Qué sucede cuando se bloquea un mes

Cuando se bloquea un mes, las reglas que se aplican no son las mismas para cada tipo de dato financiero. Los pronósticos, las asignaciones, las hojas de horas y las facturas se comportan de manera diferente una vez que el período se cierra.

También es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Los administradores financieros aún pueden cargar entradas de efectivo en un mes cerrado, pero no pueden cargar entradas de tiempo (hojas de horas).

• Los valores reales solo aparecen en los componentes financieros del espacio de trabajo del proyecto después del cierre de fin de mes, lo que garantiza que el gasto acumulado siempre refleje los períodos bloqueados.

• Si una hoja de horas de un mes cerrado se envía tarde, los valores reales se registrarán en el siguiente mes abierto.

• El fin de mes puede caer a mitad de una semana de hoja de horas. En este caso, Fluid divide automáticamente la hoja de horas, de modo que las horas trabajadas antes de la fecha de corte se registran en el mes cerrado, y las horas restantes se registran en el siguiente mes abierto.

• Cerrar un mes unos días “tarde” - es decir, después del fin de mes - es una práctica habitual, ya que Finanzas suele completar el bloqueo una vez finalizadas las cargas de datos y las revisiones.

En las siguientes secciones, explicaremos qué significa el bloqueo para:

• Pronósticos de recursos y no relacionados con recursos

• Valores reales de recursos

• Valores reales no relacionados con recursos

Esto le dará una idea clara de cómo se trata cada elemento en el fin de mes, y cómo los datos bloqueados alimentan el Pronóstico anual completo (FYF).

Cuando se bloquea un mes, tanto los pronósticos de recursos (impulsados por las asignaciones) como los pronósticos no relacionados con recursos (ingresados en valores $) se ven afectados de la misma manera. El bloqueo garantiza que el pronóstico de ese mes quede congelado y ya no se pueda modificar.

Pronósticos en meses bloqueados

• Solo lectura: Los pronósticos de recursos y no relacionados con recursos del mes bloqueado pasan a ser de solo lectura y ya no pueden ser editados por los Gerentes de proyecto, Editores o Administradores.

• Se elimina del Pronóstico anual completo (FYF): Dado que el mes está cerrado, sus valores de pronóstico se excluyen del cálculo del FYF.

• Indicador de FYF: En los informes, estos pronósticos se muestran con FYF = No, lo que indica claramente que no contribuyen a la vista de pronóstico activa.

Asignaciones de recursos en meses bloqueados

• Solo lectura: Las asignaciones de recursos del mes bloqueado también quedan fijas. No es posible aumentar ni disminuir la asignación una vez que el período se ha cerrado.

• Indicador de FYF: Al igual que los pronósticos, las asignaciones en meses cerrados se etiquetan como FYF = No.

Pronósticos en meses futuros (abiertos)

• Editables: Los pronósticos y las asignaciones en meses abiertos siguen siendo totalmente editables. Puede continuar actualizándolos a medida que los planes evolucionan.

• Incluidos en el FYF: Dado que forman parte del horizonte de planeación, estos valores permanecen en el cálculo del FYF.

• Indicador de FYF: En los informes, se etiquetan como FYF = Yes.

Los valores reales no relacionados con recursos representan el gasto del proyecto registrado mediante facturas. Estos se pueden registrar de dos maneras:

• Manualmente a través de la interfaz – por Gerentes de proyecto o Administradores del proyecto

• Mediante carga masiva – solo por Administradores financieros (accesible desde Administración Financiera → Financial Actuals Bulk Edit)

¿Cuándo se incluyen las facturas en un mes bloqueado?

El valor real de una factura se incluirá en los valores reales del mes bloqueado (y se etiquetará FYF = Yes) si:

1. La fecha de la factura cae en el mes bloqueado o en cualquier mes anterior, y

2. La factura fue:

   • Ingresada antes de que se bloqueara el mes (a través de la interfaz o de carga masiva), o

   • Ingresada después de que se bloqueara el mes, pero cargada por un Administrador financiero mediante la herramienta de carga masiva.

Puntos importantes

• Las entradas por la interfaz solo se pueden registrar en meses abiertos.

  • Los Gerentes de proyecto y los Administradores del proyecto no pueden ingresar facturas en períodos bloqueados.

  • Estas entradas por la interfaz permanecen etiquetadas como FYF = No hasta que se cierre el mes correspondiente.

• La carga masiva ofrece una anulación.

  • Los Administradores financieros pueden usar la carga masiva para ingresar o ajustar facturas en meses bloqueados.

  • Esto garantiza que las correcciones financieras críticas o los registros tardíos aún puedan reflejarse sin necesidad de reabrir el mes.

Cuando se bloquea un mes, las hojas de horas aprobadas (o enviadas, según la configuración) de ese período se incorporan al Pronóstico anual completo (FYF). A partir de ese momento, se tratan como parte del registro financiero bloqueado. Aunque todavía es posible retirar hojas de horas - lo que generará asientos de reversión -, el mes bloqueado garantiza que los valores reales incluidos en el FYF queden claramente identificados y sean auditables.

1 - Si su instancia está configurada para actualizar solo hojas de horas aprobadas

Una vez que el mes está bloqueado:

• Las hojas de horas aprobadas del mes bloqueado ahora se incluyen en el Pronóstico anual completo (FYF). Se etiquetan FYF = Yes y se tratan como parte del registro financiero cerrado.

• Las hojas de horas de meses anteriores que fueron aprobadas durante el mes que se está bloqueando también se incluyen en los valores reales del período bloqueado. Esto garantiza que las aprobaciones tardías queden capturadas en el FYF en el momento del bloqueo.

• Las hojas de horas devueltas y reenviadas de meses anteriores que fueron reaprobadas durante el mes que se está bloqueando también se incluyen, de modo que cualquier corrección quede reflejada en el FYF.

• Si la función de Correcciones está habilitada, se incluyen todas las correcciones que fueron aprobadas durante el mes que se está bloqueando (por ejemplo, mover horas entre proyectos).

• Las hojas de horas no aprobadas no se incluyen. Permanecen fuera del FYF y solo se incorporarán cuando se envíen/aprueben en el siguiente mes abierto.

Resultado:

• Los valores reales incluidos en el mes bloqueado se etiquetan FYF = Yes.

• Los valores reales trasladados se etiquetan FYF = No, ya que quedan fuera del período bloqueado.

2 - Si su instancia está configurada para actualizar tanto las hojas de horas enviadas como las aprobadas

Una vez que el mes está bloqueado:

• Todas las hojas de horas enviadas del mes bloqueado se incluyen en el Pronóstico anual completo (FYF), ya sea que sigan pendientes de aprobación o ya hayan sido aprobadas. Se etiquetan FYF = Yes y forman parte del registro financiero cerrado.

• Las hojas de horas de meses anteriores que ya habían sido enviadas cuando se bloqueó ese mes no se ven afectadas por aprobaciones posteriores. Como los costos se reconocieron en el momento del envío, aprobarlas un mes después no modifica el pronóstico anual completo.

• Las hojas de horas devueltas y reenviadas de meses anteriores que fueron enviadas y aprobadas durante el mes que se está bloqueando sí se incluyen, ya que el reenvío crea una nueva entrada que debe reflejarse en el FYF.

• Si la función de Correcciones está habilitada, se incluyen todas las correcciones que fueron enviadas y aprobadas durante el mes que se está bloqueando (por ejemplo, reasignar horas entre proyectos), siguiendo el mismo flujo de trabajo que las hojas de horas estándar.

• Las hojas de horas no enviadas no se incluyen. Permanecen fuera del FYF y solo se incorporarán una vez que se envíen en el siguiente mes abierto.

Resultado:

• Los valores reales incluidos en el mes bloqueado se etiquetan FYF = Yes.

• Cualquier valor real trasladado se etiqueta FYF = No, ya que queda fuera del período bloqueado.