Informes de estado en borrador

Allow Draft Status Reports brinda a los Gerentes de Proyecto más control sobre cuándo se comparten los informes de estado con las partes interesadas.

Cuando está habilitada, introduce un flujo de trabajo de borrador y publicación para los informes de estado. Esto permite que los informes se preparen, revisen y perfeccionen antes de volverse visibles en paneles, vistas de portafolio y otras salidas de informes. Los informes en borrador permanecen privados mientras se están elaborando, y solo se vuelven visibles una vez que se publican explícitamente.

Esta función está diseñada para organizaciones que desean evitar que se compartan actualizaciones incompletas demasiado pronto, respaldar un proceso de informes más controlado y dar a los Gerentes de Proyecto la flexibilidad de finalizar los informes antes del envío formal.

La función Allow Draft Status Reports se controla mediante un indicador de función en el grupo Salud del proyecto de la página Configurar características del proyecto
(Administración → Configurar características del proyecto).

Para cambiar esta configuración, debe ser Administrador de la aplicación o Administrador del proyecto.

De forma predeterminada, Allow Draft Status Reports está desactivada. Esto significa que los informes de estado se guardan de la manera habitual, sin una etapa de borrador independiente antes del envío.

Cuando la función está activada, los usuarios pueden guardar un informe de estado como borrador y publicarlo más adelante, cuando esté listo para compartirse de forma más amplia.

Cuando Allow Draft Status Reports está habilitada, los informes de estado siguen un flujo de trabajo de borrador y publicación.

Cuando Allow Draft Status Reports está habilitada, los usuarios que crean un nuevo informe de estado reciben dos opciones de guardado:

• Guardar como borrador

• Guardar y Publicar

Al seleccionar Guardar como borrador, el informe se guarda como un trabajo en curso. El informe permanece privado y puede revisarse y actualizarse antes de compartirse de forma más amplia.

Al seleccionar Guardar y Publicar, el informe se guarda y queda inmediatamente disponible en las vistas de informes como un informe de estado publicado.

Un informe de estado permanece en borrador hasta que el usuario decide publicarlo.

Se puede acceder a los informes en borrador desde el espacio de trabajo del proyecto. Cuando existe un informe de estado en borrador, la sección Informe de estado muestra un banner destacado que indica que hay un informe en borrador en curso. Los usuarios pueden seleccionar Editar borrador del informe en este banner para reabrirlo y continuar trabajando en él.

Mientras un informe permanece en estado de borrador, este:

• todavía se puede editar o eliminar

• no es visible en las vistas de informes orientadas a las partes interesadas

• no se incluye en las salidas que dependen de informes de estado publicados

Esto significa que los informes en borrador no aparecen en áreas como:

• paneles

• vistas de portafolio

• Exportar a Excel

• Exportar a plantilla

Esto permite que los Gerentes de Proyecto preparen, revisen y perfeccionen un informe antes de que pase a formar parte de los informes formales.

Una vez que un usuario publica un informe de estado:

• el informe se vuelve visible en las vistas de informes

• la versión publicada se convierte en el informe formalmente enviado

• que el informe pueda editarse de nuevo depende de la configuración de Strict Status Reporting

Si Strict Status Reporting está habilitada, los informes publicados siguen las mismas reglas de edición basadas en fechas que cualquier otro informe de estado. Esto significa:

• Los Gerentes de Proyecto solo pueden editar informes publicados con fecha de hoy o futura

• Los Gerentes de Proyecto no pueden editar informes publicados con fecha pasada

• Los Administradores de Proyecto todavía pueden editar informes publicados sin importar la fecha del informe

Si Strict Status Reporting no está habilitada, los informes publicados aún pueden ser editados por usuarios con los permisos adecuados, sin importar la fecha del informe.

Esto significa que publicar un informe lo hace visible como parte de los informes formales, pero no determina por sí solo si el informe permanece editable. El acceso de edición después de la publicación está controlado por la configuración de Strict Status Reporting de su organización. Puede obtener más información sobre los informes de estado estrictos aquí.

Cuando Allow Draft Status Reports está habilitada, la Edición masiva incluye una columna adicional llamada PublishedStatus.

Esta columna muestra si cada informe de estado está actualmente configurado como Borrador o Publicado. Los Gerentes de Proyecto también pueden actualizar este valor mediante la Edición masiva, lo que les permite cambiar si un informe permanece en borrador o se publica.

Esto facilita la gestión del estado de los informes para varios registros a la vez sin necesidad de abrir cada informe individualmente.

Con Allow Draft Status Reports habilitada, los usuarios pueden trabajar en un informe de estado en borrador antes de hacerlo visible más ampliamente.

Esto favorece un proceso de informes más claro al separar la preparación del informe de su envío. Los Gerentes de Proyecto pueden perfeccionar un informe mientras aún está en curso y luego publicarlo cuando esté listo para formar parte de los informes formales.

Una vez publicado, el informe se vuelve visible en las salidas de informes. Que pueda seguir editándose después de eso depende de la configuración de Strict Status Reporting de su organización.

Allow Draft Status Reports es útil para organizaciones que desean:

• permitir que los Gerentes de Proyecto preparen los informes antes de compartirlos

• evitar que los informes incompletos aparezcan en las vistas orientadas a las partes interesadas

• respaldar un proceso de informes más claro de borrador y publicación

• dar a los usuarios más control sobre cuándo se vuelven visibles los informes