Quando um mês é bloqueado, as regras que se aplicam não são as mesmas para cada tipo de dado financeiro. Previsões, alocações, planilhas de horas e faturas se comportam de forma diferente após o fechamento do período.
Também é importante observar:
Lançamentos de caixa ainda podem ser carregados em um mês fechado por administradores financeiros, mas lançamentos de horas (planilhas de horas) não podem.
Os valores reais só aparecem nos componentes financeiros do espaço de trabalho do projeto após o fechamento do fim do mês, garantindo que os gastos até a data sempre reflitam os períodos bloqueados.
Se uma planilha de horas de um mês fechado for enviada com atraso, os valores reais serão lançados no próximo mês aberto.
O fechamento do mês pode ocorrer no meio de uma semana de planilha de horas. Nesse caso, o Fluid divide automaticamente a planilha de horas para que as horas trabalhadas antes da data de corte sejam lançadas no mês fechado, e as horas restantes sejam lançadas no próximo mês aberto.
Fechar um mês alguns dias "atrasado" - ou seja, após o fim do mês - é uma prática comum, pois o Financeiro frequentemente conclui o bloqueio após os feeds de dados e as revisões serem finalizados.
Nas seções a seguir, detalharemos o que o bloqueio significa para:
Previsões de Recursos e Não Recursos
Valores reais de recursos
Valores reais de não recursos
Isso fornecerá uma visão clara de como cada elemento é tratado no fim do mês e como os dados bloqueados alimentam a Previsão para o Ano Completo (FYF).
Previsões de Recursos e Não Recursos
Quando um mês é bloqueado, tanto as previsões de recursos (orientadas por alocações) quanto as previsões de não recursos (inseridas em valores $) são afetadas da mesma forma. O bloqueio garante que a previsão para aquele mês seja congelada e não possa mais ser alterada.
Previsões em meses bloqueados
Somente leitura: As previsões de recursos e não recursos para o mês bloqueado tornam-se somente leitura e não podem mais ser editadas por Gerentes de Projeto, Editores ou Administradores.
Removidas da Previsão para o Ano Completo (FYF): Como o mês está fechado, seus valores de previsão são excluídos do cálculo do FYF.
Indicador FYF: Nos relatórios, essas previsões são exibidas com FYF = No, indicando claramente que não contribuem para a visão de previsão ativa.
Alocações de recursos em meses bloqueados
Somente leitura: As alocações de recursos para o mês bloqueado também se tornam fixas. Não é possível aumentar ou diminuir a alocação após o fechamento do período.
Indicador FYF: Assim como as previsões, as alocações em meses fechados são marcadas como FYF = No.
Previsões em meses futuros (abertos)
Editáveis: As previsões e alocações em meses abertos permanecem totalmente editáveis. Você pode continuar atualizando-as conforme os planos evoluem.
Incluídas no FYF: Por fazerem parte do horizonte de planejamento, esses valores permanecem no cálculo do FYF.
Indicador FYF: Nos relatórios, são marcadas como FYF = Yes.
Valores Reais de Não Recursos
Os valores reais de não recursos representam os gastos do projeto registrados por meio de faturas. Eles podem ser registrados de duas formas:
Manualmente pela interface – por Gerentes de Projeto ou Administradores de Projeto
Via upload em massa – somente por Administradores Financeiros (acessível em Financial Administration → Financial Actuals Bulk Edit)
Quando as faturas são incluídas em um mês bloqueado?
Um valor real de fatura será incluído nos valores reais do mês bloqueado (e marcado como FYF = Yes) se:
A data da fatura estiver no mês bloqueado ou em qualquer mês anterior, e
A fatura tiver sido:
Inserida antes do bloqueio do mês (via interface ou upload em massa), ou
Inserida após o bloqueio do mês, mas carregada por um Administrador Financeiro usando a ferramenta de upload em massa.
Pontos importantes
Lançamentos pela interface só podem ser feitos em meses abertos.
Gerentes de Projeto e Administradores de Projeto não podem inserir faturas em períodos bloqueados.
Esses lançamentos pela interface permanecem marcados como FYF = No até que o mês relevante seja fechado.
O upload em massa fornece uma substituição.
Administradores Financeiros podem usar o upload em massa para inserir ou ajustar faturas em meses bloqueados.
Isso garante que correções financeiras críticas ou lançamentos tardios ainda possam ser refletidos sem reabrir o mês.
Valores Reais de Recursos (Planilhas de Horas)
Quando um mês é bloqueado, as planilhas de horas aprovadas (ou enviadas, dependendo da configuração) para aquele período são incorporadas à Previsão para o Ano Completo (FYF). A partir desse ponto, elas são tratadas como parte do registro financeiro bloqueado. Embora ainda seja possível cancelar planilhas de horas - o que criará lançamentos de estorno - o mês bloqueado garante que os valores reais incluídos no FYF sejam claramente identificados e auditáveis.
1 - Se sua instância estiver configurada para contabilizar apenas planilhas de horas aprovadas
Após o bloqueio do mês:
As planilhas de horas aprovadas para o mês bloqueado são agora incluídas na Previsão para o Ano Completo (FYF). Elas são marcadas como FYF = Yes e tratadas como parte do registro financeiro fechado.
Planilhas de horas de meses anteriores que foram aprovadas durante o mês sendo bloqueado também são incluídas nos valores reais do período bloqueado. Isso garante que aprovações tardias sejam capturadas no FYF no momento do bloqueio.
Planilhas de horas devolvidas e reenviadas de meses anteriores que foram reaprovadas durante o mês sendo bloqueado também são incluídas, para que quaisquer correções sejam refletidas no FYF.
Se o recurso de Correções estiver habilitado, todas as correções que foram aprovadas durante o mês sendo bloqueado (por exemplo, movimentação de horas entre projetos) são incluídas.
Planilhas de horas não aprovadas não são incluídas. Elas permanecem fora do FYF e só serão incorporadas quando forem enviadas/aprovadas no próximo mês aberto.
Resultado:
Os valores reais incluídos no mês bloqueado são marcados como FYF = Yes.
Os valores reais transferidos são marcados como FYF = No, pois estão fora do período bloqueado.
2 - Se sua instância estiver configurada para contabilizar tanto planilhas de horas enviadas quanto aprovadas
Após o bloqueio do mês:
Todas as planilhas de horas enviadas para o mês bloqueado são incluídas na Previsão para o Ano Completo (FYF), independentemente de ainda estarem aguardando aprovação ou já terem sido aprovadas. Elas são marcadas como FYF = Yes e fazem parte do registro financeiro fechado.
Planilhas de horas de meses anteriores que já foram enviadas quando aquele mês foi bloqueado não são afetadas por aprovações posteriores. Como os custos foram reconhecidos no momento do envio, aprová-las um mês depois não altera a previsão para o ano completo.
Planilhas de horas devolvidas e reenviadas de meses anteriores que foram enviadas e aprovadas durante o mês sendo bloqueado são incluídas, pois o reenvio cria um novo lançamento que deve ser refletido no FYF.
Se o recurso de Correções estiver habilitado, todas as correções que foram enviadas e aprovadas durante o mês sendo bloqueado (por exemplo, realocação de horas entre projetos) são incluídas, seguindo o mesmo fluxo de trabalho das planilhas de horas padrão.
Planilhas de horas não enviadas não são incluídas. Elas permanecem fora do FYF e só serão incorporadas após serem enviadas no próximo mês aberto.
Resultado:
Os reais incluídos no mês bloqueado são marcados como FYF = Yes.
Quaisquer reais transferidos são marcados como FYF = No, pois estão fora do período bloqueado.