Reiniciar Stage Gates cuando las aprobaciones necesitan revisarse

Los stage gates son puntos de control en el flujo de trabajo de su proyecto que determinan si un proyecto puede avanzar a la siguiente fase. En ocasiones es necesario revisar de nuevo la decisión de un gate — por ejemplo, cuando sale a la luz nueva información, es necesario actualizar documentos o una aprobación se otorgó de forma prematura. Reiniciar un stage gate lo reabre para que el proceso de aprobación pueda ejecutarse nuevamente desde el principio.

Este artículo explica quién puede reiniciar un gate, qué sucede cuando lo hace y qué debe esperar después.

Antes de entrar en los detalles, tenga presentes estas reglas importantes:

• Solo la fase actual — Un gate solo puede reiniciarse si pertenece a la fase actual del proyecto. Los gates de fases anteriores (ya superadas) no pueden reiniciarse. Si el proyecto no tiene una fase activa, no se puede reiniciar ningún gate.

• Solo gates de Aprobación — La política de reinicio se aplica exclusivamente a los gates que usan el modo Aprobación. Los gates configurados como Declarado, Informativo o Flujo de trabajo externo son siempre No reiniciables, sin importar la configuración de la política de reinicio.

• Basado en el rol, no en la propiedad — Cualquier usuario con el nivel de permiso requerido puede reiniciar un gate elegible. No es necesario ser la persona que inició originalmente la aprobación.

Antes de explicar el proceso de reinicio, es importante entender que Fluid admite dos tipos de gate de aprobación. El comportamiento del reinicio difiere entre ellos.

Estos son gates en los que la aprobación la gestiona una persona o rol — por ejemplo, un Portfolio Approver, Project Owner, Ejecutivo, Propietario de negocio o Named Person. Cuando el gate se activa, se envía una solicitud de decisión a los aprobadores designados, quienes luego la aprueban o la rechazan directamente.

Estos son gates en los que la aprobación se enruta a través de un Workhub (Tablero de procesos). Cuando el gate se activa, se crea una tarea (tarjeta) en el tablero designado y avanza por sus columnas de flujo de trabajo. La tarjeta puede pasar por varias etapas — cada una con posibles decisiones propias — antes de alcanzar un estado final que cierra el gate.

¿Por qué es importante esto? Cuando se reinicia un gate, la forma en que se restablece la aprobación depende del tipo de gate. Las siguientes secciones explican ambos casos.

No todos pueden reiniciar un stage gate. Cada gate tiene una política de reinicio que controla quién tiene permitido reiniciarlo. Esto lo configura un administrador al configurar la plantilla del stage gate.

¿Cómo sé si puedo reiniciar un gate?

Si ve un botón de reinicio (ícono de flecha circular) junto a un gate cerrado, tiene permiso para reiniciarlo.

Si no aparece ningún botón de reinicio, puede deberse a que:

• La política de reinicio del gate está configurada como No reiniciable, o

• Su rol no cumple con el requisito de permiso para ese gate, o

• El gate no está en la fase actual del proyecto (los gates de fases anteriores no se pueden reiniciar), o

• El gate no usa el modo Aprobación (los gates Declarado, Informativo y Flujo de trabajo externo no se pueden reiniciar).

Consejo: Si necesita reiniciar un gate pero no tiene permiso, comuníquese con su administrador del proyecto o administrador del portafolio para que lo reinicie en su nombre o ajuste la política de reinicio.

1. Vaya a la página de detalle del proyecto que contiene el gate.

2. Desplácese hasta la sección Stage Gates o ábrala.

3. Ubique el gate que desea reiniciar.

4. Haga clic en el botón de reinicio (ícono de flecha circular) junto al gate.

5. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación:

   "¿Está seguro de que desea reiniciar este gate? Esto reiniciará cualquier decisión existente y reabrirá el gate para una nueva aprobación."

6. Haga clic en Sí para confirmar.

7. El gate se reabrirá y aparecerá una notificación de éxito: "La puerta se ha reiniciado con éxito."

Cuando reinicia un stage gate, varias cosas suceden automáticamente. El gate en sí siempre se reabre de la misma manera, pero la forma en que se gestiona la aprobación subyacente depende de si el gate es un Gate de decisión o un Gate de flujo de trabajo.

1. El gate se reabre

• El estado del gate se establece en Abierto.

• El gate vuelve a ser bloqueante — el proyecto no puede avanzar más allá de este gate hasta que se tome una nueva decisión.

• La decisión de aprobación o rechazo anterior se elimina del gate.

2. La aprobación se restablece

Aquí es donde los dos tipos de gate se comportan de forma diferente.

• Gates de decisión (Portfolio Approver, Propietario, Ejecutivo, Propietario de negocio, Named Person, Workhub)

  Cuando se reinicia un Gate de decisión:

  • La solicitud de decisión existente se restablece a su estado inicial pendiente.

  • La decisión anterior de aprobar o rechazar se borra — la misma solicitud se envía de vuelta a los aprobadores como si fuera nueva.

  • Se pide a los mismos aprobadores que proporcionen una nueva decisión. Las asignaciones de aprobadores no cambian.

  • No se crea una nueva solicitud de decisión. La solicitud original se reutiliza y se sobrescribe.

  En la práctica, esto significa que los aprobadores verán la misma solicitud reaparecer en su lista de tareas, lista para una nueva decisión. Los comentarios o el contexto de la decisión original permanecen visibles en el historial de la acción, pero la decisión en sí debe tomarse de nuevo.

• Gates de flujo de trabajo (Tablero de procesos)

  Cuando se reinicia un Gate de flujo de trabajo:

  • La tarjeta de acción se mueve de regreso a la columna inicial del tablero — la primera etapa del flujo de trabajo.

  • La tarjeta se reabre para que pueda avanzar de nuevo por todo el flujo de trabajo desde el principio.

  • Las decisiones de la ejecución anterior del flujo de trabajo no se restablecen ni se eliminan. Cualquier aprobación, rechazo o comentario realizado en cada etapa de la ejecución anterior permanece adjunto a la tarjeta como registro histórico.

  • A medida que la tarjeta avanza de nuevo por las columnas del flujo de trabajo, se crean nuevas decisiones en cada punto de decisión. Esto significa que la tarjeta acumula un historial completo de decisiones en cada ciclo de reinicio.

  En la práctica, esto significa que a los aprobadores de cada etapa del flujo de trabajo se les pedirá que tomen nuevas decisiones a medida que la tarjeta les llegue. Pueden consultar las decisiones anteriores en la tarjeta como referencia, pero la nueva ejecución se trata como un nuevo paso completo por el flujo de trabajo.

Ejemplo: Un gate está vinculado a un tablero de aprobación con tres etapas: Revisión → Aprobación de Finanzas → Aprobación final. Después de que la tarjeta completa las tres etapas y el gate se cierra, un PM reinicia el gate. La tarjeta vuelve a la columna Revisión. A medida que avanza de nuevo por el tablero, se crean nuevas decisiones en cada etapa. Las decisiones de la primera ejecución permanecen visibles en la tarjeta como referencia.

3. Los documentos no se ven afectados automáticamente

• Reiniciar un gate no elimina ni modifica ningún documento ya sincronizado con el proyecto.

• Los documentos adjuntos a la acción de aprobación siguen disponibles.

• Si carga documentos nuevos o actualizados y la acción se vuelve a enviar, se aplicará el control de versiones y archivado de documentos.

P: ¿Puedo reiniciar un gate de una fase anterior o futura? R: No. Los gates solo pueden reiniciarse cuando están en la fase actual del proyecto. Una vez que un proyecto ha avanzado más allá de una fase, los gates de esa fase ya no pueden reiniciarse.

P: ¿Puedo reiniciar un gate Declarado o Informativo? R: No. La política de reinicio solo se aplica a los gates que usan el modo Aprobación. Los gates Declarado, Informativo y Flujo de trabajo externo no se pueden reiniciar, sin importar la configuración de la política de reinicio definida en la plantilla del gate.

P: ¿Cualquier usuario con el rol de PM puede reiniciar cualquier gate, o solo los gates que inició? R: Cualquier usuario con el nivel de permiso requerido (Gerente de proyecto o Administrador del proyecto, según la política) puede reiniciar un gate elegible. No es necesario ser la persona que activó originalmente la aprobación.

P: ¿Quién configura la política de reinicio de un gate? R: Los administradores del portafolio o del sistema configuran las políticas de reinicio al definir las plantillas de stage gate en el área de administración. La política de reinicio se establece por gate y puede ser diferente entre gates de la misma fase. Si el modo del gate se cambia y deja de ser Aprobación, la política de reinicio se restablece automáticamente a No reiniciable.

P: ¿Reiniciar un gate afecta a otros gates de la misma fase? R: No. El reinicio afecta únicamente al gate específico que seleccionó. Los demás gates de la misma fase permanecen sin cambios.

P: ¿Qué pasa si reinicio un gate por error? R: Simplemente puede volver a aprobar o rechazar el gate mediante el proceso de aprobación normal. No existe una acción de "deshacer reinicio", pero completar el ciclo de aprobación devuelve el gate a un estado cerrado.

P: ¿Reiniciar un gate envía notificaciones a los aprobadores? R: El reinicio en sí no genera notificaciones de aprobación. Para los Gates de decisión, las notificaciones se envían cuando la solicitud de aprobación se vuelve a enviar mediante el flujo de trabajo normal. Para los Gates de flujo de trabajo, las notificaciones siguen las propias reglas de notificación del tablero a medida que la tarjeta avanza por cada columna.

P: ¿Cómo puedo saber si un gate es un Gate de decisión o un Gate de flujo de trabajo? R: Al ver los stage gates de un proyecto, los Gates de decisión muestran un estado de aprobación (por ejemplo, "Aprobación pendiente, Vence:…" o "Aprobado por…"), mientras que los Gates de flujo de trabajo muestran el estado actual de la columna del flujo de trabajo (por ejemplo, "En revisión, Vence:…"). El tipo de aprobador del gate se configura en el área de administración y determina qué tipo se usa.

P: ¿Un Gate de decisión debe estar cerrado (aprobado o rechazado) antes de poder reiniciarlo? R: Sí. Para los Gates de decisión, el botón de reinicio solo aparece una vez que el aprobador ha tomado una decisión — ya sea aprobar o rechazar. Si el gate sigue abierto y a la espera de una decisión, no es necesario reiniciarlo porque el proceso de aprobación ya está en curso.

P: ¿Qué sucede con la decisión anterior cuando reinicio un Gate de decisión? R: La decisión anterior de aprobar o rechazar se borra, y la misma solicitud de decisión se restablece a un estado pendiente. Se pide a los mismos aprobadores que proporcionen una nueva decisión. No se crea una nueva solicitud de decisión — se reutiliza la solicitud original. Se conserva un registro de auditoría de la decisión anterior en el historial de la acción.

P: ¿Puedo reiniciar el mismo Gate de decisión varias veces? R: Sí, siempre que la política de reinicio lo permita y el gate permanezca en la fase actual. Cada vez que el gate se cierra (se aprueba o se rechaza), puede reiniciarse de nuevo si cuenta con los permisos adecuados.

P: ¿Cambian los aprobadores cuando reinicio un Gate de decisión? R: No. Las asignaciones de aprobadores originales se mantienen. Los mismos aprobadores reciben la solicitud restablecida. Si necesita aprobadores diferentes, un administrador debe actualizar la configuración del gate.

P: ¿Un Gate de flujo de trabajo debe estar cerrado antes de poder reiniciarlo? R: No. A diferencia de los Gates de decisión, los Gates de flujo de trabajo pueden reiniciarse en cualquier etapa del flujo de trabajo — incluso mientras la tarjeta de acción todavía está en curso en el tablero. El botón de reinicio aparece tan pronto como el flujo de trabajo está activo, por lo que puede reiniciar el gate incluso si la tarjeta aún no ha alcanzado un estado final.

P: ¿Qué sucede con la tarjeta de acción cuando reinicio un Gate de flujo de trabajo? R: La tarjeta de acción se mueve de regreso a la columna inicial del tablero — la primera etapa del flujo de trabajo. Se reabre para que pueda avanzar de nuevo por todo el flujo de trabajo desde el principio.

P: ¿Qué sucede con las decisiones tomadas durante la ejecución anterior del flujo de trabajo? R: Se conservan. Cualquier aprobación, rechazo o comentario realizado en cada etapa de la ejecución anterior permanece adjunto a la tarjeta de acción como registro histórico. No se borran ni se sobrescriben. Cuando la tarjeta vuelve a avanzar por las columnas del flujo de trabajo, se crean nuevas decisiones en cada punto de decisión, acumulando un historial completo de decisiones a través de los reinicios.

P: ¿Puedo reiniciar el mismo Gate de flujo de trabajo varias veces? R: Sí, siempre que la política de reinicio lo permita y el gate permanezca en la fase actual. Cada ciclo de reinicio envía la tarjeta de vuelta al inicio del tablero, y se acumulan nuevas decisiones en la tarjeta con cada paso por el flujo de trabajo.

P: ¿Por qué reiniciaría un Gate de flujo de trabajo que todavía está en curso? R: Entre los motivos habituales se incluyen: la tarjeta avanzó de forma prematura, nueva información requiere que el flujo de trabajo comience de nuevo desde el principio, o el alcance de la solicitud cambió y todas las etapas del flujo de trabajo necesitan reevaluarse desde cero. Reiniciar devuelve la tarjeta a la primera columna para que todo el flujo de trabajo se ejecute de nuevo.