Cómo funcionan las notificaciones por correo electrónico de Fluid
Fluid envía notificaciones por correo electrónico para asignaciones, solicitudes de aprobación, menciones, recordatorios, eventos de proyectos y tableros, entregas de informes y correos del sistema como los PIN de inicio de sesión. (Fluid también publica mensajes dentro de la aplicación junto con muchos de estos correos electrónicos; estos quedan fuera del alcance de esta guía.)
El comportamiento de las notificaciones por correo electrónico se controla en tres niveles: por cada usuario, por los administradores para todo el inquilino, y en tableros, reuniones e informes individuales. Esta guía enumera qué se puede cambiar en cada nivel, y qué no se puede cambiar en absoluto.
1. Configuraciones que cada usuario controla
Abra su Configuración de la cuenta (haga clic en su avatar, en la parte superior derecha, y elija Settings). Hay disponibles dos configuraciones de notificaciones por correo electrónico; los Administradores de usuarios también pueden configurarlas en su nombre desde la página de Gestión de usuarios, de forma individual o mediante edición masiva.
Optar por notificaciones por correo electrónico
Este es el interruptor maestro de correo electrónico para su cuenta. Si se configura en No, Fluid deja de enviarle notificaciones de asignación, solicitudes de aprobación, menciones, recordatorios, notificaciones de proyectos, enlaces a informes: todo lo que se envía a través del canal estándar de notificaciones. Los mensajes del bot dentro de la aplicación continúan, por lo que usted seguirá viendo las actualizaciones dentro de Fluid.
Excepciones que siempre se entregan (incluso si ha optado por no recibir notificaciones): los PIN de inicio de sesión de una sola vez y los enlaces mágicos, los correos de restablecimiento de contraseña, la verificación de registro de cuenta, los correos de seguridad de la cuenta, y los correos de recordatorio/aprobación de hojas de horas (estos son correos de cumplimiento normativo). Los correos de Fluid no incluyen un enlace para darse de baja: esta configuración es la forma de optar por no recibirlos.
Que las cuentas nuevas comiencen optadas por participar o no es una configuración predeterminada del inquilino ("Opt In for Email Notifications by Default") que controla su administrador.
Frecuencia de recordatorio por correo electrónico
Controla con qué frecuencia usted recibe el resumen Open Actions Reminder, que resume sus elementos abiertos, vencidos y pendientes de aprobación. Opciones: Never, Diario, Weekly, Mensual (el valor predeterminado es Weekly). El ciclo diario se ejecuta cada mañana, el ciclo semanal los lunes por la mañana, y el ciclo mensual el día 1; los recordatorios nunca se envían los fines de semana. Este menú desplegable solo es visible mientras usted tiene activada la opción de notificaciones por correo electrónico.
Nota: esta frecuencia se aplica únicamente al resumen Open Actions Reminder. Los correos electrónicos basados en eventos (asignaciones, aprobaciones, menciones, etc.) se envían a medida que ocurren los eventos.
2. Interruptores a nivel de inquilino (administradores)
Los siguientes indicadores de función controlan categorías completas de notificaciones para todos en el inquilino. Los indicadores disponibles en la página Configurar características del proyecto (Config → Project Settings Options) pueden ser modificados por un App Admin o un Project Admin; todos los demás los configura su CSM de Fluid a petición.
Interruptores maestros
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Configuración |
Qué controla |
Predeterminado |
Configurado por |
|---|---|---|---|
|
Allow Sending Outbound Emails |
Interruptor global de encendido/apagado para todos los correos que envía Fluid. Si está desactivado, no se entrega ningún correo de ningún tipo. |
Activado |
CSM |
|
Allow Outbound Emails to Unlicensed Users |
Extiende la entrega de correos a personas sin una licencia activa de Fluid. |
Activado |
CSM |
Acciones y recordatorios
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Configuración |
Qué controla |
Predeterminado |
Configurado por |
|---|---|---|---|
|
Allow Action Reminder Alerts |
Los resúmenes personales Open Actions Reminder (diario/semanal/mensual, según la configuración de frecuencia de cada usuario). |
Activado |
CSM |
|
Send Reminder for Overdue Actions |
Los recordatorios diarios de acciones de reunión vencidas y los avisos de "no olvide concluir su reunión". |
Activado |
CSM |
|
Send People Mentioned in Chat Email Notifications |
Resúmenes por correo electrónico de las @menciones en el chat (agrupados cada pocos minutos). |
Activado |
CSM |
|
Opt In for Email Notifications by Default |
Si los usuarios recién creados comienzan con las notificaciones por correo electrónico activadas. |
Activado |
CSM |
Proyectos y gobernanza
|
Configuración |
Qué controla |
Predeterminado |
Configurado por |
|---|---|---|---|
|
Send Project Milestone Notifications |
Correos a los gerentes de proyecto (y editores) cuando un hito cambia de estado. |
Configurable |
App Admin / Project Admin |
|
Send Project Status change Notifications |
Correos a los PM/editores cuando cambia el estado del proyecto. |
Configurable |
App Admin / Project Admin |
|
Send Project PM change Notifications |
Correos a los PM/editores cuando cambia el gerente de proyecto principal. |
Configurable |
App Admin / Project Admin |
|
Send Project Link/Unlink Change Notifications |
Correos a los PM/administradores cuando se crean o eliminan vínculos de proyecto. |
Configurable |
App Admin / Project Admin |
|
Allow Editor Notifications |
Incluye a los editores del proyecto (no solo a los PM) como destinatarios de las notificaciones del proyecto. |
Activado |
App Admin / Project Admin |
|
Send Impact Acknowledgments to Owners |
Crea solicitudes de confirmación para los propietarios de elementos CRAID (riesgos, problemas, dependencias). |
Activado |
App Admin / Project Admin |
|
Send Status Report Actions RAG Owners |
Notifica a los propietarios RAG de los componentes cuando se requiere una acción para devolver un componente al estado verde. |
Configurable |
App Admin / Project Admin |
Reuniones e informes
|
Configuración |
Qué controla |
Predeterminado |
Configurado por |
|---|---|---|---|
|
Allow Calendar Invites |
Si las agendas de las reuniones se envían con invitaciones de calendario por correo electrónico. |
Activado |
CSM |
|
Show Scheduled Reports |
Activa el módulo de informes programados y, por lo tanto, los correos de entrega de informes programados. |
Desactivado |
CSM |
|
Disable Spanish Timesheet Emails |
Desactiva las variantes en español de los correos de hojas de horas. |
Desactivado |
CSM |
3. Configurado en módulos específicos (tableros, reuniones, hojas de horas, informes)
Algunas notificaciones se activan o desactivan mediante una configuración en el tablero o la reunión individual, o en una página de configuración del módulo; otras no tienen configuración y siempre se envían de forma predeterminada. Cada elemento a continuación indica cuál es el caso, y el nombre exacto de la propiedad que lo controla, cuando existe una.
Tableros (configuración del tablero → configuración de columnas)
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Notificación |
¿Configuración o predeterminado? |
Propiedad que la controla |
|---|---|---|
|
Correo de alerta al propietario de la columna cuando una tarjeta entra en una columna |
Configuración: se envía solo cuando la columna tiene propietarios. Elimine los propietarios para detener las alertas. |
Propietarios (por columna) — "Specifies the individuals responsible for overseeing the tasks within this column" |
|
Aprobación en lugar del correo al propietario de la columna |
Configuración: cuando está activada, los propietarios reciben una decisión/aprobación por accionar en lugar del correo de notificación. |
Create Approvals (por columna) |
|
Correo de nueva solicitud de trabajo a los propietarios del tablero |
No hay configuración: se envía de forma predeterminada en cualquier tablero que acepte solicitudes de trabajo. |
Ninguna (se deriva de la configuración Public Request del tablero) |
|
Correo de solicitud de trabajo cerrada al solicitante |
No hay configuración: se envía de forma predeterminada cuando la tarjeta de solicitud se mueve a un estado cerrado. |
Ninguna |
Reuniones (elegido en el diálogo Concluir Sesión)
Cuando un facilitador concluye una sesión, el diálogo presenta cuatro interruptores. Estas son elecciones por sesión, no configuraciones guardadas:
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Notificación |
¿Configuración o predeterminado? |
Interruptor que la controla (diálogo Concluir Sesión) |
|---|---|---|
|
Acciones/decisiones asignadas enviadas por correo a los asistentes |
Configuración: interruptor, activado de forma predeterminada. |
"¿Le gustaría notificarlos ahora?" (asistentes) |
|
Acciones/decisiones asignadas enviadas por correo a los invitados |
Configuración: interruptor, desactivado de forma predeterminada. |
"¿Le gustaría notificarlos ahora?" (invitados) |
|
Actas distribuidas a los asistentes |
Configuración: interruptor, activado de forma predeterminada; también se pueden elegir la plantilla y "¿Enviar como PDF?". |
"¿Le gustaría distribuir automáticamente las actas de la reunión a todos los asistentes?" |
|
Actas distribuidas a los invitados |
Configuración: interruptor, desactivado de forma predeterminada. |
"¿Le gustaría distribuir automáticamente las actas de la reunión a todos los invitados?" |
|
Agenda e invitación de calendario cuando se envía la agenda |
No hay configuración por reunión — enviar la agenda envía un correo a los asistentes, con una invitación de calendario si el indicador a nivel de inquilino "Allow Calendar Invites" está activado. |
Ninguno |
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Ser agregado a una reunión (correo de confirmación de rol) |
No hay configuración: se envía de forma predeterminada cuando alguien se agrega como propietario, miembro o facilitador. |
Ninguno |
Hojas de horas (Hoja de horas → Configure, "Instrucciones y recordatorios" — solo Administradores de hoja de horas)
Los correos de recordatorio de hojas de horas los configuran los Administradores de hoja de horas en la página de configuración de hojas de horas (Timesheet Admin → Configure). Estas configuraciones se aplican en todo el inquilino. Tenga en cuenta que los correos de hojas de horas se entregan incluso a los usuarios que han optado por no recibir notificaciones por correo electrónico.
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Notificación |
¿Configuración o predeterminado? |
Propiedad que la controla (página de configuración de hojas de horas) |
|---|---|---|
|
Recordatorio de envío de la semana actual a los recursos |
Configuración: interruptor. Cuando está activado, aparece un campo de fecha límite. |
Recordatorio habilitado de la hoja de horas de la semana actual, con Fecha límite de envío de la hoja de horas de la semana actual (días antes/después de la fecha de fin de la hoja de horas) |
|
Recordatorio de envío de la semana anterior a los recursos |
Configuración: interruptor, con su propia fecha límite. |
Recordatorio habilitado de la hoja de horas de la semana anterior, con Fecha límite de envío de la hoja de horas de la semana anterior |
|
Recordatorio de aprobación a los gerentes con hojas de horas pendientes |
Configuración: interruptor, con su propia fecha límite. |
Recordatorio de aprobación habilitado, con Fecha límite de aprobación de la hoja de horas (días antes/después del fin del periodo de la hoja de horas) |
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Recordatorios de hojas de horas atrasadas a los gerentes (correos de morosidad) |
Bajo demanda: un Administrador de hoja de horas los activa manualmente desde la página Timesheet Admin. |
Acción "Send late timesheet reminder emails to managers" |
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Recordatorio a un recurso individual |
Bajo demanda: se envía por persona desde los paneles de cumplimiento. |
Botón "Enviar recordatorios de hoja de horas" en las vistas de cumplimiento |
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Avisos de modificación de hoja de horas |
No hay configuración: se envía de forma predeterminada cuando se modifica una hoja de horas aprobada. |
Ninguna |
Informes programados y enlaces a informes
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Notificación |
¿Configuración o predeterminado? |
Propiedad que la controla |
|---|---|---|
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Correos de entrega de informes programados |
Configuración: la programación en sí es la configuración; el propietario del informe elige los destinatarios y la frecuencia. Elimine o pause la programación para detener los correos. |
La programación del informe (módulo de Informes; requiere el indicador "Show Scheduled Reports") |
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Enlace de descarga por correo para exportaciones grandes |
No hay configuración: se envía de forma predeterminada cuando una exportación es demasiado grande para descargarla directamente. |
Ninguna |
Chat y menciones
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Notificación |
¿Configuración o predeterminado? |
Propiedad que la controla |
|---|---|---|
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Notificaciones de comentarios en elementos en los que usted participa (asignado, propietario, propietario/facilitador de la reunión, PM/editor del proyecto, miembro del tablero/equipo) |
No hay configuración: se envían de forma predeterminada; dependen de su membresía/rol en el elemento. La única forma de detenerlas es dejar el elemento o el rol. |
Ninguna (la configuración personal "Optar por notificaciones por correo electrónico" sigue aplicándose a la copia del correo) |
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Correos de @mención |
No hay configuración por usuario: se envían de forma predeterminada (agrupados en resúmenes). Solo se pueden desactivar en todo el inquilino mediante "Send People Mentioned in Chat Email Notifications". |
Ninguna a nivel de usuario |
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Chat de reuniones y comentarios del espacio de equipo |
Nunca se envían por correo: solo dentro de la aplicación, por diseño. |
Ninguna |
4. Qué no se puede configurar hoy
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Los correos no incluyen un enlace para darse de baja; para optar por no recibirlos, use Configuración de la cuenta (o un Administrador de usuarios).
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Los correos de seguridad (PIN de una sola vez, restablecimiento de contraseña, verificación de registro, cuenta bloqueada) y los correos de cumplimiento de hojas de horas no pueden ser desactivados por el usuario.
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Las plantillas de correo electrónico están integradas en el producto y no se pueden editar desde la Consola de Administración.