Cambiar el nombre o eliminar fases de metodología — Qué sucede

Este artículo explica qué sucede cuando un administrador renombra o elimina una fase de metodología desde la pantalla de administración Metodologías, Fases y Tareas.

Cuando renombra una fase existente, el cambio se propaga automáticamente a los proyectos que utilizan esa metodología:

• Se actualizan los planes de fases de los proyectos — El nombre de la fase se actualiza al nuevo nombre en el plan de fases de cada proyecto, dondequiera que aparezca el nombre anterior. Esto se aplica independientemente de las fechas de la fase.

• Se actualiza la fase actual del proyecto — Si la fase actual de un proyecto coincide con el nombre anterior, se actualiza al nuevo nombre.

• Se renombran todas las entradas coincidentes, incluidas las fases pasadas — Las entradas de fase cuya fecha de finalización ya haya pasado también se actualizan al nuevo nombre. El cambio de nombre se aplica a todas las entradas de fase coincidentes; las entradas históricas no se dejan con el nombre anterior.

Lo que verá

Al guardar una fase con un nombre modificado, se le pedirá que confirme: "Renombrar esta fase también actualizará el nombre de la fase en todos los proyectos que utilizan esta metodología."

Cuando elimina una fase, sucede lo siguiente:

1. Se elimina la configuración de la fase — La definición de la fase, sus tareas de proyecto asociadas y cualquier asignación entre la fase y los Stage Gates se eliminan de la configuración de la metodología.

2. Se depuran los planes de fases de los proyectos — La entrada de fase coincidente se elimina del plan de fases de cada proyecto activo que utiliza esta metodología, siempre que la fecha de finalización de la fase no esté ya en el pasado.

3. Se borra la fase actual del proyecto — Si la fase actual de un proyecto coincide con el nombre de la fase eliminada, la fase actual se borra (se deja en blanco). El trabajo programado de recálculo de fases del sistema reasignará la fase actual correcta en la siguiente ejecución.

4. Se eliminan los Stage Gates no cerrados — Cualquier Stage Gate no cerrado que se encuentre en la posición de orden de la fase eliminada se elimina de los proyectos afectados. Los gates cerrados y los gates con flujos de aprobación activos se conservan.

5. Los proyectos inactivos no se ven afectados — Los proyectos que se han desactivado (cerrado) permanecen sin cambios.

Lo que verá

Al hacer clic en eliminar, se le pedirá que confirme: "Eliminar esta fase también la eliminará de todos los proyectos activos que utilizan esta metodología, borrará la fase actual en los proyectos afectados y eliminará cualquier Stage Gate no cerrado en esta fase. Los proyectos inactivos (cerrados) no se verán afectados."

Nota: Un proyecto se considera "inactivo" (cerrado) cuando se ha desactivado en el sistema, es decir, cuando el proyecto está marcado como inactivo. Esto es distinto del campo de estado del proyecto.

También puede renombrar fases de forma masiva mediante la funcionalidad de Edición Masiva de Metodologías, Fases y Tareas. El cargador utiliza una estrategia de coincidencia basada primero en el ID: primero comprueba la columna PhaseId para encontrar el registro existente y, si no se proporciona ningún ID, recurre a la coincidencia por nombre.

Esto significa que puede cambiar el nombre de la fase en la hoja de cálculo y el sistema seguirá reconociendo la fase existente, siempre que la columna PhaseId conserve el valor original.

Paso a paso

1. Descargar con "Incluir datos existentes" — En la pantalla de Edición Masiva, seleccione el feed Metodologías, Fases y Tareas y marque Incluir datos existentes, luego descargue la plantilla. El archivo exportado contendrá tres hojas: Methodology, Phases y Tasks.

2. Localizar la hoja Phases — Abra el archivo Excel descargado y vaya a la hoja Phases. Las columnas son:

   Columna	Descripción
   Methodology	El nombre de la metodología principal
   PhaseId	El identificador de fase asignado por el sistema (no lo modifique)
   Phase	El nombre visible de la fase
   Order	El orden de clasificación de la fase dentro de la metodología
   DeleteRecord	Configúrelo como Yes para eliminar la fase

3. Editar el nombre de la fase — Cambie el valor de la columna Phase al nuevo nombre. Mantenga el valor de PhaseId sin cambios. El cargador utiliza PhaseId para localizar el registro existente, por lo que cualquier valor en la columna Phase se trata como el nuevo nombre.

4. Cargar el archivo — Cargue la hoja de cálculo modificada mediante el cargador. El sistema hará lo siguiente:

   • Hacer coincidir cada fila por PhaseId primero (si > 0), recurriendo a una coincidencia por nombre si no se proporciona ningún ID.

   • Detectar que el nombre de la fase ha cambiado y guardar el nuevo nombre.

   • Propagar el cambio de nombre a todos los proyectos activos de esa metodología (la misma propagación que ocurre al renombrar desde la pantalla de administración).

Ejemplo

En este ejemplo, la fase con ID 42 (anteriormente llamada "Design") se renombrará a "Detailed Design", y el nuevo nombre se propagará a todos los proyectos activos que utilizan la metodología Waterfall.

Notas importantes

• No borre el PhaseId — Si elimina el valor de PhaseId, el cargador recurrirá a la coincidencia por nombre. Como también ha cambiado el nombre, no se encontrará ningún registro existente, y el cargador creará una fase nueva en lugar de renombrar la existente.

• El mismo patrón se aplica a Metodologías y Tareas — La columna MethodologyId de la hoja Methodology y la columna TaskId de la hoja Tasks funcionan de la misma manera: mantenga el ID para actualizar, bórrelo para crear uno nuevo.

• Eliminar mediante el cargador — Para eliminar una fase, mantenga PhaseId con un valor y configure la columna DeleteRecord como Yes. El cargador depurará los planes de fases de los proyectos y los Stage Gates no cerrados, exactamente como se describe en la sección Eliminar una fase más arriba.

• Revise antes de actuar — Considere cuántos proyectos activos utilizan la metodología antes de renombrar o eliminar una fase.

• Los espacios en el orden de las fases son aceptables — Después de eliminar una fase, las fases restantes conservan sus números de orden originales. El sistema gestiona automáticamente los espacios en el orden de las fases.

• Reaplicación de Stage Gates — Si necesita volver a sincronizar completamente los Stage Gates después de un cambio de fase, utilice el botón Apply Stage Gates to All Projects en la pestaña Stage Gates.