Rastreamento e Relatórios Financeiros - dentro do Projeto

O Fluid possui ampla funcionalidade financeira, que pode ser utilizada para gerenciar e reportar as finanças de projetos em qualquer nível da organização, desde o suporte ao gerente de projeto para manter o controle, até fornecer visibilidade financeira completa do portfólio para a liderança sênior.

Neste artigo, analisaremos as finanças detalhadas do projeto disponíveis dentro de um único projeto.

Essas informações também estão disponíveis em todo o portfólio, por meio do Painel Financeiro - Visão Financeira Completa do Projeto, onde as informações estão disponíveis tanto na tela quanto totalmente exportáveis para apoiar suas necessidades de relatórios de portfólio. 

Nota  - Este artigo pressupõe um conhecimento básico do Fluid Financials; no entanto, outros artigos para apoiar as capacidades financeiras do Fluid podem ser encontrados aqui.

Dentro do Espaço de Trabalho do Projeto, no topo de cada projeto, você pode ver os resumos financeiros conforme mostrado abaixo. Esta visualização mostra um projeto onde financiamento, linha de base, previsão e valores reais foram preenchidos, permitindo que você veja o financiamento total do projeto e também o financiamento até a data, em comparação com os gastos reais e previstos para o projeto.

A seção superior em destaque refere-se à vida completa do projeto, e a segunda seção refere-se à visão do ano atual.

Se você clicar em qualquer lugar nas seções superiores, será direcionado ao relatório financeiro do projeto, que inclui os seguintes componentes:

• Projeção Financeira Plurianual por Projeto

• Finanças por Projeto

e se o recurso de Benefícios e Custos Contínuos estiver ativado, você também verá os componentes para:

• Projeção Financeira

• Benefícios

• Custos contínuos

Vamos agora analisar cada um deles, para entender o conteúdo e os detalhes adicionais disponíveis.

Esta visualização fornece uma visão total do projeto, levando em consideração todos os anos com atividade planejada, prevista ou realizada, e apresenta uma visão dos gastos planejados e reais em relação ao financiamento aprovado. O detalhamento de capex e opex também é exibido se o recurso de capitalização estiver ativado.

Nota - Para mais informações sobre como usar a capitalização no Fluid, consulte aqui.

Esta visão de alto nível da saúde financeira do projeto é ainda mais apoiada pela capacidade de detalhar por ano e ver os detalhes de cada ano fiscal. Para fazer isso, clique no botão Visão Expandida, veja a imagem abaixo.

Em termos de portfólio, esta é uma ferramenta essencial tanto para analisar as atividades de anos anteriores quanto para permitir que a empresa faça previsões para anos futuros de projetos aprovados em andamento, permitindo que a equipe de portfólio construa planos futuros, levando em consideração os projetos já em andamento.

Esta visualização mostra os detalhes (após rolar para a direita) dos valores reais dos dois últimos anos e a atividade prevista para o ano atual e o próximo. Esta visualização mostrará todos os anos da vida de um projeto.

Nesta visualização, podemos analisar o desempenho de qualquer ano da vida do projeto, mostrando detalhes de financiamento, linhas de base, valores reais e previstos, com todas as variações, e com o detalhamento de capex e opex também exibido. 

A visualização é padronizada para o ano fiscal atual, com a possibilidade de usar as opções de avançar/retroceder para ver qualquer outro ano no ciclo de vida do projeto, tornando este um relatório de referência para a gestão do projeto e as partes interessadas gerenciarem/revisarem/tomarem ações sobre o desempenho financeiro do projeto. Você também pode ver o detalhamento mensal clicando no botão Mostrar Meses.

Os relatórios acima estão focados nos custos do projeto; no entanto, o relatório a seguir fornecerá uma visão completa de ponta a ponta do projeto, abrangendo os custos únicos do projeto (tradicionalmente o foco dos gerentes de projeto) e os custos operacionais contínuos do projeto, combinados com os benefícios financeiros. 

Esta visão consolidada é poderosa por mostrar o verdadeiro impacto financeiro de um projeto para a organização e, como tal, este relatório pode ser útil para os gerentes de projeto e partes interessadas revisarem regularmente.

Esta primeira visualização mostra apenas os custos únicos do Projeto.

Esta visualização mostra o mesmo projeto, porém com as informações adicionais dos custos contínuos e benefícios preenchidos. Esta visão mais abrangente, com o impacto financeiro completo do projeto, demonstra claramente o valor de usar o Fluid para evidenciar o impacto mais amplo para a organização.

Se você usar a função Alternar Linhas de Detalhe, isso condensa a visualização em uma única linha, mostrando o impacto resumido para a organização por ano.

Os benefícios podem ser classificados de acordo com a categorização da organização e são exibidos no ano em que se espera que ocorram. Adicionar essas informações pode ser extremamente útil ao precisar fazer julgamentos e priorizações de portfólio. Ter esses dados prontamente disponíveis no nível do projeto e nos relatórios de portfólio agregará valor às discussões da liderança sênior.

Muitas vezes haverá custos contínuos de longo prazo para um projeto, após a conclusão do trabalho inicial do projeto. Ter essas informações visíveis, combinadas com os benefícios para o negócio, permite que os líderes sênior avaliem o valor geral e o impacto dos projetos.

Na visualização do Projeto, os relatórios do Fluid permitem uma maneira rápida de ver os detalhes das despesas contínuas, em conjunto com os outros aspectos financeiros do projeto.

Como você pode ver nas visualizações acima, esta funcionalidade do projeto permite visões completas e detalhadas do ciclo de vida de um projeto, e está disponível a qualquer momento para ser visualizada dentro da ferramenta ou exportada para Excel ou PDF, para apoiar qualquer consulta financeira sobre o projeto.