Gestionar licencias de usuario

Las licencias de usuario determinan si un usuario puede acceder a la plataforma y qué nivel de funcionalidad tiene disponible. Gestionar correctamente las licencias garantiza que su organización se mantenga en cumplimiento con la cantidad de Licencias de Negocios y de Colaborador adquiridas.

Este artículo explica:

• Los tipos de licencias disponibles en Fluid

• Cómo se cuentan las licencias

• Cómo gestionar las licencias en el registro de usuario

• Cómo se controlan las licencias al usar grupos de SCIM/Active Directory

Hay tres tipos de licencias en Fluid:

• Acceso completo a todas las funciones y roles con licencia en Fluid.

• Puede iniciar sesión e interactuar con la plataforma sin restricciones.

• Cuenta para la asignación contratada de Licencia de Negocios.
  

• Puede iniciar sesión en Fluid, pero con acceso restringido.

• Limitado a tres roles:

  • Acceso al proyecto

  • Exento de hoja de horas (los colaboradores se configuran como exentos de hoja de horas de forma predeterminada, pero esto se puede cambiar para permitirles enviar hojas de horas)

  • Usuario

• Cuenta para la asignación contratada de Licencia de Colaborador.

👉 Puede obtener más información sobre los colaboradores en este artículo.

• Se utiliza cuando debe existir un registro en Fluid para fines como asignaciones o informes, pero la persona no debe poder iniciar sesión.

• No tiene acceso de inicio de sesión (no se crea ningún registro de usuario).

• Existe en Fluid solo como un registro de recurso, lo que significa que sus datos (por ejemplo, nombre, rol, departamento, capacidad, tabla de tarifas, etc.) aún pueden utilizarse para la planeación, la asignación o los informes.

• No cuenta para las asignaciones con licencia.

Nota sobre registros de recurso frente a registros de usuario:
En Fluid, cada persona está representada por un registro de recurso. Cuando a una persona se le otorga una licencia, ya sea como Usuario con licencia completo o como Colaborador, también obtiene un registro de usuario. Este registro de usuario determina su acceso de inicio de sesión y los roles específicos que puede desempeñar dentro de la aplicación. En otras palabras, los usuarios con licencia o colaboradores son tanto registros de recurso como registros de usuario, lo que les permite iniciar sesión y contar con una variedad de roles según su tipo de licencia.

En cambio, un Usuario sin licencia permanece únicamente como un registro de recurso sin ningún rol de usuario, lo que significa que no puede iniciar sesión, pero conserva información importante del recurso.

• Un Usuario con licencia es cualquier cuenta aprovisionada con una Licencia de Negocios o una Licencia de Colaborador.

• El conteo se basa en el indicador de licencia del registro de usuario, no en si el usuario está marcado como activo, inactivo o bloqueado.

• Un Usuario con Licencia Mensual (MLU) es cualquier cuenta con el indicador de Licencia de Negocios o de Colaborador activado en algún momento durante un mes calendario.

• Esto significa lo siguiente:

  • Si un usuario está desactivado, pero aún tiene activado el indicador de Licencia de Negocios o de Colaborador, sigue contando como licenciado.

  • Para dejar de contar a un usuario desactivado, su licencia debe actualizarse a Sin licencia.

  • La configuración de capacidad no afecta la asignación de licencias - incluso si la capacidad de un usuario se establece en cero, seguirá contando como licenciado si su indicador de licencia está configurado como Negocios o Colaborador.

Las licencias se pueden gestionar de dos maneras:

• Si no utiliza AD/SCIM, puede gestionar los tipos de licencia directamente en Fluid a través de la User Administration Console.

• Actualice el campo de licencia en el registro de usuario para asignar o quitar una licencia.

• De forma predeterminada, los nuevos usuarios aprovisionados mediante SCIM se crean como Sin licencia.

• Para otorgarles una licencia, asigne al usuario al grupo de Active Directory correspondiente, vinculado a la aplicación empresarial de Fluid:

• Estos grupos deben crearse en AD.

• Agregar un usuario a un grupo establece automáticamente el tipo de licencia en Fluid.

• Revise el uso periódicamente: Revise los registros de usuario y las asignaciones de licencias de forma periódica para asegurarse de mantenerse dentro de los límites contratados.

• Actualice siempre a los usuarios desactivados: Asegúrese de que, cuando se desactive a un usuario, su tipo de licencia se cambie a Sin licencia para que deje de contar en su asignación de licencias.

• La capacidad no afecta el conteo de licencias: Incluso si la capacidad de un usuario se establece en cero, si su registro de usuario está marcado como Con licencia o Colaborador, seguirá contando como usuario con licencia. Ajuste siempre el tipo de licencia si desea reducir el uso de sus licencias.

• Tenga en cuenta las revisiones retrospectivas: Recuerde que el uso de licencias puede revisarse de forma retrospectiva, y los excedentes pueden facturarse.