Capitalizar los costos de recursos de forma precisa es esencial para garantizar que los gastos de mano de obra del proyecto se asignen correctamente como gasto de capital (CapEx) en lugar de gasto operativo (OpEx). A diferencia de los costos que no son de recursos, la capitalización de costos de recursos está vinculada a la forma en que se asigna el tiempo y el esfuerzo de las personas a los proyectos. Este proceso garantiza el cumplimiento de las normas contables, respalda la planificación financiera y proporciona una visión más clara de la inversión en el desarrollo del proyecto.

Antes de configurar la capitalización de recursos, es importante comprender las diferencias clave entre capitalizar los pronósticos de recursos y los valores reales de recursos:

• Capitalización de pronósticos de recursos – Se basa en el rol asignado a un recurso cuando se asigna a un proyecto. La asignación pronosticada para ese rol se capitaliza únicamente si:

  • El rol está configurado como capitalizable.

  • La asignación se encuentra dentro de una fase capitalizable del proyecto.

  • El proyecto y la configuración financiera permiten la capitalización.

  • El perfil de capitalización define qué parte del tiempo del rol se capitaliza.

• Capitalización de valores reales de recursos – Se basa en entradas de la hoja de horas, lo que significa que la capitalización se determina según el trabajo realizado y no solo según el rol asignado. Una entrada de la hoja de horas se capitalizará únicamente si:

  • La tarea registrada en la hoja de horas está marcada como capitalizable.

  • La hoja de horas se encuentra dentro de una fase capitalizable del proyecto.

  • El proyecto y la configuración financiera permiten la capitalización.

  • El porcentaje de capitalización del tipo de gasto asociado a la tabla de tarifas del recurso define >cuánto del tiempo registrado se capitaliza.

Este artículo ofrece una guía paso a paso para configurar la capitalización de pronósticos y valores reales de recursos, describiendo la configuración necesaria del sistema, cómo definir roles y tareas capitalizables, y cómo se calculan los montos de capitalización para garantizar informes financieros precisos y el cumplimiento de las políticas de capitalización.

Antes de configurar los cálculos de capitalización, deben estar implementadas las siguientes configuraciones tanto para la capitalización de pronósticos de recursos como para la de valores reales de recursos.

Las metodologías y fases del proyecto definen cuándo y cómo se capitalizan los costos de recursos. La capitalización no se aplica de manera uniforme en todas las actividades del proyecto — depende de la fase actual del proyecto y de las tareas realizadas dentro de esa fase.

• Para pronósticos de recursos: un rol del proyecto solo se capitaliza si el proyecto se encuentra en una fase en la que ese rol se marcó como capitalizable en el perfil de capitalización.

• Para valores reales de recursos: una entrada de la hoja de horas solo se capitalizará si se registra en una tarea capitalizable dentro de la fase actual del proyecto.

Si las metodologías y fases del proyecto no están configuradas correctamente:

• Es posible que las asignaciones pronosticadas de recursos no se capitalicen, incluso si el rol es elegible.

• Es posible que las entradas de la hoja de horas no se reconozcan como capitalizables, lo que afecta los informes financieros.

Las metodologías y fases se pueden configurar desde la página de configuración Metodologías, Fases y Tareas. Consulte este artículo para obtener más información.

A cada recurso se le asigna una tabla de tarifas que define sus tarifas financieras — por hora, por día o por mes — según su rol, habilidades o servicios.

Para garantizar una capitalización precisa de los costos de recursos, la tabla de tarifas asignada a un recurso debe configurarse como capitalizable si se espera que su trabajo contribuya al gasto de capital. Dado que las tablas de tarifas definen el costo de un recurso en función de factores como el rol, la ubicación, la antigüedad o el tipo de contrato, no todas las tablas de tarifas deben capitalizarse. Por lo general, solo deben configurarse como capitalizables las tablas de tarifas utilizadas para recursos que realizan trabajo capitalizable — como los que participan en el desarrollo, la implementación o la creación de activos. Las tablas de tarifas asociadas con funciones operativas, roles administrativos generales o actividades no capitalizables deben permanecer como no capitalizables para garantizar informes financieros precisos.

Para obtener orientación detallada sobre la gestión de tablas de tarifas, incluida su configuración como capitalizables, consulte el artículo de Gestión de Tablas de Tarifas.

El tipo de gasto asociado a la tabla de tarifas de un recurso también debe configurarse como capitalizable para que los pronósticos y valores reales del recurso se incluyan en los cálculos de capitalización.

Para configurar los tipos de gastos:

1. Vaya a Administración Financiera > Tipos de gastos.

2. Configure el porcentaje de capitalización con un valor superior al 0%.

   • Para pronósticos: esta configuración determina si la asignación de costos basada en el rol es elegible para la capitalización. Veremos en las siguientes secciones que el porcentaje de capitalización para los pronósticos de recursos lo determina el perfil de capitalización.

   • Para valores reales: esta configuración solo se aplica si el rol y la tarea son capitalizables.

Si la amortización está habilitada, configure lo siguiente (no es necesario en caso contrario):

• Disparador de Amortización – configúrelo como ‘Immediate’ o ‘Implementation’ según el momento en que deba comenzar la amortización.

• Período de amortización – define la cantidad de meses durante los cuales se amortizan los costos capitalizados.

El Perfil de Capitalización determina cómo se capitalizan los roles de los recursos dentro de las diferentes fases del proyecto. Esto garantiza que, cuando se asignan recursos a los proyectos, sus roles se evalúen según las fases del proyecto para determinar si su tiempo es capitalizable y en qué medida.

Al asignar un recurso a un proyecto, se debe seleccionar un rol. Según la fase en la que se encuentre el proyecto, ese rol puede ser parcial o totalmente capitalizable. El perfil de capitalización define estas reglas especificando el porcentaje de capitalización para cada rol dentro de una fase determinada del proyecto. Esto permite que las organizaciones contemplen reglas de capitalización más complejas, en las que ciertos roles pueden tener distintos porcentajes de capitalización en lugar de una simple clasificación de sí o no.

Para configurar los perfiles de capitalización:

1. Vaya a la página de Administración Financiera.

2. Descargue la plantilla del perfil de capitalización.

3. Complete la plantilla con:

   • Nombre del perfil – identifica el perfil con un nombre único. Esto ayuda a agrupar las reglas de capitalización de manera lógica.

   • Metodología – define la metodología para la cual se puede capitalizar el rol.

   • Rol – especifica el rol del recurso (por ejemplo, Developer, Business Analyst).

   • Fase – define en qué fase el rol es capitalizable.

   • Porcentaje de capitalización – especifica qué parte del tiempo del rol es capitalizable. En lugar de una simple clasificación binaria (capitalizable o no), los porcentajes de capitalización permiten reglas más matizadas. Por ejemplo, el tiempo de un Developer podría ser 60% capitalizable, mientras que el de un Solution Architect en la misma fase podría ser 70%. Estos porcentajes garantizan que la capitalización se alinee con las políticas financieras y refleje con precisión la naturaleza del trabajo realizado.

4. Cargue el archivo completo para aplicar el perfil de capitalización.

En el ejemplo anterior:

• Los roles Business Analyst y Business Owner no se capitalizan en la fase Execution.

• Los recursos con el rol Developer que trabajan en la fase Execution de un proyecto con la metodología Waterfall se capitalizan por completo (100%).
  

Antes de usar la carga del perfil de capitalización, asegúrese de que todos los roles indicados en el archivo se hayan creado en la página Gestión de Metadatos dentro de la Consola de Administración.

Para que los valores reales se capitalicen, las tareas (actividades) registradas en las hojas de horas deben configurarse como capitalizables.

Para configurar tareas capitalizables:

1. Vaya a Consola de Administración > Configuración del Proyecto > Metodologías, Fases & Tareas.

2. En Tareas, configure las tareas correspondientes como capitalizables para la fase de proyecto adecuada.

Para obtener orientación detallada sobre la configuración de metodologías, fases y tareas, consulte este artículo.

Es importante asegurarse de que todas las tareas indicadas en esta configuración coincidan con la lista de actividades del proyecto configuradas en la aplicación. Puede obtener más información sobre las actividades del proyecto aquí.

Cada proyecto debe marcarse explícitamente como elegible para capitalización para que se puedan capitalizar los costos de recursos.

Los siguientes ajustes del proyecto se pueden configurar desde la página Detalles del proyecto o mediante la función de edición masiva de Detalles del proyecto:

• Metodología

  • Asigne la metodología del proyecto para garantizar que las reglas de capitalización se alineen con la estructura y el ciclo de vida del proyecto.

• Fechas de fase

  • Establezca las fechas de inicio y fin de cada fase, definiendo el cronograma del proyecto y garantizando una asignación precisa de los costos.

• Fecha de Implementación o Fecha de finalización (según la configuración)

  • Establezca la Fecha de Implementación o la Fecha de finalización para determinar cuándo termina la capitalización y, si corresponde, cuándo comienza la amortización.

  • Si la amortización comienza en la fecha de implementación o en la fecha de finalización, esta fecha marca el punto de transición entre la capitalización y el reconocimiento del gasto.

• Elegibilidad de capitalización

  • Habilite el indicador Es elegible para capitalizar costos (‘Sí’) si el proyecto califica para la capitalización.

• Perfil de Capitalización

  • Asigne el Perfil de Capitalización correspondiente para definir el porcentaje de capitalización de los roles de recursos según la metodología y la fase del proyecto. Tenga en cuenta que el perfil de capitalización solo es necesario si su organización realiza el seguimiento de la capitalización de pronósticos de recursos. 

• Período de Amortización

  • Si la amortización está habilitada, configure el Período de Amortización con un valor superior a 0 para especificar la cantidad de meses durante los cuales se amortizarán los costos capitalizados. Si la amortización no aplica, deje este valor en 0.

Una asignación de pronóstico de recursos se capitalizará únicamente si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• El proyecto es elegible para capitalización – el proyecto debe estar configurado correctamente, incluida una fecha de implementación o fecha de finalización, la elegibilidad de capitalización habilitada, un perfil de capitalización asignado y fechas de proyecto correctamente definidas, tal como se describe en la sección Configuración del proyecto.

• El proyecto tiene una metodología asignada – el proyecto debe tener una metodología aplicada, ya que la capitalización se determina según las fases del proyecto.

• El mes de la asignación se encuentra dentro de una fase capitalizable – la asignación pronosticada debe estar dentro de una fase del proyecto en la que el rol asignado sea capitalizable, según el perfil de capitalización.

• El rol del recurso está configurado como capitalizable – el rol asignado al recurso debe tener un porcentaje de capitalización superior al 0% en el perfil de capitalización para la fase de proyecto correspondiente.

• La tabla de tarifas y el tipo de gasto son capitalizables – la tabla de tarifas del recurso debe estar configurada como capitalizable, y el tipo de gasto asociado a ella debe tener un porcentaje de capitalización superior al 0%.

• La asignación se encuentra dentro del período válido para la capitalización– el pronóstico debe estar dentro del período financiero correcto:

  • Después de la Capitalization Lock Date – los pronósticos anteriores a esta fecha están bloqueados y no se pueden capitalizar.

  • Antes de la Fecha de Implementación del proyecto o la Fecha de finalización (según la configuración) – los pronósticos posteriores a esta fecha se consideran costos operativos.

  • Dentro de un período financiero abierto – los pronósticos en períodos cerrados o bloqueados no se procesarán para la capitalización.

Si se cumplen todas las condiciones anteriores, el sistema calcula el monto de capitalización según el porcentaje de capitalización definido en el Perfil de Capitalización para el rol del recurso dentro de la fase actual del proyecto. Este porcentaje determina la parte del costo pronosticado del recurso que se asigna como CapEx en lugar de OpEx.

Un valor real de recurso (entrada de la hoja de horas) se capitalizará únicamente si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• El proyecto es elegible para capitalización – el proyecto debe estar configurado correctamente, incluida una fecha de implementación o fecha de finalización, la elegibilidad de capitalización habilitada y fechas de proyecto correctamente definidas, tal como se describe en la sección Configuración del proyecto.

• El proyecto tiene una metodología asignada – el proyecto debe tener una metodología aplicada, ya que la capitalización se determina según las fases del proyecto.

• La entrada de la hoja de horas se encuentra dentro de una fase capitalizable – el período de la entrada de la hoja de horas debe coincidir con una fase del proyecto en la que la tarea registrada en la hoja de horas esté configurada como capitalizable.

• La tarea de la hoja de horas es capitalizable en la fase correspondiente – la tarea seleccionada en la hoja de horas debe estar configurada como capitalizable para la fase del proyecto correspondiente al período de la entrada de la hoja de horas en la configuración de Metodologías, Fases & Tareas. 

• La tabla de tarifas y el tipo de gasto del recurso son capitalizables – la tabla de tarifas asignada al recurso debe estar configurada como capitalizable, y el tipo de gasto asociado a ella debe tener un porcentaje de capitalización superior al 0%.

• La fecha financiera del valor real debe estar dentro del período válido para la capitalización–

  • Después de la Capitalization Lock Date – los valores reales registrados antes de esta fecha están bloqueados y no se pueden capitalizar.

  • Antes de la Fecha de Implementación del proyecto o la Fecha de finalización (según la configuración) – los valores reales registrados después de esta fecha se consideran costos operativos.

  • Dentro de un período financiero bloqueado – solo se capitalizarán los valores reales registrados en un mes financiero cerrado. Si el período aún está abierto, los valores reales no se procesarán para la capitalización.

Si se cumplen todas las condiciones anteriores, el sistema calcula el monto de capitalización según el porcentaje de capitalización configurado en el tipo de gasto de la tabla de tarifas del recurso. Este porcentaje determina la parte del costo real del recurso (según las entradas de la hoja de horas) que se clasifica como CapEx en lugar de OpEx.