Capitalizar com precisão os custos de recursos é essencial para garantir que as despesas de mão de obra do projeto sejam corretamente alocadas como despesa de capital (CapEx) em vez de despesa operacional (OpEx). Ao contrário dos custos não relacionados a recursos, a capitalização de custos de recursos está vinculada à forma como o tempo e o esforço das pessoas são alocados aos projetos. Esse processo garante conformidade com os padrões contábeis, apoia o planejamento financeiro e fornece uma visão mais clara do investimento no desenvolvimento de projetos.

Antes de configurar a capitalização de recursos, é importante entender as principais diferenças entre capitalizar previsões de recursos e valores reais de recursos:

• Capitalização de Previsão de Recursos – Baseada na função atribuída a um recurso quando ele é alocado a um projeto. A alocação prevista para essa função é capitalizada somente se:

  • A função estiver definida como capitalizável.

  • A alocação estiver dentro de uma fase de projeto capitalizável.

  • O projeto e a configuração financeira permitirem a capitalização.

  • O perfil de capitalização definir quanto do tempo da função é capitalizado.

• Capitalização de Valores Reais de Recursos – Baseada em lançamentos de folha de ponto, o que significa que a capitalização é orientada pelo trabalho realizado e não apenas pela função atribuída. Um lançamento de folha de ponto será capitalizado somente se:

  • A tarefa registrada na folha de ponto estiver marcada como capitalizável.

  • A folha de ponto estiver dentro de uma fase de projeto capitalizável.

  • O projeto e a configuração financeira permitirem a capitalização.

  • O percentual de capitalização do tipo de despesa associado ao cartão de tarifas do recurso definir quanto do tempo registrado é capitalizado.

Este artigo fornece orientações passo a passo sobre como configurar a capitalização de previsões e valores reais de recursos, descrevendo as configurações de sistema necessárias, como definir funções e tarefas capitalizáveis e como os valores de capitalização são calculados para garantir relatórios financeiros precisos e conformidade com as políticas de capitalização.

Antes de configurar os cálculos de capitalização, as seguintes configurações devem estar em vigor tanto para a capitalização de previsões de recursos quanto para a capitalização de valores reais de recursos.

As metodologias e fases de projeto definem quando e como os custos de recursos são capitalizados. A capitalização não é aplicada de forma uniforme em todas as atividades do projeto — ela depende da fase atual do projeto e das tarefas realizadas dentro dessa fase.

• Para previsões de recursos: Uma função de projeto só é capitalizada se o projeto estiver em uma fase em que essa função tenha sido marcada como capitalizável no perfil de capitalização.

• Para valores reais de recursos: Um lançamento de folha de ponto só será capitalizado se estiver registrado em uma tarefa capitalizável dentro da fase atual do projeto.

Se as metodologias e fases do projeto não estiverem configuradas corretamente:

• As alocações de recursos previstas podem não ser capitalizadas mesmo que a função seja elegível.

• Os lançamentos de folha de ponto podem não ser reconhecidos como capitalizáveis, impactando os relatórios financeiros.

As metodologias e fases podem ser configuradas na página de configurações de Metodologias, Fases e Tarefas. Consulte este artigo para saber mais.

Cada recurso recebe um cartão de tarifas que define suas tarifas financeiras — por hora, por dia ou por mês — com base em sua função, habilidades ou serviços.

Para garantir a capitalização precisa dos custos de recursos, o cartão de tarifas atribuído a um recurso deve ser definido como capitalizável se o trabalho desse recurso for esperado para contribuir com despesas de capital. Como os cartões de tarifas definem o custo de um recurso com base em fatores como função, localização, senioridade ou tipo de contrato, nem todos os cartões de tarifas devem ser capitalizados. Normalmente, apenas os cartões de tarifas usados para recursos que realizam trabalho capitalizável — como aqueles envolvidos em desenvolvimento, implementação ou criação de ativos — devem ser definidos como capitalizáveis. Os cartões de tarifas associados a funções operacionais, funções de overhead ou atividades não capitalizáveis devem permanecer não capitalizáveis para garantir relatórios financeiros precisos.

Para orientações detalhadas sobre o gerenciamento de cartões de tarifas, incluindo como defini-los como capitalizáveis, consulte o artigo de Gerenciamento de Cartões de Tarifas.

O tipo de despesa associado ao cartão de tarifas de um recurso também deve ser definido como capitalizável para que as previsões e os valores reais de recursos sejam incluídos nos cálculos de capitalização.

Para configurar os tipos de despesa:

1. Navegue até Administração Financeira > Tipos de Despesa.

2. Defina o Percentual de Capitalização com um valor maior que 0%.

   • Para previsões: Esta configuração determina se a alocação de custo baseada em função é elegível para capitalização. Veremos nas próximas seções que o percentual de capitalização para previsões de recursos é determinado pelo perfil de capitalização.

   • Para valores reais: Esta configuração se aplica somente se a função e a tarefa forem capitalizáveis.

Se a amortização estiver habilitada, configure o seguinte (não obrigatório caso contrário):

• Gatilho de Amortização – Defina como ‘Imediato’ ou ‘Implementação’ com base em quando a amortização deve começar.

• Período de Amortização – Define o número de meses ao longo dos quais os custos capitalizados são amortizados.

O Perfil de Capitalização determina como as funções de recursos são capitalizadas dentro das diferentes fases do projeto. Isso garante que, quando os recursos são alocados aos projetos, suas funções sejam avaliadas com base nas fases do projeto para determinar se o tempo deles é capitalizável e em que medida.

Ao atribuir um recurso a um projeto, uma função deve ser selecionada. Dependendo da fase em que o projeto se encontra, essa função pode ser parcial ou totalmente capitalizável. O perfil de capitalização define essas regras especificando o percentual de capitalização para cada função dentro de uma determinada fase do projeto. Isso permite que as organizações considerem regras de capitalização mais complexas, onde certas funções podem ter percentuais de capitalização variados em vez de uma classificação simples de sim ou não.

Para configurar perfis de capitalização:

1. Navegue até a página de Administração Financeira.

2. Baixe o modelo de Perfil de Capitalização.

3. Preencha o modelo com:

   • Nome do Perfil – Identifica o perfil com um nome exclusivo. Isso ajuda a agrupar as regras de capitalização de forma lógica.

   • Metodologia – Define a metodologia para a qual a função pode ser capitalizada.

   • Função – Especifica a função do recurso (por exemplo, Desenvolvedor, Analista de Negócios).

   • Fase – Define em qual fase a função é capitalizável.

   • Percentual de Capitalização – Especifica quanto do tempo da função é capitalizável. Em vez de uma classificação binária simples (capitalizável ou não), os percentuais de capitalização permitem regras mais detalhadas. Por exemplo, o tempo de um Desenvolvedor pode ser 60% capitalizável, enquanto o tempo de um Arquiteto de Soluções na mesma fase pode ser 70%. Esses percentuais garantem que a capitalização esteja alinhada com as políticas financeiras e reflita com precisão a natureza do trabalho realizado.

4. Carregue o arquivo preenchido para aplicar o perfil de capitalização.

No exemplo acima:

• Analistas de Negócios e Proprietários de Negócios não são capitalizados na fase de Execução.

• Desenvolvedores que trabalham na fase de Execução de um projeto Waterfall são totalmente capitalizados (100%).
  

Antes de usar o feed de upload do Perfil de Capitalização, certifique-se de que todas as funções listadas no arquivo foram criadas na página de Gerenciamento de Metadados dentro do Console de Administração.

Para que os valores reais sejam capitalizados, as tarefas (atividades) registradas nas planilhas de horas devem ser definidas como capitalizáveis.

Para configurar tarefas capitalizáveis:

1. Navegue até Console de Administração > Configurações do Projeto > Metodologias, Fases e Tarefas.

2. Em Tarefas, defina as tarefas relevantes como capitalizáveis para a fase de projeto apropriada.

Para orientações detalhadas sobre como configurar metodologias, fases e tarefas, consulte este artigo.

É importante garantir que todas as tarefas listadas nesta configuração estejam alinhadas com a lista de atividades do projeto configuradas no aplicativo. Você pode ler mais sobre atividades do projeto aqui.

Cada projeto deve ser explicitamente marcado como elegível para capitalização para que quaisquer custos de recursos sejam capitalizados.

As seguintes configurações de projeto podem ser definidas por meio da página de Detalhes do Projeto ou usando a funcionalidade de edição em massa de Detalhes do Projeto:

• Metodologia

  • Atribua a metodologia do projeto para garantir que as regras de capitalização estejam alinhadas com a estrutura e o ciclo de vida do projeto.

• Datas das Fases

  • Defina as datas de início e término de cada fase, estabelecendo o cronograma do projeto e garantindo uma alocação precisa de custos.

• Data de Implementação ou Data de Término (com base na configuração)

  • Defina a Data de Implementação ou Data de Término para determinar quando a capitalização termina e, se aplicável, quando a amortização começa.

  • Se a amortização começar na data de implementação ou data de término, essa data marca o ponto de transição entre a capitalização e o reconhecimento de despesas.

• Elegibilidade para Capitalização

  • Ative o sinalizador É Elegível para Capitalizar Custos ('Sim') se o projeto se qualificar para capitalização.

• Perfil de Capitalização

  • Atribua o Perfil de Capitalização relevante para definir o percentual de capitalização para funções de recursos com base na metodologia e fase do projeto. Observe que o perfil de capitalização só é necessário se sua organização estiver acompanhando a capitalização de previsões de recursos. 

• Período de Amortização

  • Se a amortização estiver habilitada, defina o Período de Amortização com um valor maior que 0 para especificar o número de meses ao longo dos quais os custos capitalizados serão amortizados. Se a amortização não for aplicável, deixe esse valor em 0.

Uma alocação de previsão de recursos será capitalizada somente se todas as seguintes condições forem atendidas:

• O projeto é elegível para capitalização – O projeto deve ser configurado corretamente, incluindo uma data de implementação ou data de término, elegibilidade para capitalização habilitada, um perfil de capitalização atribuído e datas do projeto devidamente definidas, conforme descrito na seção Configuração do Projeto.

• O projeto tem uma metodologia atribuída – O projeto deve ter uma metodologia aplicada, pois a capitalização é determinada com base nas fases do projeto.

• O mês da alocação está dentro de uma fase capitalizável – A alocação prevista deve estar dentro de uma fase do projeto em que a função atribuída é capitalizável, de acordo com o perfil de capitalização.

• A função do recurso está definida como capitalizável – A função atribuída ao recurso deve ter um percentual de capitalização maior que 0% no perfil de capitalização para a fase relevante do projeto.

• O cartão de tarifas e o tipo de despesa são capitalizáveis – O cartão de tarifas do recurso deve estar definido como capitalizável, e o tipo de despesa associado a ele deve ter um percentual de capitalização maior que 0%.

• A alocação está dentro do período válido para capitalização– A previsão deve estar dentro do prazo financeiro correto:

  • Após a Data de Bloqueio de Capitalização – Previsões anteriores a essa data estão bloqueadas e não podem ser capitalizadas.

  • Antes da Data de Implementação do Projeto ou Data de Término (com base na configuração) – Previsões além dessa data são consideradas custos operacionais.

  • Dentro de um período financeiro aberto – Previsões em períodos fechados ou bloqueados não serão processadas para capitalização.

Se todas as condições acima forem atendidas, o sistema calcula o valor da capitalização com base no percentual de capitalização definido no Perfil de Capitalização para a função do recurso dentro da fase atual do projeto. Esse percentual determina a parcela do custo previsto do recurso que é alocada como CapEx em vez de OpEx.

Um valor real de recurso (lançamento em planilha de horas) será capitalizado somente se todas as seguintes condições forem atendidas:

• O projeto é elegível para capitalização – O projeto deve ser configurado corretamente, incluindo uma data de implementação ou data de término, elegibilidade para capitalização habilitada e datas do projeto devidamente definidas, conforme descrito na seção Configuração do Projeto.

• O projeto tem uma metodologia atribuída – O projeto deve ter uma metodologia aplicada, pois a capitalização é determinada com base nas fases do projeto.

• O lançamento na planilha de horas está dentro de uma fase capitalizável – O período do lançamento na planilha de horas deve estar alinhado com uma fase do projeto em que a tarefa registrada na planilha de horas está definida como capitalizável.

• A tarefa da planilha de horas é capitalizável na fase relevante – A tarefa selecionada na planilha de horas deve estar definida como capitalizável para a fase do projeto correspondente ao período do lançamento na planilha de horas na configuração de Metodologias, Fases e Tarefas. 

• O cartão de tarifas e o tipo de despesa do recurso são capitalizáveis – O cartão de tarifas atribuído ao recurso deve estar definido como capitalizável, e o tipo de despesa associado a ele deve ter um percentual de capitalização maior que 0%.

• A data financeira do valor real deve estar dentro do período válido para capitalização–

  • Após a Data de Bloqueio de Capitalização – Valores reais lançados antes dessa data estão bloqueados e não podem ser capitalizados.

  • Antes da Data de Implementação do Projeto ou Data de Término (com base na configuração) – Valores reais lançados após essa data são considerados custos operacionais.

  • Dentro de um período financeiro bloqueado – Somente valores reais lançados em um mês financeiro fechado serão capitalizados. Se o período ainda estiver aberto, os valores reais não serão processados para capitalização.

Se todas as condições acima forem atendidas, o sistema calcula o valor da capitalização com base no percentual de capitalização definido no tipo de despesa do cartão de tarifas do recurso. Esse percentual determina a parcela do custo real do recurso (com base nos lançamentos da planilha de horas) que é classificada como CapEx em vez de OpEx.