Como funcionam as notificações por e-mail do Fluid
O Fluid envia notificações por e-mail para atribuições, solicitações de aprovação, menções, lembretes, eventos de projetos e quadros, entregas de relatórios e e-mails do sistema, como PINs de login. (O Fluid também publica mensagens no aplicativo junto com muitos desses e-mails; esses estão fora do escopo deste guia.)
O comportamento das notificações por e-mail é controlado em três níveis: por cada usuário, pelos administradores para todo o tenant e em quadros, reuniões e relatórios individuais. Este guia lista o que pode ser alterado em cada nível — e o que não pode ser alterado de forma alguma.
1. Configurações que cada usuário controla
Abra suas Configurações de Conta (clique no seu avatar no canto superior direito e escolha Configurações). Duas configurações de notificação por e-mail estão disponíveis; Administradores de Usuários também podem defini-las em seu nome na página de Gerenciamento de Usuários, individualmente ou por meio de edição em massa.
Aceitar Notificações por E-mail
Este é o interruptor principal de e-mail da sua conta. Definido como Não, o Fluid para de enviar e-mails com notificações de atribuição, solicitações de aprovação, menções, lembretes, notificações de projetos, links de relatórios — tudo enviado pelo pipeline de notificação padrão. As mensagens do bot no aplicativo continuam, então você ainda vê as atualizações dentro do Fluid.
Exceções que são sempre entregues (mesmo quando o usuário optou por não receber): PINs de login únicos e links mágicos, e-mails de redefinição de senha, verificação de cadastro de conta, e-mails de segurança da conta e e-mails de lembrete/aprovação de folha de ponto (estes são e-mails de conformidade). Não há link de cancelamento de assinatura nos e-mails do Fluid — esta configuração é a forma de optar por não receber.
Se as novas contas começam com a opção ativada ou desativada é um padrão do tenant ("Aceitar Notificações por E-mail por Padrão") que o seu administrador controla.
Frequência de Lembretes por E-mail
Controla com que frequência você recebe o resumo do Lembrete de Ações Abertas que resume seus itens abertos, vencidos e de aprovação. Opções: Nunca, Diário, Semanal, Mensal (padrão Semanal). O ciclo diário é executado todas as manhãs, o ciclo semanal na manhã de segunda-feira e o ciclo mensal no dia 1º — os lembretes nunca são enviados nos fins de semana. Este menu suspenso só é visível enquanto você está com as notificações por e-mail ativadas.
Nota: esta frequência se aplica apenas ao resumo do Lembrete de Ações Abertas. E-mails orientados por eventos (atribuições, aprovações, menções, etc.) são enviados conforme os eventos acontecem.
2. Interruptores no nível do tenant (administradores)
Os seguintes sinalizadores de recursos controlam categorias inteiras de notificações para todos no tenant. Os sinalizadores disponíveis na página Configurar Recursos do Projeto (Config → Opções de Configurações do Projeto) podem ser alterados por um Administrador de Aplicativo ou Administrador de Projeto; todos os outros são definidos pelo seu CSM do Fluid mediante solicitação.
Interruptores principais
Configuração | O que controla | Padrão | Configurado por |
|---|---|---|---|
Permitir Envio de E-mails de Saída | Ativação/desativação global para todos os e-mails que o Fluid envia. Se desativado, nenhum e-mail de qualquer tipo é entregue. | Ativado | CSM |
Permitir E-mails de Saída para Usuários Sem Licença | Estende a entrega de e-mails para pessoas sem uma licença ativa do Fluid. | Ativado | CSM |
Ações e lembretes
Configuração | O que controla | Padrão | Configurado por |
|---|---|---|---|
Permitir Alertas de Lembrete de Ações | Os resumos pessoais do Lembrete de Ações Abertas (diário/semanal/mensal, conforme a configuração de frequência de cada usuário). | Ativado | CSM |
Enviar Lembrete para Ações Vencidas | Lembretes diários de ações de reunião vencidas e os avisos de "não se esqueça de concluir sua reunião". | Ativado | CSM |
Enviar Notificações por E-mail para Pessoas Mencionadas no Chat | Resumos por e-mail para @menções no chat (agrupados a cada poucos minutos). | Ativado | CSM |
Aceitar Notificações por E-mail por Padrão | Se os usuários recém-criados começam com as notificações por e-mail ativadas. | Ativado | CSM |
Projetos e governança
Configuração | O que controla | Padrão | Configurado por |
|---|---|---|---|
Enviar Notificações de Marco de Projeto | E-mails para gerentes de projeto (e editores) quando um marco muda de status. | Configurável | Administrador de Aplicativo / Administrador de Projeto |
Enviar Notificações de Alteração de Status do Projeto | E-mails para GPs/editores quando o status do projeto muda. | Configurável | Administrador de Aplicativo / Administrador de Projeto |
Enviar Notificações de Alteração de GP do Projeto | E-mails para GPs/editores quando o gerente de projeto principal muda. | Configurável | Administrador de Aplicativo / Administrador de Projeto |
Enviar Notificações de Alteração de Vinculação/Desvinculação de Projeto | E-mails para GPs/administradores quando links de projeto são criados ou removidos. | Configurável | Administrador de Aplicativo / Administrador de Projeto |
Permitir Notificações para Editores | Inclui editores de projeto (não apenas GPs) como destinatários das notificações de projeto. | Ativado | Administrador de Aplicativo / Administrador de Projeto |
Enviar Confirmações de Impacto aos Responsáveis | Cria solicitações de confirmação para responsáveis por itens CRAID (riscos, problemas, dependências). | Ativado | Administrador de Aplicativo / Administrador de Projeto |
Enviar Ações de Relatório de Status para Responsáveis RAG | Notifica os responsáveis pelo RAG do componente quando uma ação é necessária para retornar um componente ao verde. | Configurável | Administrador de Aplicativo / Administrador de Projeto |
Reuniões e relatórios
Configuração | O que controla | Padrão | Configurado por |
|---|---|---|---|
Permitir Convites de Calendário | Se as pautas de reunião são enviadas com convites de calendário por e-mail. | Ativado | CSM |
Mostrar Relatórios Agendados | Ativa o módulo de relatórios agendados e, portanto, os e-mails de entrega de relatórios agendados. | Desativado | CSM |
Desativar E-mails de Folha de Ponto em Espanhol | Desativa as variantes em espanhol dos e-mails de folha de ponto. | Desativado | CSM |
3. Configurado em módulos específicos (quadros, reuniões, folhas de ponto, relatórios)
Algumas notificações são ativadas ou desativadas por uma configuração no quadro ou reunião individual, ou em uma página de configuração do módulo; outras não possuem configuração e são sempre enviadas por padrão. Cada item abaixo indica qual é o caso e o nome exato da propriedade de controle, quando existir.
Quadros (configurações do quadro → configuração de coluna)
Notificação | Configuração ou padrão? | Propriedade de controle |
|---|---|---|
E-mail de alerta ao proprietário da coluna quando um cartão entra em uma coluna | Configuração — enviado somente quando a coluna possui proprietários. Remova os proprietários para interromper os alertas. | Proprietários (por coluna) — "Especifica os indivíduos responsáveis por supervisionar as tarefas dentro desta coluna" |
Aprovação em vez do e-mail do proprietário da coluna | Configuração — quando habilitado, os proprietários recebem uma decisão/aprovação para ação em vez do e-mail de notificação. | Criar Aprovações (por coluna) |
E-mail de nova solicitação de trabalho para os proprietários do quadro | Sem configuração — enviado por padrão em qualquer quadro que aceite solicitações de trabalho. | Nenhuma (segue a configuração de Solicitação Pública do quadro) |
E-mail de solicitação de trabalho encerrada ao solicitante | Sem configuração — enviado por padrão quando o cartão de solicitação é movido para um status encerrado. | Nenhuma |
Reuniões (escolhidas no diálogo Concluir Sessão)
Quando um facilitador conclui uma sessão, o diálogo apresenta quatro alternâncias. Estas são escolhas por sessão, não configurações salvas:
Notificação | Configuração ou padrão? | Alternância de controle (diálogo Concluir Sessão) |
|---|---|---|
Ações/decisões atribuídas enviadas por e-mail aos participantes | Configuração — alternância, ativada por padrão. | "Você gostaria de notificá-los agora?" (participantes) |
Ações/decisões atribuídas enviadas por e-mail aos convidados | Configuração — alternância, desativada por padrão. | "Você gostaria de notificá-los agora?" (convidados) |
Ata distribuída aos participantes | Configuração — alternância, ativada por padrão; modelo e "Enviar como pdf?" também podem ser escolhidos. | "Você gostaria de distribuir automaticamente a ata da reunião para todos os participantes?" |
Ata distribuída aos convidados | Configuração — alternância, desativada por padrão. | "Você gostaria de distribuir automaticamente a ata da reunião para todos os convidados?" |
Pauta e convite de calendário quando a pauta é enviada | Sem configuração por reunião — o envio da pauta envia e-mail aos participantes, com um convite de calendário se o sinalizador "Permitir Convites de Calendário" no nível do tenant estiver ativado. | Nenhuma |
Ser adicionado a uma reunião (e-mail de confirmação de função) | Sem configuração — enviado por padrão quando alguém é adicionado como proprietário, membro ou facilitador. | Nenhuma |
Planilhas de horas (Planilha de horas → Configurar, "Instruções e Lembretes" — somente Administradores de Planilha de Horas)
Os e-mails de lembrete de planilha de horas são configurados pelos Administradores de Planilha de Horas na página de Configuração de Planilha de Horas (Admin de Planilha de Horas → Configurar). Essas configurações se aplicam a todo o tenant. Observe que os e-mails de planilha de horas são entregues mesmo aos usuários que optaram por não receber notificações por e-mail.
Notificação | Configuração ou padrão? | Propriedade de controle (página de Configuração de Planilha de Horas) |
|---|---|---|
Lembrete de envio da semana atual para os recursos | Configuração — alternância. Quando ativada, um campo de prazo é exibido. | Lembrete de Planilha de Horas da semana atual habilitado, com Prazo de envio da Planilha de Horas da semana atual (dias antes/depois da data de término da planilha de horas) |
Lembrete de envio da semana anterior para os recursos | Configuração — alternância, com seu próprio prazo. | Lembrete de Planilha de Horas da semana anterior habilitado, com Prazo de envio da Planilha de Horas da semana anterior |
Lembrete de aprovação para gestores com planilhas de horas pendentes | Configuração — alternância, com seu próprio prazo. | Lembrete de Aprovação habilitado, com Prazo de aprovação da Planilha de Horas (dias antes/depois do fim do período da planilha de horas) |
Lembretes de planilha de horas em atraso para gestores (e-mails de inadimplência) | Sob demanda — um Administrador de Planilha de Horas aciona esses lembretes manualmente na página de Admin de Planilha de Horas. | Ação "Enviar e-mails de lembrete de planilha de horas em atraso para gestores" |
Lembrete para um recurso individual | Sob demanda — enviado por pessoa a partir dos painéis de conformidade. | Botão "Enviar Lembretes de Planilha de Horas" nas visualizações de conformidade |
Avisos de alteração de planilha de horas | Sem configuração — enviado por padrão quando uma planilha de horas aprovada é alterada. | Nenhuma |
Relatórios agendados e links de relatórios
Notificação | Configuração ou padrão? | Propriedade de controle |
|---|---|---|
E-mails de entrega de relatório agendado | Configuração — o próprio agendamento é a configuração: o proprietário do relatório escolhe os destinatários e a frequência. Exclua ou pause o agendamento para interromper os e-mails. | O agendamento do relatório (módulo de Relatórios; requer o sinalizador "Mostrar Relatórios Agendados") |
Link de download enviado por e-mail para exportações grandes | Sem configuração — enviado por padrão quando uma exportação é grande demais para ser baixada diretamente. | Nenhuma |
Chat e menções
Notificação | Configuração ou padrão? | Propriedade de controle |
|---|---|---|
Notificações de comentários em itens dos quais você faz parte (responsável, proprietário, proprietário/facilitador de reunião, GP/editor de projeto, membro de quadro/equipe) | Sem configuração — enviado por padrão; seguem sua participação/função no item. Sair do item ou da função é a única forma de interrompê-los. | Nenhuma (a opção pessoal "Aceitar Notificações por E-mail" ainda se aplica à cópia por e-mail) |
E-mails de @menção | Sem configuração por usuário — enviado por padrão (agrupados em resumos). Só pode ser desativado em todo o tenant por meio de "Enviar Notificações por E-mail para Pessoas Mencionadas no Chat". | Nenhuma no nível do usuário |
Chat de reunião e comentários em espaços de equipe | Nunca enviado por e-mail — somente no aplicativo, por design. | Nenhuma |
4. O que não pode ser configurado hoje
Os e-mails não contêm link de cancelamento de assinatura; a exclusão é feita nas Configurações da Conta (ou por um Administrador de Usuários).
E-mails de segurança (PIN de uso único, redefinição de senha, verificação de cadastro, conta bloqueada) e e-mails de conformidade de planilha de horas não podem ser desativados pelo usuário.
Os modelos de e-mail estão integrados ao produto e não são editáveis pelo Console de Administração.