Gestionar acumulaciones en Fluid – Ejemplo de implementación

Las acumulaciones garantizan que los costos del proyecto se reconozcan en el período financiero correcto, según el momento en que se entrega el trabajo y no cuando se reciben las facturas. Esto respalda la generación de informes financieros precisos y permite la capitalización adecuada del gasto del proyecto.

Esta guía muestra un enfoque para implementar la gestión de acumulaciones en Fluid, centrándose en el proceso técnico y los procedimientos de cierre de mes.

Una acumulación es un asiento contable temporal que refleja el costo estimado del trabajo entregado que aún no se ha facturado. Esto aplica tanto a:

• Proyectos CapEx (costos capitalizables) – implementaciones de software, construcciones de infraestructura

• Actividades OpEx (costos operativos) – servicios de consultoría, contratos de mantenimiento

Las acumulaciones evitan distorsiones financieras causadas por desajustes en el momento de facturación y garantizan que las finanzas de su proyecto reflejen con precisión el avance de la entrega.

Al cierre de cada mes, el equipo de Finanzas o la PMO es responsable de reconocer el costo del trabajo entregado pero aún no facturado. Esto garantiza que las finanzas del proyecto reflejen el avance real de la entrega, no el momento de las facturas de los proveedores.

El proceso de acumulación sigue un ritmo constante de cierre de mes.

1. Calcular la acumulación (acumulada desde la última factura)

   • Determine cuánto trabajo se ha entregado desde la última factura reconocida o costo real.

   • Esto puede basarse en el tiempo transcurrido, el porcentaje de avance o los hitos programados.

   • Calcule el valor total acumulado a la fecha desde el punto de la última factura hasta el mes de informe actual.

     • Si aún no se ha recibido ninguna factura, calcule desde el inicio del contrato o del período de entrega.

2. Registrar la acumulación

   • Las acumulaciones se registran mediante el archivo de edición masiva Non-Resource Actuals.

   • Cada acumulación se agrega como una fila, especificando:

     • Proyecto y mes de informe

     • Categoría de gasto y tipo de gasto

     • Referencia financiera y número de factura (opcional)

     • Monto

     • Cap % (0 para OpEx, 1 para totalmente capitalizable, o un valor parcial)

   • Las acumulaciones normalmente se cargan como parte del procesamiento de valores reales de cierre de mes.

3. Revertir la acumulación del mes anterior

   • Debido a que la acumulación de cada mes refleja el valor total desde la última factura, la acumulación del mes anterior debe revertirse por completo.

   • Esto evita la doble contabilización y garantiza que el monto neto reconocido refleje únicamente la diferencia respecto al período anterior.

   • Esto se hace incluyendo un asiento negativo en el mismo archivo, reflejando los detalles de la acumulación anterior.

4. Continuar cada mes hasta la facturación

   • Repita este proceso cada mes, actualizando el valor total acumulado desde la última factura o costo reconocido.

   • Cuando se recibe la factura y está lista para procesarse:

     1. Revertir la última acumulación incluyendo un asiento negativo para la acumulación más reciente en el archivo Non-Resource Actuals.

     2. Registrar el valor real de la factura en el mismo archivo, mediante un asiento positivo con los detalles correctos del costo.

   • Esto garantiza que la acumulación se elimine de los libros y se reemplace por el costo confirmado de la factura.

   📌 La reversión de la acumulación y el registro de la factura real deben ocurrir en el mismo envío de cierre de mes, garantizando una transición limpia sin duplicación.

Este enfoque acumulativo garantiza que las finanzas reflejen el costo total del trabajo entregado hasta la fecha, manteniendo los asientos mensuales equilibrados y auditables.

Este ejemplo asume un proyecto con una factura de $270,000 programada para el 22 de octubre de 2024, que cubre el período del 24 de julio al 21 de octubre de 2024. El costo se acumula diariamente a una tasa de $3,000 por día.

Las acumulaciones son acumulativas y se registran en cada cierre de mes. La acumulación del mes anterior se revierte en el mismo envío para garantizar un informe preciso del período.

Esta estructura garantiza que se reconozca la totalidad de los $270,000 para cuando vence la factura, manteniendo al mismo tiempo un informe mensual preciso de los costos.