Seguimiento y generación de informes financieros - dentro del proyecto

Fluid cuenta con una amplia funcionalidad financiera, que se puede usar para gestionar e informar sobre las finanzas del proyecto, en cualquier nivel de la organización, desde ayudar al gerente de proyecto a mantenerse en curso, hasta brindar visibilidad financiera completa del portafolio a la alta dirección.

En este artículo veremos en detalle las finanzas del proyecto disponibles dentro de un solo proyecto.

Esta información también está disponible en todo el portafolio, mediante el Panel financiero - Vista financiera completa del proyecto, donde la información está disponible tanto en pantalla como totalmente exportable para respaldar las necesidades de informes de su portafolio. 

Nota  - Este artículo asume un conocimiento básico de las Finanzas de Fluid; sin embargo, puede encontrar más artículos que respaldan las capacidades financieras de Fluid aquí.

Dentro del espacio de trabajo del proyecto, en la parte superior de cada proyecto, puede ver los resúmenes financieros como se muestra a continuación. Esta vista muestra un proyecto en el que se han cargado el financiamiento, la línea base, el pronóstico y los valores reales, por lo que puede ver el financiamiento total del proyecto, así como el financiamiento a la fecha, frente al gasto real y pronosticado del proyecto.

La sección superior enmarcada corresponde a la vida completa del proyecto, y la segunda sección corresponde a la vista del año en curso.

Si ahora hace clic en cualquier parte de las secciones superiores, será dirigido al informe financiero del proyecto, que incluye los siguientes componentes:

• Proyección financiera multianual por proyecto

• Finanzas por proyecto

y si la función de Beneficios y Costos Continuos está activada, también verá los componentes para:

• Proyección financiera

• Beneficios

• Costos Continuos

Ahora veamos cada uno en detalle, para comprender el contenido y los detalles adicionales disponibles.

Esta vista ofrece una visión total del proyecto, teniendo en cuenta todos los años con actividad planeada, pronosticada o de valores reales, y muestra ese gasto planeado y real frente al financiamiento aprobado. El desglose de capex y opex también se muestra si la función de capitalización está activada.

Nota - Para más información sobre cómo usar la capitalización en Fluid, consulte aquí.

Esta vista de alto nivel de la salud financiera del proyecto se complementa con la posibilidad de profundizar por año y ver ese detalle para cada año fiscal. Para hacerlo, haga clic en el botón Vista expandida; vea la imagen a continuación.

En términos de portafolio, esta es una herramienta esencial tanto para revisar las actividades de años anteriores como para permitir que la empresa pronostique años futuros para los proyectos aprobados en curso, lo que permite al equipo de portafolio elaborar planes futuros, teniendo en cuenta los proyectos que ya están en marcha.

Esta vista muestra el detalle (tras desplazarse hacia la derecha) de los valores reales de los últimos dos años y la actividad pronosticada del año en curso y el siguiente. Esta vista mostrará todos los años de la vida del proyecto.

En esta vista podemos ver cómo se está desempeñando cualquier año de la vida del proyecto, mostrando detalles del financiamiento, las líneas base, los valores reales y el pronóstico, con todas las variaciones, y con el desglose de capex opex también incluido. 

La vista predetermina al año fiscal en curso, con la posibilidad de usar las opciones de retroceder/avanzar para ver cualquier otro año del ciclo de vida del proyecto, lo que convierte a este informe en la referencia para que la dirección del proyecto y las partes interesadas gestionen/revisen/tomen medidas sobre el desempeño financiero del proyecto. También puede ver el desglose mensual haciendo clic en el botón Mostrar meses.

Los informes anteriores se centran en los costos del proyecto; sin embargo, el siguiente informe le ofrecerá una vista integral y de extremo a extremo del proyecto, que abarca los costos únicos del proyecto (tradicionalmente el enfoque de los gerentes de proyecto) y los costos continuos de funcionamiento del proyecto, combinados con los beneficios financieros. 

Esta vista consolidada es poderosa porque muestra el verdadero impacto financiero de un proyecto para la organización, por lo que este informe puede ser útil para que los gerentes de proyecto y las partes interesadas lo revisen periódicamente.

Esta primera vista muestra únicamente los costos únicos del proyecto.

Esta vista muestra el mismo proyecto, pero con la información adicional de los costos continuos y los beneficios ya cargados. Esta vista más completa, con el impacto financiero total del proyecto, muestra claramente el valor de usar Fluid para demostrar el impacto más amplio a la organización.

Si usa la función alternar filas de detalles, la vista se condensa en una sola línea, mostrando el impacto resumido para la organización por año.

Los beneficios se pueden clasificar según la categorización de la organización y se muestran en el año en que se espera que ocurran. Agregar esta información puede ser sumamente útil al necesitar tomar decisiones y priorizaciones a nivel de portafolio. Tener estos datos disponibles tanto a nivel de proyecto como de informes de portafolio aportará valor a las discusiones de la alta dirección.

A menudo, un proyecto tendrá costos continuos a más largo plazo, una vez finalizado el trabajo inicial del proyecto. Tener esta información visible, combinada con los beneficios para el negocio, permite a la alta dirección evaluar el valor y el impacto general de los proyectos.

En la vista del proyecto, los informes de Fluid permiten ver rápidamente el detalle de los gastos continuos, junto con los demás aspectos financieros del proyecto

Como puede ver en las vistas anteriores, esta funcionalidad del proyecto permite vistas completas y detalladas del ciclo de vida de un proyecto, y está disponible en cualquier momento para visualizarse dentro de la herramienta, o para exportarse a Excel o PDF, con el fin de respaldar cualquier consulta financiera sobre el proyecto.