Reiniciar etapas de aprovação quando as aprovações precisam ser revisadas

Os portões de fase são pontos de verificação no fluxo de trabalho do seu projeto que controlam se um projeto pode avançar para a próxima fase. Às vezes, uma decisão de portão precisa ser revisitada — por exemplo, quando novas informações surgem, documentos precisam de atualização ou uma aprovação foi feita prematuramente. Reiniciar um portão de fase o reabre para que o processo de aprovação possa ser executado novamente desde o início.

Este artigo explica quem pode reiniciar um portão, o que acontece quando isso ocorre e o que esperar depois.

Antes de entrar nos detalhes, tenha em mente estas regras importantes:

• Apenas fase atual — Um portão só pode ser reiniciado se pertencer à fase atual do projeto. Portões em fases anteriores (já percorridas) não podem ser reiniciados. Se o projeto não tiver uma fase ativa, nenhum portão pode ser reiniciado.

• Apenas portões de aprovação — A política de reinicialização se aplica exclusivamente a portões que utilizam o modo de portão Aprovação. Portões configurados como Declarado, Informacional ou Fluxo de Trabalho Externo são sempre Não Reiniciáveis, independentemente de qualquer configuração de política de reinicialização.

• Baseado em função, não em propriedade — Qualquer usuário com o nível de permissão necessário pode reiniciar um portão elegível. Você não precisa ser a pessoa que iniciou originalmente a aprovação.

Antes de explicar o processo de reinicialização, é importante entender que o Fluid suporta dois tipos de portão de aprovação. O comportamento de reinicialização difere entre eles.

São portões onde a aprovação é tratada por uma pessoa ou função — por exemplo, um Aprovador de Portfólio, Proprietário do Projeto, Executivo, Proprietário de Negócio ou uma Pessoa Nomeada. Quando o portão é acionado, uma solicitação de decisão é enviada ao(s) aprovador(es) designado(s), que então a aprovam ou rejeitam diretamente.

São portões onde a aprovação é roteada por meio de um Workhub (Quadro de Processos). Quando o portão é acionado, uma tarefa (cartão) é criada no quadro designado e percorre suas colunas de fluxo de trabalho. O cartão pode passar por múltiplas etapas — cada uma potencialmente envolvendo suas próprias decisões — antes de atingir um estado final que fecha o portão.

Por que isso importa? Quando um portão é reiniciado, a forma como a aprovação é redefinida depende do tipo de portão. As seções abaixo explicam ambos os casos.

Nem todos podem reiniciar um portão de fase. Cada portão possui uma Política de Reinicialização que controla quem tem permissão para reiniciá-lo. Isso é configurado por um administrador ao configurar o modelo de portão de fase.

Como Sei Se Posso Reiniciar um Portão?

Se você conseguir ver um botão de reinicialização (ícone de seta circular) ao lado de um portão fechado, você tem permissão para reiniciá-lo.

Se nenhum botão de reinicialização aparecer, é porque:

• A política de reinicialização do portão está definida como Não Reiniciável, ou

• Sua função não atende ao requisito de permissão para aquele portão, ou

• O portão não está na fase atual do projeto (portões em fases anteriores não podem ser reiniciados), ou

• O portão não está usando o modo de portão Aprovação (portões Declarado, Informacional e Fluxo de Trabalho Externo não podem ser reiniciados).

Dica: Se você precisar reiniciar um portão, mas não tiver permissão, entre em contato com o administrador do seu projeto ou administrador de portfólio para reiniciá-lo em seu nome ou ajustar a política de reinicialização.

1. Navegue até a página de detalhes do projeto que contém o portão.

2. Role até ou abra a seção Portões de Fase.

3. Localize o portão que deseja reiniciar.

4. Clique no botão de reinicialização (ícone de seta circular) ao lado do portão.

5. Uma caixa de diálogo de confirmação aparecerá:

   "Tem certeza de que deseja reiniciar este portão? Isso reiniciará qualquer decisão existente e reabrirá o portão para uma nova aprovação."

6. Clique em Sim para confirmar.

7. O portão será reaberto e uma notificação de sucesso aparecerá: "O portão foi reiniciado com sucesso."

Quando você reinicia um portão de fase, várias coisas acontecem automaticamente. O portão em si sempre reabre da mesma forma, mas a maneira como a aprovação subjacente é tratada depende se o portão é um Portão de Decisão ou um Portão de Fluxo de Trabalho.

1. O Portão Reabre

• O status do portão é definido como Aberto.

• O portão torna-se bloqueante novamente — o projeto não pode avançar além deste portão até que uma nova decisão seja tomada.

• A decisão de aprovação ou rejeição anterior é removida do portão.

2. A Aprovação É Redefinida

É aqui que os dois tipos de portão se comportam de forma diferente.

• Portões de Decisão (Aprovador de Portfólio, Proprietário, Executivo, Proprietário de Negócio, Pessoa Nomeada, Workhub)

  Quando um Portão de Decisão é reiniciado:

  • A solicitação de decisão existente é redefinida de volta ao seu estado inicial pendente.

  • A decisão anterior de aprovação/rejeição é removida — a mesma solicitação é efetivamente enviada de volta aos aprovadores como se fosse nova.

  • Os mesmos aprovadores são solicitados a fornecer uma nova decisão. As atribuições de aprovadores não mudam.

  • Nenhuma nova solicitação de decisão é criada. A solicitação original é reutilizada e substituída.

  Na prática, isso significa que os aprovadores verão a mesma solicitação reaparecer em sua lista de tarefas, pronta para uma nova decisão. Quaisquer comentários ou contexto da decisão original permanecem visíveis no histórico da ação, mas a decisão em si deve ser tomada novamente.

• Portões de Fluxo de Trabalho (Quadro de Processos)

  Quando um Portão de Fluxo de Trabalho é reiniciado:

  • O cartão de ação é movido de volta para a coluna inicial do quadro — a primeira etapa do fluxo de trabalho.

  • O cartão é reaberto para que possa percorrer todo o fluxo de trabalho novamente desde o início.

  • As decisões da execução anterior do fluxo de trabalho não são redefinidas ou excluídas. Quaisquer aprovações, rejeições ou comentários feitos em cada etapa da execução anterior permanecem anexados ao cartão como registros históricos.

  • À medida que o cartão percorre as colunas do fluxo de trabalho novamente, novas decisões são criadas em cada ponto de decisão. Isso significa que o cartão acumula um histórico completo de decisões em cada ciclo de reinicialização.

  Na prática, isso significa que os aprovadores em cada etapa do fluxo de trabalho serão solicitados a tomar novas decisões à medida que o cartão os alcança. Eles podem consultar as decisões anteriores no cartão para contexto, mas a nova execução é tratada como uma passagem nova pelo fluxo de trabalho.

Exemplo: Um gate está vinculado a um quadro de aprovação com três etapas: Revisão → Aprovação Financeira → Aprovação Final. Após o cartão concluir todas as três etapas e o gate ser fechado, um GP reinicia o gate. O cartão retorna para a coluna Revisão. À medida que avança pelo quadro novamente, novas decisões são criadas em cada etapa. As decisões da primeira execução permanecem visíveis no cartão para referência.

3. Documentos Não São Afetados Automaticamente

• Reiniciar um gate não exclui nem modifica nenhum documento já sincronizado com o projeto.

• Documentos anexados à ação de aprovação permanecem disponíveis.

• Se você carregar documentos novos ou atualizados e a ação for reenviada, o versionamento e o arquivamento de documentos serão aplicados.

P: Posso reiniciar um gate de uma fase anterior ou futura? R: Não. Os gates só podem ser reiniciados quando estão na fase atual do projeto. Depois que um projeto avança além de uma fase, os gates dessa fase não podem mais ser reiniciados.

P: Posso reiniciar um gate Declarado ou Informacional? R: Não. A política de reinicialização se aplica apenas a gates que utilizam o modo de gate de Aprovação. Gates Declarados, Informacionais e de Fluxo de Trabalho Externo não podem ser reiniciados, independentemente de qualquer configuração de política de reinicialização definida no modelo de gate.

P: Qualquer usuário com a função de GP pode reiniciar qualquer gate, ou apenas os gates que iniciou? R: Qualquer usuário com o nível de permissão necessário (Gerente de Projeto ou Administrador de Projeto, dependendo da política) pode reiniciar um gate elegível. Não é necessário ser a pessoa que originalmente acionou a aprovação.

P: Quem configura a política de reinicialização em um gate? R: Administradores de portfólio ou do sistema configuram as políticas de reinicialização ao definir modelos de gate de fase na área de administração. A política de reinicialização é definida por gate e pode ser diferente entre gates na mesma fase. Se o modo do gate for alterado para algo diferente de Aprovação, a política de reinicialização é automaticamente redefinida para Não Reiniciável.

P: Reiniciar um gate afetará outros gates na mesma fase? R: Não. A reinicialização afeta apenas o gate específico selecionado. Os demais gates na mesma fase permanecem inalterados.

P: E se eu reiniciar um gate por engano? R: Você pode simplesmente aprovar ou rejeitar novamente o gate por meio do processo de aprovação normal. Não existe uma ação de "desfazer reinicialização", mas concluir o ciclo de aprovação retorna o gate ao estado fechado.

P: Reiniciar um gate envia notificações aos aprovadores? R: A reinicialização em si não aciona notificações de aprovação. Para gates de Decisão, as notificações são enviadas quando a solicitação de aprovação é reenviada pelo fluxo de trabalho normal. Para gates de Fluxo de Trabalho, as notificações seguem as próprias regras de notificação do quadro à medida que o cartão avança por cada coluna.

P: Como posso identificar se um gate é um gate de Decisão ou um gate de Fluxo de Trabalho? R: Ao visualizar os gates de fase em um projeto, os gates de Decisão exibem um status de aprovação (por exemplo, "Aprovação Pendente, Prazo:…" ou "Aprovado por…"), enquanto os gates de Fluxo de Trabalho exibem o status atual da coluna do fluxo de trabalho (por exemplo, "Em Revisão, Prazo:…"). O tipo de aprovador do gate é configurado na área de administração e determina qual tipo é utilizado.

P: Um gate de Decisão precisa estar fechado (aprovado ou rejeitado) para que eu possa reiniciá-lo? R: Sim. Para gates de Decisão, o botão de reinicialização só aparece após o aprovador ter tomado uma decisão — seja aprovação ou rejeição. Se o gate ainda estiver aberto e aguardando uma decisão, não é necessário reiniciá-lo, pois o processo de aprovação já está em andamento.

P: O que acontece com a decisão anterior quando reinicio um gate de Decisão? R: A decisão anterior de aprovação ou rejeição é apagada, e a mesma solicitação de decisão é redefinida para o estado pendente. Os mesmos aprovadores são solicitados a fornecer uma nova decisão. Nenhuma nova solicitação de decisão é criada — a solicitação original é reutilizada. Um registro de auditoria da decisão anterior é mantido no histórico da ação.

P: Posso reiniciar o mesmo gate de Decisão várias vezes? R: Sim, desde que a política de reinicialização permita e o gate permaneça na fase atual. Cada vez que o gate é fechado (aprovado ou rejeitado), ele pode ser reiniciado novamente se você tiver as permissões adequadas.

P: Os aprovadores são alterados quando reinicio um gate de Decisão? R: Não. As atribuições originais de aprovadores permanecem. Os mesmos aprovadores recebem a solicitação redefinida. Se você precisar de aprovadores diferentes, a configuração do gate deve ser atualizada por um administrador.

P: Um gate de Fluxo de Trabalho precisa estar fechado para que eu possa reiniciá-lo? R: Não. Ao contrário dos gates de Decisão, os gates de Fluxo de Trabalho podem ser reiniciados em qualquer etapa do fluxo de trabalho — inclusive enquanto o cartão de ação ainda está em andamento no quadro. O botão de reinicialização aparece assim que o fluxo de trabalho está ativo, portanto você pode reiniciar o gate mesmo que o cartão ainda não tenha atingido um estado final.

P: O que acontece com o cartão de ação quando reinicio um gate de Fluxo de Trabalho? R: O cartão de ação é movido de volta para a coluna inicial do quadro — a primeira etapa do fluxo de trabalho. Ele é reaberto para que possa avançar por todo o fluxo de trabalho novamente desde o início.

P: O que acontece com as decisões tomadas durante a execução anterior do fluxo de trabalho? R: Elas são preservadas. Quaisquer aprovações, rejeições ou comentários feitos em cada etapa da execução anterior permanecem anexados ao cartão de ação como registros históricos. Eles não são apagados nem substituídos. Quando o cartão avança pelas colunas do fluxo de trabalho novamente, novas decisões são criadas em cada ponto de decisão, acumulando um histórico completo de decisões ao longo das reinicializações.

P: Posso reiniciar o mesmo gate de Fluxo de Trabalho várias vezes? R: Sim, desde que a política de reinicialização permita e o gate permaneça na fase atual. Cada ciclo de reinicialização envia o cartão de volta ao início do quadro, e novas decisões se acumulam no cartão a cada passagem pelo fluxo de trabalho.

P: Por que eu reiniciaria um gate de Fluxo de Trabalho que ainda está em andamento? R: Motivos comuns incluem: o cartão foi avançado prematuramente, novas informações exigem que o fluxo de trabalho recomece do início, ou o escopo da solicitação foi alterado e todas as etapas do fluxo de trabalho precisam ser reavaliadas do zero. Reiniciar retorna o cartão para a primeira coluna para que o fluxo de trabalho completo seja executado novamente.