foco no processo técnico e nos procedimentos de fechamento mensal.

Um accrual é um lançamento contábil temporário que captura o custo estimado do trabalho entregue que ainda não foi faturado. Isso se aplica a:

• Projetos CapEx (custos capitalizáveis) – implementações de software, construções de infraestrutura

• Atividades OpEx (custos operacionais) – serviços de consultoria, contratos de manutenção

Os accruals evitam distorções financeiras causadas por incompatibilidades no timing das faturas e garantem que os dados financeiros do projeto reflitam com precisão o progresso da entrega.

No fechamento de cada mês, a equipe de Finanças ou o PMO é responsável por reconhecer o custo do trabalho entregue, mas ainda não faturado. Isso garante que os dados financeiros do projeto reflitam o progresso real da entrega, e não o timing das faturas dos fornecedores.

O processo de accrual segue um ritmo consistente de fechamento mensal.

1. Calcular o accrual (acumulado desde a última fatura)

   • Determinar quanto trabalho foi entregue desde a última fatura reconhecida ou custo real.

   • Isso pode ser baseado no tempo decorrido, percentual de conclusão ou marcos programados.

   • Calcular o valor total acumulado até a data a partir do ponto da última fatura até o mês de reporte atual.

     • Se nenhuma fatura ainda foi recebida, calcular a partir do início do contrato ou período de entrega.

2. Lançar o accrual

   • Os accruals são registrados usando o arquivo de edição em massa de Reais Não-Recursos.

   • Cada accrual é adicionado como uma linha, especificando:

     • Projeto e mês de reporte

     • Categoria de despesa e tipo de despesa

     • Referência financeira e número da fatura (opcional)

     • Valor

     • % Cap (0 para OpEx, 1 para totalmente capitalizável, ou um valor parcial)

   • Os accruals são normalmente carregados como parte do processamento de reais do fechamento mensal.

3. Estornar o accrual do mês anterior

   • Como o accrual de cada mês reflete o valor total desde a última fatura, o accrual do mês anterior deve ser totalmente estornado.

   • Isso evita dupla contagem e garante que o valor líquido reconhecido reflita apenas a diferença em relação ao período anterior.

   • Isso é feito incluindo um lançamento negativo no mesmo arquivo, espelhando os detalhes do accrual anterior.

4. Continuar mensalmente até o faturamento

   • Repetir esse processo a cada mês, atualizando o valor total acumulado desde a última fatura ou custo reconhecido.

   • Quando a fatura for recebida e estiver pronta para ser processada:

     1. Estornar o último accrual incluindo um lançamento negativo para o accrual mais recente no arquivo de Reais Não-Recursos.

     2. Lançar o valor real da fatura no mesmo arquivo, usando um lançamento positivo com os detalhes corretos do custo.

   • Isso garante que o accrual seja eliminado dos registros e substituído pelo custo confirmado da fatura.

   📌 O estorno do accrual e o lançamento da fatura real devem ocorrer na mesma submissão de fechamento mensal, garantindo uma transição limpa sem duplicações.

Essa abordagem acumulativa garante que os dados financeiros reflitam o custo total do trabalho entregue até a data, mantendo os lançamentos mensais equilibrados e auditáveis.

Este exemplo considera um projeto com uma fatura de $270.000 programada para 22 de outubro de 2024, cobrindo o período de 24 de julho a 21 de outubro de 2024. O custo é acumulado diariamente a uma taxa de $3.000/dia.

Os accruals são acumulativos e lançados no fechamento de cada mês. O accrual do mês anterior é estornado na mesma submissão para garantir um reporte preciso por período.

Essa estrutura garante que o valor total de $270.000 seja reconhecido até o vencimento da fatura, mantendo um reporte preciso de custos mensais.